株式会社アレフ
様の導入事例

人気のハンバーグレストランチェーン　びっくりドンキーを運営する株式会社アレフ様では、旧desknet'sが誕生した2002年より製品をご活用いただいています。
本社の情報共有からスタートした運用も着実に拡がり、desknet's NEOへの移行を経て、今や全国333店舗*で活用されるまでに発展。
設立時より食の安全・安心とトレーサビリティーを重視し、働きやすい職場づくりや障害者就労支援、点字メニュー、手話対応などのノーマライゼーションに取り組んできた店舗のホスピタリティを支えてきたのが、社員、スタッフのみなさんの情報共有の力です。
地域に愛されるお店づくりを大切にする株式会社アレフ様のdesknet's NEO活用手法についてお話しをうかがいました。

── 本社と全国333店舗、工場から農園まで。すべてを効果的にむすぶ製品を求めて。

現在びっくりドンキーのお店は全国333店舗（直営127、FC206店）*になりました。
本社や事業所、全国の店舗だけではなく、食材を供給する一次加工工場やエコロジーテーマガーデン「えこりん村」などの多様な関連事業所がdesknet's NEOでつながっています。

── 旧desknet's発売時より、永年ご活用いただいています。

ネオジャパン初期製品「iOffice」のころから関心を寄せていました。「新製品が登場する」ということで旧desknet'sの試用版を拝見し、インターフェースの刷新ぶりに2002年導入を決定したのです。

── グループウェア導入時の状況はどのようなものでしたか？

紙で管理していた、設備予約や回覧板を共有・効率化するのが導入当時の目的でした。
今では考えられませんが、設備予約なら予約がバッティングしたり、キャンセル〜再予約の繰り返しで運用状況が混乱する。回覧板なら各種通知書やレジュメなどの滞留や所在不明を防ぎたいなどです。最初はグループウェア未導入のオフィスで “紙にありがち”な課題だったのです。

── その一方で、将来的なご活用構想にはもっと広く深いものも温めていたのですね。

そうですね。紙からグループウェアというのはあくまでも最初のステップで、当社の事業ならではの情報共有プランも構想していました。
たとえば、社内や社員間のコミュニケーションなら電子メール中心ではなく、情報の目的や種別に応じて、全社員、店舗のスタッフみんなでリアルタイムに共有・有効化していこうというグループウェア本来の機能を活かす手法です。
札幌市の本社の他、東京事業所を中心にマネジメントの拠点が各地にあり、店舗の出店数もすでに現在と同等規模に展開していました。
本社と営業部門、工場、エリアマネジメントのチームと直営店・FC店の店舗をむすびあい、全拠点各部門の情報資産を有効活用していくという構想を温めていました。

── 新たなグループウェア製品はどのようにご検討なさったのですか？

desknet's NEOと競合品、両社のセミナーに出席して比較検討しました。当初より、導入するならWebベースの製品と決めていたのですが、当社の実情や将来的な利用構想に照らしあわせると、当時は2製品しか選択肢はなかったように思います。

── Webベースの製品に絞り込んだのはどのようなお考えからでしたか？

クライアントツールで全国全拠点のPCを設定することはどう考えても不効率で、実現性は薄かった。当初よりWebベースのグループウェアで！と考えていたのです。新規出店や事業所開設にも即時対応でき、事業変化のスピードに適合しやすいのもメリットでした。

── desknet's NEO採用の決め手となったのは何ですか？

導入当時は、運用コストやセキュリティへの配慮からLinuxサーバーを採用しており、desknet's NEOは当社のプラットフォームへの稼働保証がなされていたことです。

背景には当社独自の思想として、既存のパッケージにとらわれず、オープンソースも活用しながら、時には自分たちの業務にフィットするシステムを自社開発しようという気風がありました。当時は個人精算のシステムも自社プログラムで組んでいましたが、改善のたびに全ユーザーへ展開することを考えると「これならdesknet's NEOのほうがいいよね」という考え方になる。導入製品にはつい厳しい評価をしてしまうのですが、desknet's NEOを検証していくと、競合製品にはない良い評価点が見つかったのです。

── それは、どのようなものでしたか？

特に評価できたのは管理機能のアクセス権設定でした。部門権限を明確化し複数階層で設定でき、当社の実情に合わせてユーザー、組織、機能ごとに「見える見えない」が柔軟に設定できました。メンテナンスやセキュリティ保護の観点からも優位でしたね。
その他、携帯電話（導入当時。現在はスマートフォン＆タブレット等で活用）への無償対応、全国に広がる直営店、FC店で働く、必ずしもデジタル・ツールに精通していないユーザーのことも視野に入れ、わかりやすい操作感なども評価しました。

当社の場合、本社が先行して実施した改善事例や活用手法を見て、「東京の拠点や店舗でも実施したい」といった要望が積極的にあがってくるのです。さらにdesknet's NEOなら搭載機能だけではなく、より専門性の高いアプリとのリンクやポータル化を通して、複数のプログラムを展開しやすいという期待もありました。自社開発したeラーニングシステムをリンクさせるなど、先々の発展的な活用も視野に入れ導入を決定したのです。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・導入時採用していたプラットフォームの稼働保証
・部門権限や部門階層設定の簡単さ
・モバイルデバイスへの無償リンク対応〜導入時は携帯電話、その後スマートフォン、タブレット端末で活用
・イニシャル＆ランニングコスト
・ユーザー教育が不要なわかりやすいGUIや操作感

── desknet's NEOの導入研修などは実施なさいましたか？

導入時に本社会議室でプロジェクターを使って従業員説明会を行い、当初は利用状況を見ながら[インフォメーション][設備予約]など段階的に機能を公開しました。
中でも一番効果的だったのは、ユーザーの切実さが伴い、誰もが活用せざるを得ない個人精算や仮払申請をdesknet's NEOに移行したことです。ログインさえすれば[インフォメーション]は必ず見るし、[設備予約]だって使えば運用効率を実感できる。一気に利用が浸透しました。
現在では、desknet's NEOの機能も各種プログラムへのリンクも業務の重要な機能をすべてdesknet's NEOに集約しているため、完全浸透しています。導入研修を行わなくても新入社員も店舗スタッフも業務を通して無理なく使いこなしてしている状況です。

── desknet's NEO導入によって得られた全社的な変化・効果などはありましたか？

製品採用時に着目した部門権限の設定では、すぐに効果を実感できました。導入直後より、機能や情報の種別に応じて関連部署の担当者に管理権限を委譲できるようになりました。
たとえばユーザー情報なら人事部に管理権限を委ね、ユーザーや組織のマスタ管理などを専任担当者に。 [インフォメーション][設備予約]なら総務部へと、組織として各部署が責任を持ちながら、規程に則り情報を管理する仕組みができました。
権限者に運用ルールの基礎教育を施したうえで情報を管理するので[インフォメーション]も、情報が整理され重要情報の見落としといったリスクを回避できるし、正式部署から発信される情報は「必ずチェックする」社内意識も醸成されるようになりました。

全社的な効果としては、各部門担当者の発信する情報が整理され、情報の信頼性と共有の速度や確実性が上がりました。

── desknet's NEOの各種機能活用の効果についてはいかがですか？

[インフォメーション]に関しては、全社一斉・札幌本部事業所・東京本部・店舗・工場など拠点ごとのグループ分けで、所属部署や業務に直接関係する情報が確実にチェックできるよう整理しています。
人事異動や社則、規程類の改定告知等の一般的な情報もあれば、飲食店特有の情報として「大入り報告」などもアップされます。日商（一日の売上げ記録）が更新された店舗を報告し、全社共有してお店の成長を祝福するような習慣ですね。
さらに「まかないコンテスト」、各店舗のスタッフが管理する「植栽コンテスト」などの開催告知もあって、実質的なコンテスト情報は[回覧･レポート]で共有しています。

── [回覧･レポート]は、最も利用度の高い機能だそうですね。

[回覧･レポート]は社外通信に用いる[ウェブメール]と使い分け、社内メール機能として、部門間の通達や業務上の確認、問い合わせなどにフル活用されています。1カ月平均9,300件を超える、最も利用頻度の高い機能です。
複数の利用者が同時に確認でき、記録も残るので、各エリアの店舗間でも、業務上の生きた情報を[回覧･レポート]で共有するのが、半ば“しきたり”のように定着しています。資料や画像も共有・確認できるうえに、電話と異なり他店の混雑状況への配慮もいらないため、多忙な店舗間の通信や情報共有では、ほんとうに助かります。

まかないや植栽のコンテストだけではなく、ある店長から「雨の日に店舗入り口の照明を灯して、お客さまを温かく迎える工夫を」という提案があり、エリア内の店舗が一斉に実施して集客効果の測定をするなど、店舗スタッフの直感に基づく「気づき」を行動や施策化しています。
万一緊急案件などあれば、緊急電話連絡の後、必ず[回覧･レポート]で文書化して告知や注意喚起、対応の周知確認を行います。
マニュアルや店舗運営上のルールが改定された際にも、新ルールが各店で周知徹底されているか経過報告・確認に用いられ、[回覧･レポート]は店舗運営やサービスの品質を維持するためにとても重要な役割を果たしているのです。

── 直営店のほか、フランチャイズ店にもdesknet's NEOが提供されているそうですね。

(株)アレフのdesknet's NEOはセキュリティを強化し外部には公開していないので、フランチャイズ（FC）店には専用サーバーで運用を分けて、 [インフォメーション][回覧･レポート][文書管理]をより自由な環境で活用していただいています。
こちらは重要情報が漏洩する心配はありませんので、使い方に制約は設けず、エリアの店舗間や同じFC運営企業の店舗同士などで活用されています。
各エリアを統括するマネージャーは直営店とFC店それぞれのアカウントを保有し、ユーザー名もパスワードも変えて双方を閲覧・活用できるようにしています。

── 複数のアプリケーションをポータルでリンク活用なさっているとか。

現在desknet's NEOにポータル表示している社内システムやクラウドシステムは39種類に上ります。もちろん、全てのシステムを1ユーザーが利用しているのではなく、部署や担当業務によって利用機能は異なっています。
主要なものとしては個人精算システム、店舗情報の検索、店舗用SNS、店舗用eラーニング、備品発注などのリンクです。平均するとユーザー1人あたり、10数種程度のシステムやプログラムをdesknet's NEOを介して活用している状況です。　
ユーザー視点でいうと、desknet's NEOがあらゆる業務とつながる「窓」として機能していることになります。

── 2018年8月には[ウェブ会議] 機能も正式にご採用いただきました。

すでにテレビ会議に特化した専用システムは採用していましたが、それは本社間接部門の社員たちが主要な会議などで活用しています。
desknet's NEOの[ウェブ会議]では、もっと気軽に店舗同士で活用することで可能性が広がると思っています。事前の時間調整や移動時間などのコスト、工数を考えると、各店で、居ながらにして打ち合わせや相互確認ができるメリットは大きいし、電話や書類、文面ではわかりにくいけれど、画像を交えて話したらよくわかるというケースは結構多いはずなので、あえて別システムを用意しなくでもdesknet's NEO上で[ウェブ会議]が活用できるのはいいですね。

── desknet's NEOの活用を通して今後実現したい構想などはありますか？

あくまでも構想ですが、今思い描いているのは、desknet's NEOログの活用です。
ログインからログアウトまでのインターバルを明確に把握した上で、職種ごとにユーザーの勤務状況をAIなどで解析できれば、「このユーザーは1週間連続で入りすぎですよ」とか「深夜の0時以降〜午前何時まで入っていますよ」とかイレギュラーのチェックができます。単純なログなのですが、飲食業は人手不足も深刻ですし、エリアマネージャーなどは店舗に何かあれば駆け付けることも多いですから、労務規程などのルールで守り切れない部分をサポートできるかもしれません。

── desknet's NEO活用が、業務に与えた効果についてお聞かせください。

企業全体でいえば、情報の目的や種別によって各種機能を使い分けて有効活用する手段が定着しました。たとえば店舗における[回覧･レポート]の活用だけでも、現場に負担をかけることなく重要情報を共有できるメリットは大きく、メールだとためらうような情報も、サービスや品質の向上に直結する「気づきや提言」のような形で上げやすくなりました。同じような事がすべてのセクションで実現しているのです。

── 導入から10数年のご活用で、多忙な店舗にも着実に浸透したようですね。

desknet's NEOで、お店と本部の距離が近くなり、業務情報の鮮度はそのままにリアルタイムで共有できるようになったのは大きな成果ですね。エリアマネージャーなら、お店訪問時にはより従業員とのコミュニケーションやお客さまの反応、店舗の状況など、訪問時にしか把握できない、肌で感じるような情報に集中できるようになりました。

マネジメント担当者もエリアの店長同士も、互いに一番気づかうのは、他店が今「ものすごく忙しいんじゃないか」ということで、いつでも気兼ねなく情報発信できるdesknet's NEOの存在は心強いのです。
[スケジュール]も共有できているので「○○さんは今日休日だから連絡は明日にしよう」そんな配慮が現場のモチベーションにも直結していると思います。
育児や介護、子どもの病気などで急なお休みが必要になっても互いにカバーし合える、働きやすい環境づくりにも、desknet's NEOは役立ってくれると思います。