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ユーザー座談会

第5回レポート

9月14日にユーザー座談会を開催しました。5回目の開催となる今回も、参加者の皆様から、貴重なご意見をたくさんお聞かせいただきました。当日の様子を一部ご紹介いたします。

参加企業さま

ソフトウェア開発：2005年導入。desknet's NEOパッケージ版を170ユーザーでご利用中。
主な利用機能：ワークフロー、タイムカード、アドレス帳、ネオツイ
製造業：2017年導入。desknet's NEOパッケージ版を100ユーザーでご利用中。
主な利用機能：スケジュール、設備予約、ワークフロー、文書管理

今回は「ワークフロー」機能の使い方について知りたいというお声が多く寄せられました。

弊社は「ワークフロー」を非常に有効に使わせていただいております。この機能のおかげで、決裁・承認のスピードが格段に上がり、業務効率も向上しました。その一方で、悩みもあります。弊社では決裁者が「長期で不在」になることが多いのです。そのような時に経路の途中で決裁が止まってしまうということが起こります。その場合、どう対応すれば良いのでしょうか。

「ワークフロー」の設定に「不在処理設定」というものがあります。これは決裁者本人に設定していただくものになりますが、２つのパターンが選べまして、一つは、別の人に決裁してもらうように設定変更をする。もう一つは、決裁者は変えずに、自動的に決裁が下りるように設定をする。そういった形で、ある一定期間、次の決裁者へフローを回すことができます。

「ワークフロー」の申請を差し戻す時に、申請者か前のユーザーにしか戻せないと思うのですが、それ以外の人に差し戻す機能はないという理解でいいのでしょうか。できれば戻し先を選択したいです。

現状、「選択」まではできない仕様になっています。このご要望に関しましては、弊社の開発部門にお伝えいたします。

「ワークフロー」機能を使う上で工夫されたことはありますか？

なるべく紙のイメージに近い書式をつくるように心掛けましたね。そうすることで、紙の決裁書の時に存在した「書き方のルール」みたいなものが、ガイドラインなしにdesknet's NEOの「ワークフロー」機能の書式入力時にも受け継がれます。説明の手間が省けるのです。また、弊社内では「ワークフローかんたん説明会」のようなものも実施し、機能の便利さへの理解も広げました。

みなさん、決裁済みのワークフローはどうやって保存されているのですか？

保存期限内であれば「ワークフロー」内にも保存されますし、文書管理にも自動で保存されるようになっています。CSV形式でエクスポートして保存されている企業さまもございます。また、次のバージョン（V4.0、本年10月にリリース）では、文書管理内におけるワークフローの保存先が選択できるようになりますので、たとえば部署ごとにフォルダー分けして保存、ということも可能になります。

それは楽しみなアップデートですね。

「ワークフロー」については、細かな設定が多数あるため、利用上の質問がたくさん出ました。「ワークフロー」機能のさらなる充実への熱い要望も数多く寄せられました。

次にご質問が多かったのが「回覧・レポート」についてでした。お困りな点について語っていただければと思います。

「回覧・レポート」が届いた時、「ポータル」に件数の数字が表示されますよね。それが、「確認済み」を押すと消えてしまうのです。それが嫌で、いつまでたっても「確認済み」を押さない社員が出てきて困っています。あれは表示したままにはできないのでしょうか。

現在の仕様では、「確認済み」を押した後に「ポータル」上に数字表示を残すことはできませんが、「付箋」機能を使って、「回覧・レポート」が来ていた記録を付箋にして貼り付けて、備忘録的に対応している企業さまがございました。

それは面白いですね。是非、弊社で採用したいと思います。ちなみに、「インフォメーション」はどうですか？　あれも、読んだあとは数字表示が消えてしまうと思うのですが。

「インフォメーション」は「ポータル」上から、読後も数字表示が消えないように設定することができます。「ポータル設定」の「既読インフォメーションの表示」で設定できます。

それは知りませんでした。desknet's NEO、奥が深いですね。

「回覧・レポート」の利用上の工夫などをされている企業さまはいらっしゃいますでしょうか。

弊社では社内メールはほとんど利用せずに、社内コミュニケーションは「回覧・レポート」でやっています。メールだと、たとえば10件一斉送信したら、10件分の負担がサーバーにかかりますけれど、「回覧・レポート」なら1件の発信を皆が見に行く仕組みですから、サーバーへの負荷が減ります。

確かに、そういった仕方で「回覧・レポート」を使われている企業さまはございます。「回覧・レポート」なら誤送信も起きませんし、セキュリティの観点から言っても優れていると言えます。

続いて、座談会の後半では次のようなことも話題になりました。

desknet's NEOの社内浸透をどう図っていますか？

弊社では、初めは5つくらいの機能数で利用を開始して、社員が慣れてきたら徐々に機能を増やす方式をとりました。そうすることで、少しずつ機能に慣れてもらえる猶予期間ができますから、それがdesknet's NEOの浸透に一役買った気がします。

他の企業さまからも同様の意見が寄せられました。また、最初は限られた部局から利用を初めて、徐々に全社的な利用に枠を広げていくという定着法や、基幹システムへのアクセスをdesknet's NEOの「ポータル」からさせることで定着を図る、という例もある、といった話も出ました。

その他にも、

「ワークフロー」で、職責を兼任している人にも自動承認設定などが適用できる仕様にしてほしい
同じく「ワークフロー」で、自分の承認の番が来た時にメール通知が来る設定だけでなく、催促のメールが何度も来るような設定も付加してほしい
「回覧・レポート」に添付されたファイルを一括ダウンロードできるようにしてほしい
文章作成中に他の画面に遷移しようとすると「編集中の文章が消えてしまいます」「保存しますか？」といったアラートがでるような仕様を、すべての機能に採用してほしい

など、たくさんのご意見をいただきました。
今後のバージョンアップの際の検討項目として参考にいたします。

本日の感想をお聞かせください。

「付箋」を使って「回覧・レポート」の着信の備忘に対応するなど、想像しなかったアイデアを聞くことができ、いろいろな可能性がdesknet's NEOにあるのだと実感しました。今後、ますます利用の幅を広げていければと思います。

今回も、ご参加いただいた皆さまから、多くの貴重なご意見をいただくことができました。
いただいたご意見は全社で共有し、今後の製品・サービスの改善につなげてまいります。
お忙しい中ご参加いただき、まことにありがとうございました。

今後も定期的にユーザー座談会を開催してまいります。
皆さまのご参加をお待ちしております！

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「多彩な連絡ツールをうまく使い分けるには？」

次回のレポート(第6回)
「セキュリティ対策、どうされています？」

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