ユーザー座談会

マニュアルや社内教育なしでご活用いただいているそうですね？

私の入社当時もすでにdesknet'sが導入されていましたが、社内にマニュアルもなく「これがグループウェアです」「とりあえず使ってみてください」だけでした。

私が所属するシステムグループは、新入社員に操作方法を教える立場にあるのですが、現在も特に教育は行っておらず、みんな違和感なく直感的に使いこなせるのは便利だと思います。ただ、新たな機能を追加する際には、いきなり社内にリリースするのは不親切かもしれません。他社様の成功事例などがあればうかがいたいですね。

新たな機能を使い始める時は浸透･定着までに気を遣うことも多いですね。よくうかがうのは、実務上の具体的なフローに新たな機能の利用を組み込むことです。

例えば、ワークフローを使いたいということであれば、その使い方のマニュアルではなく、利用頻度の高い申請の手順を具体的に示して、実務を通じて慣れていただきます。機能の使い方というより「目的」がまずあって、マニュアルは一連の手順を補う程度のもので充分なようです。

desknet'sとdesknet's NEOの2製品をご利用いただいています。

現在110名がdesknet'sの旧バージョン、50名がdesknet's NEOを活用中です。desknet'sは日本国内で、desknet's NEOは弊社の海外事業部で活用しています。

desknet's NEOは後発ですが、海外事業部が国内のdesknet'sと同様のことをやりたいという事からはじまっているので、両製品とも同じ機能を活用中です。海外は台湾、香港、シンガポールに拠点があり、日本から赴任した海外事業室の社員と現地採用のスタッフで運営されています。

現地の方は日本のグループウェアを使うことに戸惑いなどはありませんか。

そこは、それほど抵抗はなかったみたいですね。もちろん現地にもそれぞれ流行のグループウェアなどはあると思いますが。

desknet'sにしたのは、どの拠点も実務中心でシステム担当者がいないからです。運用はすべて日本が引き受けて、サーバーも日本で管理しています。
ですので、日本で運用対応できるグループウェア製品であることと、もともと日本でdesknet'sを使っていたことから、現地でも採用することになりました。

ゆくゆくはすべてをdesknet's NEOに統合するご予定だそうですね？

両製品の利用を通して、それぞれの良さは感じています。旧desknet'sは使い慣れていますし……。 当社では「バッテリーの持ちが良く」「連絡を逃さない」などの理由から、経営陣がビジネスチャンスを逃さぬようガラケーを意識的に活用していますが、それがモバイルの適合性という側面でdesknet's NEOへの統合を見合わせている一因となっています。

社長は銀行出身でセキュリティには特に厳しく、厳密なルールに基づくスマートフォンの導入、あるいはBYODなど社内環境の変化によっては一気にdesknet's NEOに統合できるという期待はあります。

desknet's NEOへのご意見、ご要望がありましたら教えてください。

あともう一つ、多言語対応をしていただきたいですね。広東語や北京語でなくとも英語対応だけで現地採用のユーザーは十分活用できます。
さらに、細かいところではタイムゾーンについて。現状では予定登録時の通知メールなどの日時が日本時間で表示されます。これが現地時間で表示されるとさらに使いやすいですね。

あとは旧desknet'sのドロップダウンメニューがなくなって、海外事業の5名の社員全員から質問を受けました。左上のロゴをクリックすればポータルに戻れるし、併せて画面左上のスライドメニューの活用も推奨しておきました。

他の機能への遷移が分からないというところから出たものなのですね。検討させていただきます。

他にも、

• ［スケジュール］の細かなアクセス権設定を管理者側で一括管理・変更したい。異動時期の対応策としても有効なので、CSVで一括インポートできるような仕組みがほしい
• ［スケジュール］シークレット機能は一般社員には不要という考えからオフにしている。経営者・役員限定で「予定は入っているがその詳細は非公開」「特定時間のスケジュールはロックされるが内容は知らせる」などの細かな設定を可能にしたい
• ［回覧・レポート］通知メールの設定を管理者側で一括管理したい
• ［ワークフロー］通知メールのFROMが前ステップの人名だが、元の発信者が明示され、プライオリティ・優先度が判断できるようにしたい
• ［ワークフロー］稟議決裁などの決定を関連部署も共有できるように、通知メールを回覧したい

など、多くの貴重なご意見をいただきました。
今後のバージョンアップの際の検討項目としてご参考にさせていただきます。

本日のご感想をお聞かせください

非常に言いたいことを言えました。desknet's を日ごろ使っていて伝えたい、と思っていたことを今日は十分に伝えられて良かったです。
「仕様なので無理です」とあっさり言い切るメーカーも多い中、一つひとつの課題について、ネオジャパンのみなさんが柔軟に、前向きに捉えていただけている感じがしました。

今後、desknet's NEOへの統合を考える上でも、非常に有意義だったと感じています。

今回も、ご参加いただいた皆さまから、多くの貴重なご意見をいただくことができました。
いただいたご意見は全社で共有し、今後の製品・サービスの改善につなげてまいります。
お忙しい中ご参加いただき、まことにありがとうございました。