株式会社フジミック新潟
様の導入事例

株式会社フジミック新潟

http://www.niigata.fujimic.com/

業種システム開発
ユーザー数100ユーザー
利用形態パッケージ版

拠点間の距離を感じさせない、タイムリーな情報共有

社内の連絡事項をdesknet'sに集約することでメールを削減

事前の練習がしっかりと活きた従業員の安否確認

PMS運用の位置づけとしても効果を発揮

自分から情報発信する姿勢が生まれたコミュニケーションの変化

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株式会社フジミック新潟は、ソフトウェア開発から保守、通信サービス、放送局向けのシステム開発と運用支援などを担う企業です。3つの拠点の間で情報共有ができる環境がなく、desknet'sを導入されました。実際にどんな活用をされ、どんな効果に繋がったのか、今回はdesknet'sの運用をご担当されている「総務・管理センター総務部長　中村久様」にお話を伺いました。

拠点間の距離を感じさせない、タイムリーな情報共有

── グループウェアを導入した背景を教えてください。

弊社はフジサンケイグループの１社で、十日町本社の他に新潟市と東京に支社を構えています。しかし、これまではグループウェアのような「従業員及び拠点間で情報共有をするための環境」が無く、日常業務でも非効率感を抱いていました。また、PMS（個人情報保護マネジメントシステム）の観点からもグループウェアのようなツールの利用が望ましいと現地審査でアドバイスを受けた背景もあり、具体的にグループウェアの検討が始まりました。

── なるほど。これまでは社内の情報共有はどのような形で対応していましたか？

メールによる連絡が基本でした。たとえば従業員の2～3週間の予定を関係者へメールで送付していました。社内への周知連絡であればまだ良いのですが、一番効率が悪いと感じていたのはファイルの共有です。新しい資料を共有するたびにメールで送るので、複数名に一斉送信するケースなどメールサーバに非常に負荷がかかっていたと思われます。また常に最新バージョンのファイルを把握する必要がありました。

── そうですね、確かにメールでの情報共有は色々と問題が多いです。

メール以外では、出張時の仮払いや立替精算などの事務処理は紙ベースでのやり取りと現金の授受が基本でした。伝票承認が拠点を跨ぐ場合には出張する従業員に渡してもらうこともありましたので、承認を得るまでのワークフローに非常に時間がかかっていました。

フジミック新潟様ご利用中の「インフォメーション」機能画面

── では、desknet'sの導入後、環境はどのように変わりましたか？

desknet's導入以降、情報共有が非常にタイムリーになりました。導入を決定し、1ヵ月後には運用をスタートしていますが、運用開始に当たり簡単な操作マニュアルを作成して従業員へ配付した程度で、社内浸透には苦労しませんでした。まずはインフォメーション機能、スケジュール機能、設備予約機能、文書管理機能を中心に社内展開を行いました。スケジュールはこれまでのようなメールによる共有の必要がなくなりましたし、設備予約で会議室を予約管理できることによって本社だけでなく拠点や社外からのアポイントも混乱なく行えるようになりました。

中でも特に文書管理機能については用途が広く、ファイルサーバのような位置づけでどこからでも共有ファイルが見れるようになり、作業が迅速になりました。アクセス権も細かく設定できますので、関係者用のフォルダも用意できます。PMSの規程や社内規程の周知や、社外から見積書などを確認したいときに一時保存しておく場所として活用しています。

協力頂いているパートナー会社への発注の決裁や、請求の支払い承認などは、文書管理機能とワークフロー機能を組み合わせた運用になっており、もはやこれらの業務はdesknet'sなしには考えられないくらい社内に浸透しています。

社内の連絡事項をdesknet'sに集約することでメールを削減

── その他、効果が生まれたのはどのような点でしょうか。

導入当初は全社運用する機能を絞っていたのですが、従業員が積極的に触れてくれて、自ら「この機能を使いたい」という要望を挙げるようになりました。今ではほとんどの機能をメニュー表示させています。

社内での連絡事項は大抵メールで行われていましたので、desknet'sの機能を下記のような用途で利用することで、大量にあったメールのやり取りを削減することができています。

事前の練習がしっかりと活きた従業員の安否確認

── 安否確認機能は活用されていますか？

実は安否確認機能が標準提供されている点もdesknet'sを採用した大きなポイントでした。2004年の中越地震の際、BCP対策を検討していた最中に地震に見舞われ、後悔がありました。安否確認機能では全従業員の同意の下緊急連絡先（携帯電話）をそれぞれ登録してもらい、2011年2月頃までには練習モードで安否確認を使った動作確認を終えていました。その矢先に3月11日の東日本大震災が発生し、まさかこんなにすぐ利用することになるとは思いませんでした。安否確認発動時のルールとして、安否確認機能のコメント欄に「何処で、誰と一緒で、何に困っているか」を記載するよう指導しています。

── 実際に3月に利用された際は、練習のとおりに活用できましたか？

はい。確認メールの受信時間はキャリアによってバラつきがありましたが、練習の甲斐もあって発動から5時間後には概ね全員の確認が取れました。翌3月12日未明に起きた長野県北部地震はほぼ震源地でしたので、連続で安否確認を発動するという事態になりました。今回は準備が間に合って事前に安否報告の練習ができていたことは非常に大きな効果だと思います。
また7月29日のゲリラ豪雨による十日町市内の洪水時にも発動しましたし、9月1日の防災の日にも安否確認訓練を実施しました。地域を限定した発動ができると理想的ですね。

PMS運用の位置づけとしても効果を発揮

── その他、deksnet'sの機能はどんな場面で利用されていますか？

PMS関連で文書管理による規程の周知のほかアンケート機能も活用しています。現地視察の際にグループウェアを勧められた経緯もあり、PMS教育実施後の理解度確認テストでアンケート機能を利用しています。実施履歴や未実施者の把握ができ、採点集計も楽に行えますので、とても重宝しています。

自分から情報発信する姿勢が生まれたコミュニケーションの変化

── 最後に今後の利用・展望についてお聞かせください

desknet'sの導入によって様々な社内の情報が見えるようになったことから、会社の中で一体感が増したように感じます。また、様々な機能を通じて自分から情報発信できる場所が増えたことで、従業員が情報発信に積極的になりました。今後もこの姿勢を維持しコミュニケーションを広げていきたいと思います。ワークフロー機能を活用して、拠点間の距離を感じさせないよりスピーディーな運用、利用拡張を検討していきたいと思います。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました

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ご活用中の機能と使い方

スケジュール

グループでフィルタをかけて該当メンバー全員の予定を確認している。新規に予定を入れる際には、空き状況確認機能が大変便利。毎月の曜日で開催している会議（日程上は不定期開催扱い）の一括入力ができるのもありがたい。
インフォメーション

主に総務担当やdesknet's管理者から連絡事項のアナウンスに活用。発信権限は特に絞っておらず誰でも利用できるようにしている。
文書管理

就業規則・ＰＭＳ規則の周知や、決裁書起票のための素材資料、支払請求起票のための素材資料、社内共通ドキュメント（内線表、座席表、工数管理表など）等の社内提供に利用している。
設備予約

会議室の他、社用車、ETCカードの予約などに活用。以前は早く総務に連絡したもの勝ちになっていたが、連絡・管理をする必要が無くなり、別途調整を行う手間もなくなった。
回覧レポート

安全衛生委員会の議事録回覧やプロジェクトチーム内の連絡、複数名を対象とした連絡などに活用。インフォメーションとの棲み分けとして相手が確認したことを把握したい場合にはこちらを使っている。
伝言・所在

伝言を電話メモの用途で活用。不在時に電話が入れば、伝言で登録するようにルールが浸透している。各自通知メールを携帯に飛ぶように設定すれば、折り返しの連絡など外出先でもすぐに対応できるので非常に便利。スケジュール予約した際、対象者には伝言とメールで見逃しのないよう同報している。
電子会議室

社外技術研修を受講した後の報告・ノウハウの共有活用に利用。またdesknet's導入当初は機能についての質問窓口にも利用していた。 FAQのような用途で「使い方がわからない」、「こんなことはできるか」などの質問を電子会議室で回答することで、重複質問がなく効率が良かった。
ワークフロー

役員決裁、出張仮払、立替精算などの申請業務で活用。申請経路も用途別に設定できる。特に決裁者不在時でも、社外から承認作業ができることで決裁までのスピードが飛躍的にアップした。また、承認型の仕組みを活かして月報の提出にも活用している。
複雑な書式を使う申請の場合は、Excelの書式に記入したものを添付して申請を出している。
ウェブメール

特に指示はしていないが、サブメールとして利用が広がっている。基本的には客先常駐者が活用。端末に依存せず使えるため、場所を選ばず効率よく処理ができている。
アンケート

会社イベントの出欠確認やPMSの理解度テストに活用。実施履歴や未実施者の把握、採点集計の容易さなど大変効率的。
安否確認

災害発生時の社員の安否確認、毎年の定期的な訓練に利用している。個人のアドレスを変更したらすぐに反映することが大切。