全社、部署、特定の相手へ
一斉回覧で確実に情報伝達
お知らせや報告書などを一斉回覧することができます。
作成者と閲覧者の間で、コメントやファイルのやりとりもできるため、報告に関する講評や相談といったコミュニケーションをとることができます。
紙での回覧はどこかで滞ったり、書類そのものが紛失したりする恐れもありますが、この機能を使うと誰が確認を終えているかすぐに把握できます。
回覧･レポート機能の特長
売上報告、研修レポート
など幅広い用途に
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紙を使わず情報伝達をスピードアップ
お知らせ、報告書を作成し、全社や特定の相手に向け一斉送信。
紙やFAXなどでの通達・報告と比べ、作業の手間や情報共有のスピードが格段に変わります。また、紙やFAX、メールの使用による情報漏洩リスクを減らすことにもつながります。
売上日報、研修レポート、意見やアイデアの募集など回覧・レポートの用途はさまざまです。作成者と回覧先のコミュニケーション
回覧先の誰がいつ確認し、誰がまだ確認していないのかをひと目で把握することができます。また、回覧先とのコメントのやりとりによってコミュニケーションが生まれます。
機能の使い分けdesknet's NEOには同じようにお知らせを作成できる「インフォメーション」機能もあります。「インフォメーション」は作成者側からの一方向の案内となりますが、「回覧・レポート」では作成者と回覧先の双方のコミュニケーションが取れる点、誰がいつ確認したかを把握することができる点が大きく異なります。
社内メールの置き換えで
ディスク容量の節減
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メールでの報告によるサーバー負担を軽減
複数人へファイル添付されたメールを送信すると、添付したファイルは宛先の分だけ複製されてしまいます。例えば、複数人への毎日の報告業務。日々、ファイルを添付したメールを送信することで、ネットワークへの負担が増えたり、サーバーのディスク容量を消費することにつながります。
本機能を利用すると、1つの回覧にファイルを添付して複数人への一斉送信ができるため、その心配を減らせます。また、メール誤送信による情報漏洩リスクを減らすことにもつながります。
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メールに代わる安全な社内の通達手段として
昨今のスパムメールやフィッシングメールは巧妙であり、社内通達の主な手段にメールを使用することはリスクが伴います。
メールの場合は受信者側で重要度を判断するため、取引先のメールを優先に対応し社内連絡メールの確認が後回しになったり、フォルダに未読の社内連絡が溜まっていくという状況も往々にしてあります。
メールは返信した数だけ受信件数が増えますが、回覧レポートは1通にまとめることができます。
専用フォーマットで
作成負荷を軽減
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簡単な入力であっという間に作成
毎回提出する報告書の作成は、あらかじめフォーマットを用意しておけば、既定の入力欄へそれぞれ入力するだけです。
報告の作成者にとっては入力がしやすく、回覧先のメンバーはフォーマットで整理された報告に毎回目を通す負担が軽減されます。 -
フォーマット作成は部品を並べるだけ
回覧のフォーマットは、日付やリストボックス、自由入力欄といった部品をドラッグ&ドロップし並べるだけで、簡単にオリジナルフォーマットを作ることができます。
機能の使い分けdesknet's NEOユーザーの方に回覧・レポート機能でご利用いただけるサンプル書式をご提供中です。
総務関連のお知らせ、各種報告書など多種ご用意していますので、ぜひご活用ください。
回覧･レポート サンプル書式一覧 >
議事録をはじめとした
各種機能連携
回覧・レポート機能は、議事録機能を始めとした各種機能と連携し
即座の情報共有、複数人とのコミュニケーションを活性化します。
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議事録機能との連携議事録の内容を回覧・レポートで共有することができます。
議事録はHTML化され、添付された状態で回覧・レポートの新着ボックスに届きます。
回覧先には会議の参加者のほか、特定のメンバーも追加することができるので、会議報告を行う際に便利です。 -
ウェブメール機能との連携ウェブメールの内容を回覧・レポートで共有することができます。
ウェブメールの文面をそのままに、回覧・レポートの作成画面に反映できるので、抜け漏れや誤記を防ぎ周知することにつながります。
回覧・レポートは機能の制限なく、実際の画面でお試しいただけます！
