ユーザー座談会

第6回レポート

3月13日にユーザー座談会を開催しました。6回目の開催となる今回も、参加者の皆様から、貴重なご意見をたくさんお聞かせいただきました。当日の様子を一部ご紹介いたします。

参加企業さま

一般社団法人：2015年導入。desknet's NEOクラウド版を30ユーザーでご利用中。
主な利用機能：ワークフロー、回覧・レポート、文書管理、メモパッド
製造業：2014年導入。desknet's NEOパッケージ版を50ユーザーでご利用中。
主な利用機能：スケジュール、設備予約

今回は、事前にご質問がありました、「外部ネットワークからdesknet's NEOを使うケース、その利用形態について」の議論から意見交換を始めたいと思います。

弊社では外出先からdesknet's NEOを使わせないようにしています。ですが、印刷技術を売り込む営業部門などは、そこに不便さを感じ、営業先でも使いたいという声もあがってきているので、いつかは使えるようにしたいです。ただ、システムや顧客に関する機密性の高い情報が入っているサーバーでdesknet's NEOを動かしているので、それを開放するのに抵抗があるんですね。

わが社ではIPアドレス制限もかけず、外からもdesknet's NEOにアクセスできるようにしています。

弊社もそうしたいのですが、なかなか判断が……。外部からのアクセスができないため、たとえば客先で、顧客との次の打ち合わせの日程調整をする時に、desknet's NEOのカレンダーが見られません。これは、つらいです。

わが社は、有役職者が長期出張に出ることが多いのですけれど、そのたびに「ワークフロー」や「回覧・レポート」の回転が滞ってしまっては仕事にならないので、外からも使えるようにしています。ただ、セキュリティはやはり気になるものです。

セキュリティポリシーに関しましては、各社百様のものがございますが、セキュリティに厳格なお客様は、IPアドレス制限をかけたり、社外ネットワークではセキュアブラウザ（有償）で利用させたり、クライアント認証（有償）を導入されたりといった施策を取られています。

セキュアブラウザでdesknet's NEOを利用する場合は、回覧等は見られるのですよね。添付ファイルはどうなりますか？

メール等に添付されたファイルは閲覧のみが可能で、端末には落とせないような仕組みになります。キャッシュなどの情報も残りません。それ以外のdesknet's NEOの機能は通常どおり使えます。ちなみにセキュアブラウザには端末認証「あり／なし」のご利用形態がございます。端末認証「あり」のサービスをお選びいただくと、外部からdesknet's NEOにアクセスできる端末を限定することができます。

念のため確認ですが、セキュアブラウザのビューアーで見たファイルは、ブラウザを落とせば、端末から消えるという認識でよろしいでしょうか。

仰るとおりです。

それはいいですね。外出先などで、むやみやたらと添付ファイルをローカル（各人の端末など）に保存できてしまうと、それが情報漏えいのリスクにつながってしまいます。セキュアな環境を整えれば、そのあたりの憂いがなくなります。そういったセキュリティサービスを駆使すれば、社内・外で、よりダイナミックにdesknet's NEOが使えるようになりますね。

お客様からは、過去の有名企業による情報漏えい事件などの話題も飛び出し、セキュリティ対策についての細かな質問が相次ぎました。世間的にもセキュリティ意識が高まっていると言われますが、desknet's NEOユーザーの意識も当然ながら高まっている、その空気が感じられる一幕でした。

続きまして、desknet's NEOを社内に定着させる方法についてお伺いできればと思います。

弊社には、ITに苦手意識をもつ高齢な社員が結構います。彼らは新しいシステムの導入に及び腰です。desknet's NEOを導入してもなかなか利用してくれません。desknet's NEOは社員全員がきちんと使うことで、はじめてその機能性を十全に発揮できると思うのですが、どうしたら社内浸透が図れ、みなが使ってくれるようになるでしょうか。

私どもの会社も平均年齢が高いんです（笑）。システム専任の担当者もいないため、導入には神経を使いました。たとえば「ワークフロー」はdesknet's NEOのなかでも比較的複雑なツールですので、最初は使わず、替わりに「回覧・レポート」で、それまで紙で行っていた業務を代替するようにしました。回覧なら、見て、「確認済み」ボタンを押すだけですので、みな取っつきやすかった。コメント欄までは使わせず、とにかく「確認済み」を押すだけのやりとりから始めたんです。そうしたら、「これ、いいね」という声が出てくるようになりました。

使い勝手がシンプルな機能から限定的に使い始める手法は、他社様にもよく見られる定着法です。使わせたい機能以外は非表示に、という設定もできるので、最初は数個の機能から始めるのも手でしょう。

いま、「ワークフロー」は機能的に複雑、という話がありましたが、「ワークフロー」を定着させる工夫などはされましたか？

弊社はまだ「ワークフロー」が利用し切れていません。是非お話をお聞きしたいです。「ワークフロー」で稟議・決裁がすべてグループウェア上で行えたら、それは働き方の刷新になります。業務効率がグンと上がると思うのです。

desknet's NEOの「ワークフロー」の書式設定なら、紙の申請書等を再現することも、ある程度はできます。しかし、紙に慣れ切った社員にとっては、紙の申請書に「似せた」書式であっても、やはり微妙な違いに目が行って、利用するのに抵抗があるんですね。ですので弊社では、まずは、決裁書の表紙にあたるものだけを「ワークフロー」で取り扱うことにしました。表紙とは、極端な言い方をすれば、決裁のハンコを押す欄があるだけの書式です。そのような定型的な書式を表紙にした稟議書・決裁書を回して、「ワークフロー」の社内定着を図りました。

表紙はそれでいいとして、稟議などの具体的な中身はどうやって記載するのですか？

内容は、ぜんぶ添付ファイルにして回しました。紙に記載された稟議内容をそのままPDFファイル等にして添付して回せば、利用者の抵抗感はグッと低くなります。「ああ、いつも見ている書類だ」といった反応になりますから。

それは珍しい定着のさせ方です。確かに、表紙だけが「ワークフロー」で回るようであれば、使うほうは、決まったところにある「承認」ボタンを押すだけで済みます。抵抗感もやわらぐかもしれません。ちなみにdesknet's NEOの製品サイトには書式のサンプルが用意されています。そちらは利用されましたか？　

もちろんです。やはりゼロからつくるよりサンプルをいじって改変したほうが、使い勝手に慣れるスピードが違います。サンプルもありがたく利用させてもらっています。

「ワークフロー」には細かな機能がたくさんあるため、それぞれの機能の特性について質問が多数、寄せられました。

その他にも、

「ワークフロー」に期限を設定できるようにしてほしい
新しい社員が入ってきて、ユーザーアカウントを新しく増やす時に、特定の（別の）ユーザーに紐づいているデータをコピーして、新しいアカウントに複写できるようにしてほしい（特定のユーザーから新しいユーザーに仕事を引き継ぐ時に、この機能があると便利）
任意のユーザーの在席状況がポータル上でわかるような仕様にしてほしい。「在席／離席／退社」などのステータス変更も、ユーザーがポータル上のボタン操作一つで行えるようにしてほしい
「プロジェクト管理」のガントチャートを、もっと凝縮して、たとえば数カ月分のチャート全体が一画面上で確認できるようにしてほしい

など、たくさんのご意見をいただきました。

今後のバージョンアップの際の検討項目として参考に致します。

最後に、desknet's NEOが業務改善などにどのような効果を発揮しているかお聞かせください。

私どもの会社では、かつてフロアにあった、回覧板や書類をしまう膨大なフォルダがなくなりました。ペーパーレス化が進んだからです。これは社員にとっても大きな驚きで、目に見えて「職場環境が変わった」と実感した出来事でした。また、先ほども述べたように、「ワークフロー」機能によって、かつては長期間、時間が必要だった決裁が１週間以内で下るようになりました。これによる仕事の加速ぶりは業務効率化を象徴するものです。

弊社では「スケジュール」機能を起点に業務が回っています。手帳を手放そうかな、と言っている社員がいるくらいdesknet's NEOの「スケジュール」に予定を入れることが定着しています。ですから、誰がいつ空き時間をもっているかもわかるので、共同の予定が立てやすいです。何の手がかりも無しにスケジューリングを行おうとすると、意外に大変なものです。それが迅速になったことで仕事がスピーディになりました。

ちなみに、「スケジュール」入力を社内に定着させるのに工夫されたことはありますか？

社長が細かく入力しているので、皆、それに倣って入力するようになりました。社長が、電車の発着から飛行機の離着陸時刻までびっしり入力しているので、社員がサボるわけにはいきません（笑）。トップが率先して使う、ということもdesknet's NEOを社内浸透させる一つの手かもしれませんね。

今回も、ご参加いただいた皆さまから、多くの貴重なご意見をいただくことができました。
いただいたご意見は全社で共有し、今後の製品・サービスの改善につなげてまいります。
お忙しい中ご参加いただき、まことにありがとうございました。