株式会社大阪水道総合サービス
様の導入事例

株式会社大阪水道総合サービス様は、大阪市水道局100%出資により設立された水道関連業務の会社です。「水源から蛇口まで」水道のすべてを担い、関西の多くの自治体に水道事業運営の技術とノウハウを提供しています。
本社と33事業所で事業を展開する同社では、購入、契約などの承認申請や全社員の勤怠申請を各事業所が紙文書で行っていたため、運用に関わる人件費や文書の管理・保管等のコストがかさんでいました。
そこでdesknet’s NEOを採用し[ワークフロー][AppSuite]の活用で課題を一気に解決。1年目にして多くの削減効果を実証しました。
半数以上の社員は水道事業の現場に従事し、事業所は33カ所に分散。デジタル・ツールの活用にも不慣れなベテラン社員も多い同社が、いかにして活用一年後には確かな効果や手応えを数値化・実証するまでに至ったか？　その変革手法、成功の秘策に迫ります。

── 以前の情報共有の課題についてお聞かせください。

当社では、長年にわたって物品購入や契約などの「決裁」と、休暇・超過勤務・休日勤務などの「勤怠申請」を手書きと押印による紙の文書で運用していました。
業務は本社と関西の33事業所で展開しており、各種申請の手続きにはたいへんな手間と労力がかかっていました。

── 特にご苦労なさっていた点や具体的な課題とは、どのようなものでしたか。

申請書の起案から決裁後の管理まで、すべての書類を手作業でまとめ、各事業所の管理職が本社まで提出していました。本社から遠ければ往復3時間かかり、人件費や交通費などのロスを全事業所規模で勘案すると、相当な無駄が出ていたことになります。
しかも、全書類は決められた年数の保管が必要なため、保管場所の確保や管理コスト、紙資料ならではの紛失リスク対策など、その負担たるや相当なものだったのです。

── そこで、電子化による効率的な処理への転換を進める事になったのですね。

紙からの脱却とグループウェアのワークフロー活用による電子化の推進です。
特に問題視していたのは、各事業所からの勤怠申請書類提出は1カ月単位であったため、超過勤務命令から、事業所の勤務状況や現場の負荷がどの程度のものかリアルタイムで分析できなかったことです。電子化すれば、特定事業所に超過勤務が多く負荷がかかっているなどの現状把握ができ、人員を補う対応も即時判断できます。
同時に、社内全体の情報共有を見直そうということでグループウェアに着目したのです。

── 製品検討に際して特に重視した点は何ですか。

選定の最低条件として「ワークフロー」「メール」の機能が含まれ、「ユーザーが使いやすい」という３項目をクリアした製品を試用しました。
さらに上位の採用条件として、ワークフローの「引き上げ承認」が可能であること、当社の運用に沿った「勤怠申請」が構築できる業務アプリ作成ツールがあること、という2項目を挙げ、最終的にdesknet's NEOと競合製品の2製品を検討しました。
当社の場合、案件ごとに決裁者の数が多く、一人でも出張したり、休暇を取ったりすると、決裁が止まってしまうことがよくありました。そこで、早く決裁したい案件については、上位決裁者の押印があれば通る「引き上げ承認」が必要だったのです。

── desknet's NEO採用の決め手となったのはどのような点ですか？

まず「引き上げ承認」が可能だったのがdesknet's NEOだけでした。さらに業務アプリ作成ツールAppSuite（アップスイート）が連携活用可能で、運用条件に沿った柔軟な「勤怠申請」が可能になると評価しました。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・[ワークフロー]の引き上げ承認が可能
・AppSuiteが連携活用可能
・わかりやすいインターフェースと使いやすさ
・コストパフォーマンスで他社より優位

── 採用に際して特に留意なさった点はありますか。

当社は、若手からベテランまで社員の年齢層が幅広く、特にPCに苦手意識を持つ社員の「使いやすさ」には配慮しました。
また、起案から決裁まで1案件あたり、今までどのくらい時間やコストがかかっていたのか？書類提出後の収納管理までを試算してdesknet's NEO導入後の削減効果と比較し、「一年間に数千時間の削減となり、人件費も本来の業務にかけられる」と時間やコスト削減効果を数値化して、役員部長会で承認を得ました。この取り組みが、導入後の効果測定にもつながっていきます。

── はじめての本格活用となるグループウェアですが、導入教育はどのように行われましたか。

どのような目的で業務に使うのか。社内報にイラストも交えたわかりやすい「desknet's NEO使い方紹介」シートなども載せて、基本的な操作方法などの社員教育を実施しました。
さらに「グループウェアはみんなが使わなくては意味ない」ということを基本概念として掲げ、勤怠の申請や給与明細など、個々の社員に密着し利便性を実感しやすいところを機能活用に取り組み、「使わないと困る」「使うと便利」なことを理解・実感してもらうことにしました。

── 利便性や重要性を実感するのに、給与明細は最適かもしれませんね。

社員全員の[キャビネット]に給与明細専用フォルダを作成し、アクセス権制限でパスワード付きpdfファイルの給与明細の配信・受信に活用しています。大事なファイルを安全に共有、保管・管理できるdesknet's NEOの活用メリットを社員が体感でき、着実な利用定着につながりました。
以前は、給与明細の印刷・折込・部門別の仕訳にコストと時間をかけていましたが、作業時間が約100分の1、年間約1,500時間の負荷削減効果につながりました。

── 本格的な機能活用は、どのように定着させていったのですか。

まずはICT推進部門で休暇・超過勤務・休日勤務・出張の「勤怠申請」をAppSuiteで構築しました。即時サポートが可能な本社在籍者約20名に「勤怠申請」を提供し、運用面での課題を改良後、紙運用を止めて4カ月間のシステム試運用を実施。約6カ月をかけ、拠点ごとに予定を立て本番運用を展開しました。
事業所においては、勤怠申請の入力チェックを行う人を確認者として任命するなどの工夫で、半年で本社と33拠点の全社員約300名が[AppSuite]で「勤怠申請」を行えるようになりました。

── 開始1年で[AppSuite]の効果も実証されたようですね。

本格運用開始から1年間の効果測定では、処理案件数が約30,000件にも上り、従来1案件あたり約14分要していた紙運用の作業が約6分となり、約4割の時間で「勤怠申請」が可能になりました。さらに人事部門の給与計算における超過勤務、休日勤務のデータチェックや作成の負荷も削減可能となり、1年間に約3,500時間の削減効果がありました。

── 社員にも[AppSuite]の効果や利便性を実感できる変化があったとか。

「勤怠申請」は、社員単位で管理できるように、まず社員名簿に基づく社員マスタを作成しました。決裁者や確定者などの必要項目をマスタ化して、[AppSuite]申請時に呼び出せる仕組みを構築しました。
また、「休暇申請」においては、社員が申請時に社員番号さえ入力すれば、申請フォームに勤怠管理システムと同期した休日の残日数も明示され、申請前に自身の休暇取得状況や残日数時間などが明示される仕組みになっています。

── 導入目的の重要な要因のひとつ[ワークフロー]のご活用状況はいかがですか。

[ワークフロー]の画面入力と電子承認の運用になったことで、1案件あたり約3分の1の時間で「決裁」が可能になりました。申請書類は、購入・契約などの決裁と情報機器使用の申請など、まだ一部しか適用できていませんが、1年間に約200件の承認申請が実施され、約300時間の削減となっています。
申請書類は全部で20〜30種類あり、現在5種類ほどの適用なので、今後の時間削減効果には期待しています。
[ワークフロー]の導入により、迅速な承認申請、決裁が可能となり、進捗状況もdesknet's NEOでいつでも分かります。申請書類の滞留や紛失のリスクもなくなりました。

── 1年で着実な成果を数値化されていることに驚嘆させられました。現時点での手応え、効果とはどのようなものですか。

いちばん大きな変化は、desknet's NEOの運用によって、業務にシステムを活用するインフラが整ったということです。
PCに苦手意識のある社員が多かったにも係わらず、わずか1年ですべての社員が、休暇・超過勤務・休日勤務などの「勤怠申請」を電子申請で行い、自分の給与明細出力をパスワード管理されたネットワーク上で行えるようになったのです。
今までPCとはほぼ無縁だった75歳のベテラン社員も[AppSuite]による勤怠申請を活用しています。
業務の効率化という最初のステップは1年で実用化できました。次のステップでは、社員の声に応える業務効率の向上や水道事業に関する当社ならではの高度な技術継承、ナレッジ共有などに大きな効果を期待できると思います。