公立大学法人 滋賀県立大学
様の導入事例

「環境と人間」をキーワードとした教育研究に着目し、1995年開学した公立大学法人滋賀県立大学様。文部科学省によるCOC＋事業「びわ湖ナレッジ・コモンズ＋～地と知で拓く滋賀の創生～」などの推進を通して、地元志向の教育プログラム改革を実践。滋賀県の雇用創出や産学連携による地方創生にも取り組んでいる4年制総合大学です。

既導入のウェブメールシステムにセキュリティ上の欠陥が浮上し、脅威にさらされていた同校では、メールクライアントの見直しと同時に学内の情報共有環境を再検証。システムの安全性・信頼性の確立と共に、新たな教育プログラム改革を推進する大学にふさわしい情報共有を実現するためdesknet's NEOを採用しました。
安全性に問題のあったメール機能を[ウェブメール]に統合すると同時にdesknet's NEOを学内ポータルとして展開。SSL-VPNによる学外からの利用など独自の取り組みで、大学にふさわしい、安全で信頼性の高い情報共有に成功しました。

── desknet's NEOご採用以前の課題についてお聞かせください。

安全上の課題があったメーラーの廃止とグループウェアの有効利用を通して、安全や信頼性の高い情報共有の環境を整備することが第一の目標でした。セキュリティ面でのリスクや不安がなく、教職員が安心して活用できる情報共有をめざしました。

── メールのセキュリティを問題視した背景には何があったのですか？

以前は学部ごとに運用管理する学内のクライアントメールと学外から利用できるWebメールを並行運用していました。多くの大学、企業にも採用されているWebメール専用の製品だったのですが、不正ログインや外部からの攻撃などの事例がすでに全国の大学で報告されていました。情報システムの安全性の追求は、学術研究・教育活動や大学の社会貢献活動を発展させる上で最も重要な要素です。
情報資産を守るという意味でも、早急なシステムの見直しや計画的整備が必要でした。

── 安全性・信頼性なくして、理想の情報共有は実現できないということですね。

その通りです。本学には工学部電子システム工学科もあり、セキュリティの専門知識を有する教員もいます。大学の特性や信頼感を堅持する意味でもセキュリティはたいへん重要ですし、何より安心して活用できる環境を提供すれば、システムをとことん使いこなしていただけます。
それが教務をサポートすることになり、大学教育の充実にもつながると考えていました。

── 製品選定はどのように行われましたか？

システム構築を委託している企業から複数の製品をご提案頂きました。
実は、本学では公立大学法人滋賀県立大学設立時の2006年にdesknet'sのスタンダード版を導入しており、 [スケジュール]や[インフォメーション]などの機能はすでに定着・活用されていました。今回メールのセキュリティを見直すにあたって、当然“そのままdesknet's NEOへ移行して活用度を拡げる”という選択肢も残していたのです。
結果として、desknet's NEOと他の競合製品。フリーウェアなどを比較検討した結果、desknet's NEOを採用することになりました。

── desknet's NEO採用の決め手となったのはどのような点ですか？

すでにスタンダード版でdesknet'sの機能やインターフェースに慣れていたため、desknet's NEOが違和感なく使いこなせたこと。専用のコンバートツールが用意されデータ移行も問題なく実施できたことが大きかったですね。無制限ユーザーでの契約だったため、イニシャル＆ランニングコストを試算してもdesknet's NEOが断然有利でした。さらに、機能面での評価も採用の決め手となりました。

── 機能面での評価とはどのようなものですか？

まず課題となっていたメールですがdesknet's NEOの[ウェブメール]が非常に使いやすく進化していたことです。セキュリティの要件を満たすだけではなく、メール機能をグループウェアと統合することで他の[スケジュール]や[設備予約]などとの機能連携でユーザーの利用促進ができます。
もう一つはポータル画面としての可能性です。desknet's NEOは学内ポータルとしてカスタマイズがしやすく、教務関連の各種システムとの連携活用を可能にします。
さらに、シングルサインオンの構築がしやすいことも評価ポイントとなりました。desknet's NEOの連携オプション、統合Windows認証を活用すれば、メールはもちろんグループウェアの各種機能も、複数の学内システムも、シームレスに使いこなせるようになります。あえてユーザー教育などを実施しなくても、ポータル活用で利用浸透・活性化は促進できるはずというねらいもありました。

── セキュリティの強化とdesknet's NEOの活用浸透は両立できましたか？

まずdesknet's NEOは学内限定のポータルとして利用することにしました。ただし大学の教職員とくに教員は、学内で完結しない教務も多いため、必要に応じてSSL-VPNを介して学外からの利用を可能としました。一部の工学系の専門教員からはSSL-VPNとdesknet's NEOの2重のログインでセキュリティが強化されたことを評価されましたし、「安心して使える」「使いやすい」と教員の利用度が特に高まりました。

── 短期間で利用度が高まった要因は何だったのでしょうか？

やはり[ウェブメール]の利用です。メールは毎日必ずチェックするものですし、一度ログインすれば、グループウェアの各種機能との連携、履修や成績管理、カリキュラム情報などの各種教務システムの全てをストレスなく行き来して活用できます。
利用度が低かった一部のユーザーもメールは必ず毎日チェックするのでログインして[インフォメーション]を見るといった一連の流れがルーティーンとして定着しました。[ウェブメール]がログインを習慣化させ、利用度を高めてくれました。

── 導入後に手応えを感じられた変化などはありますか？

実務でIEを利用している職員たちからは、すばやく仕事にかかれると、統合Windows認証が好評です。
また、大学の教員は所在を把握するのに手間取るケースが多かったので大学としても[スケジュール]の活用を特に奨励してきました。結果としてdesknet's NEOの利用度が上がり、教員間の連絡も取りやすくなりましたし、教員への取材依頼などのマスコミ対応でも日程調整が迅速にできるようになりました。大学のことを広く知っていただくためにもマスコミへの対応は重要な広報の仕事なのです。
さらに [文書管理][キャビネット]で会議資料や学部内資料を共有することはペーパーレス化の促進、資源の削減効果にもつながりました。

── ご活用を通して、教職員の意識や行動に変化はありましたか？

意識の面では、各種機能の使いやすさが実務を助けるだけではなく、セキュリティ意識の向上にも結びついたと思います。
[ウェブメール]なら誤送信防止機能のプレビューで送信前の内容やBCCの表示チェックがなぜ重要なのか習慣化できます。その他「学外持ち出し禁止情報はなぜ[キャビネット]に保管し、自宅で作業を継続する場合はSSL-VPNでログインするのか」などdesknet's NEOの利用範囲の拡大と同時に、各機能をルールに則って活用することが、持続的なセキュリティ意識の喚起につながっていると思います。

── 最後に実務面全体で得られた効果についてうかがいたいと思います。

管理運用側の立場ではメールクライアントをdesknet's NEOに統合でき、ユーザー対応が簡素化・効率化できました。実務上不可欠な複数の機能をdesknet's NEOのポータルで把握し、大学内外の動きを“可視化”できる環境が整備されたことは特に大きく、教職員それぞれの立場で「安全な環境でやりたいことを実現する」ための情報共有の基盤を整えることができました。ユーザーが安心かつ快適に利用できる情報基盤として、大学にふさわしい自由闊達な活用をして欲しいと思っています。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。