株式会社東京金融取引所
様の導入事例

株式会社東京金融取引所様は、金融商品取引の公的インフラとして、金融機関や個人投資家が安心して取引できる「公平性・信頼性・利便性」に優れた金融商品市場を整備。金融デリバティブの総合取引所として「為替」「株式」「金利」の三大分野をカバーし、日本の金融・経済の健全な発展に貢献しています。
情報や書類の取り扱いにはつねに規程に則った厳密さが要求される金融業務の現場ですが、社員が安心かつ快適に利用できる情報共有ツールとしてdesknet’s NEOを採用。基幹系システムとの分離、セキュリティオプションの併用で社員間の安全かつ自由なコミュニケーションを浸透させると共に、申請書類のワークフロー化、外出先からのアクセス利用を可能に。
申請承認業務や情報共有の効率化を進め、労働生産性の向上を図っています。

── desknet's NEO採用以前の業務課題や導入目的についてお聞かせください。

電子化されていなかった業務、事務での紙の申請書をワークフロー化し、閲覧から保管までの業務を効率よく一元管理したかったのです。また、セキュリティ上、外出先から社内システムへのアクセスも制限されていたので、社員が安心してアクセスできるような情報系のシステムも活用したかった。
いずれも金融業務において、法により厳しい情報管理が求められていることが背景にあるのですが、社員の利便性とセキュリティ確保を両立させることで、労働生産性の向上につなげることが狙いでした。

── 外出先からのアクセスを可能にしたいという社内要請は、以前から高かったそうですね。

営業部門から、外出先での企画提案やデータの閲覧などに活用したいという要望が上がっていました。外出先からのアクセスを可能にすることで、見たいデータをすぐに取り出せるなど、営業ツールとして有効に活用し、プレゼン内容の充実化、営業活動の効率化を期待していました。

── 以前のグループウェアによる課題解決はむずかしかったのですか？

以前は別の競合製品を導入していたのですが、セキュリティ上、外出先からのアクセスは制限され、ワークフローも機能上使いづらい面があって実用化には課題がありました。そこで製品を見直し、利用環境を刷新することにしたのです。

── 書類の管理で取り組むべき改善点とはどのようなものでしたか？

申請承認や回覧のスピードアップはもちろん、その後の台帳転記や保管も人の手で行っていましたから、申請承認から管理保管までを電子化することでした。
これまで書類はファイリング保管していたのですが、ファイル数も増える一方で、保管場所が一杯になれば移設したりと、相応の労力が必要でした。
ワークフローの活用イメージとしては、単票の申請を挙げたら決裁後には自動的に保存・一覧化し、そのまま台帳としても利用できるようにすることでした。

── 当初よりクラウドシステムにも着目なさっていたそうですね？

外出先からのアクセスの主な目的は、スケジュール確認や営業資料を見られるようにすることでしたから、基幹系のシステムとは分離して安全性を確保し、導入しやすいクラウドの製品を採用することが必要と考えました。
クラウド製品なら、運用負担も軽く、製品を吟味すればコストも抑制できる。さらに、災害時などの緊急時には社内コミュニケーションの代替手段としてBCP（事業継続計画）にも活用できるという考え方です。

── グループウェアの製品選定手法についてお聞かせください？

desknet's NEOのほか、以前導入していた競合製品、海外大手ソフトウェア企業の代表製品など、市場における上位シェアの製品を複数検討しました。

── desknet's NEO採用の決め手となったのはどのような点でしたか？

以前の製品と比べてインターフェースがわかりやすく、ユーザーが違和感なく移行でき、活用可能なところです。さらに、主要利用機能となる[ワークフロー]の設定方法や使用感なども加味しました。クラウド版ではライセンス費用もかなり抑えられ、コストパフォーマンスが高かったことも決め手となりました。
外部からの利用に関して特に注意が必要な当社の実情に合わせて、セキュアブラウザオプションやクライアント認証サービスをネオジャパンからご推奨いただいたことも導入決定の要因となりました。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・機能が充実。主要利用機能となる[ワークフロー]の使いやすさ
・コスト・パフォーマンス
・多様な業種のユーザーに採用、活用されているシェアの高さ
・PC誌調査による高い顧客満足度と実績
・直感的な使用感でユーザーが戸惑うことなく利用開始できる

── 導入に先駆けて事前準備や社内教育・研修などは実施なさいましたか？

最初に告知したのはグループウェア　リプレイスの趣旨とdesknet's NEOによって外出先からのアクセスが可能になるなど、何が便利になるのかというメリットを伝えました。
さらにdesknet's NEO導入の主目的に「労働生産性の向上」があることを全社で共有し、各部門で意識的に活用の指標にして欲しいということを伝えました。

実践的な研修では、ネオジャパンに管理者ユーザー向け研修1回と一般ユーザー向け研修を2回実施していただきました。デモ画面を用いた研修のおかげで、親和性の高いインターフェースや操作感が体感でよくわかり、導入直後もユーザーの抵抗感はなかったと思います。
2018年1月の本格稼働に先駆けて数ヶ月の準備期間の中で、研修ご担当者の電話サポートも丁寧に対応して頂きました。
管理者ユーザー向け研修は、想定した利用機能に絞り込んだ実践的なもので、各機能の利用構想にフォーカスした研修を実施していただきました。
その効果もあり、導入当初の各種設定では、ワークフローの権限やグループ、ロールや承認フローの設定など、多彩な管理メニューを導入当初よりうまく使いこなせました。desknet's NEOはもともと直感的で設定しやすい製品ですが、もし研修がなかったら、どこか非効率な設定をしてしまった可能性もあり、受けて良かったと思います。

── 本格稼働に向けてまず[ワークフロー]の活用を推進中だそうですね。

本格リリースから間もないので、現在はパイロット運用という位置づけで、まずはシステム部門の事務をフロー化しています。
各部門への展開は段階的に着手していく予定ですが、まずは、経路がシンプルで書式のフォーマットが定型化している移行しやすいものから着手して[ワークフロー]活用の概念や利便性を体感して欲しいですね。

── セキュアブラウザやクライアント認証サービスのご利用状況はいかがですか？

営業ツールや個人投資家向けのセミナー資料など、一般公開されているものも含め、外出先からアクセスしても影響のない資料や情報に利用制限し、一部のノートPCとスマートフォンでトライアル中です。
さらに、出張先でdesknet's NEOの[スケジュール]など複数の機能を活用したいという要望が上がっているので、今後は利用端末数を増やしていくことも想定し、より積極的に活用できる環境を整えていく方針です。

── 業務フローのスピードや作業効率化を検証されているとか。

システム部門で実施したパイロット運用で [ワークフロー]の作業効率化を検証したところ、10数件の申請書で年間約150時間の労働生産性の向上が期待されます。順次、全部門に展開すれば、労働生産性の向上に加え、ペーパーレス化や文書保管庫の縮小によるコスト削減効果なども期待できるのではないでしょうか。

── セキュリティと利便性のバランスを見ながらの利用拡大となりますね。

金融機関なので、「リスキーな利便性の追求より、情報の安全を優先」という制約はありますが、情報管理の緊張感やリテラシーを堅持しながら、利便性とのバランスをうまくとり、desknet's NEOを積極的に活用したいです。