医療法人 友愛会 介護老人保護施設
さっぽろ東ナーシング
様の導入事例

さっぽろ東ナーシング様は、高齢者の自立支援・家庭復帰の促進を第1の目的とした老人保健施設。病院から直ちに家庭復帰できない方や痴呆症状を持った方を対象に、医学的管理に基づくリハビリテーションや病状の安定と残存機能の維持・向上をめざして療養を行い、家庭復帰後はご家族の介護負担軽減につながる在宅介護支援を行っています。

施設内の情報共有に関しては紙の書類が多用されてきましたが、シフト制勤務のために回覧文書の滞留や所在不明などで、情報が速やかに伝わらない課題を抱えていました。
そこで、職員に負担をかけず確実な情報共有を実現するためdesknet's NEOを採用。

インシデントなどの重要情報を迅速かつ正確に共有する事で、事故予防につながる分析や検証も可能になり、膨大な専門資料のデータ化と共有でペーパーレスも推進。職員の不安や負担を軽減すると共に、介護の現場に集中できる環境整備に成功しています。

── desknet's NEO導入の目的についてお聞かせください。

院内情報の効率的な共有によって、正確な情報伝達を実現するとともにペーパーレス化も推進したかった。それが当初の課題です。

最新の介護･福祉の現場では記録がつねに重視され、事務作業量も文書数も確実に増え続けています。そのため施設における紙の使用量も膨大で、管理も煩雑になりがちでした。職員は多忙で勤務中は介護やリハビリテーションの現場に集中しています。交替制勤務の影響もあり、回覧資料の滞留や所在不明になることもたびたび起こっていました。

── 優先的に解決をめざしたのはどのような課題でしたか？

特に重視していたのは、アクシデントやインシデント報告の迅速な共有と周知徹底です。事案をまとめるのは皆さん速く、申し送りでの伝達も行われていましたが、リアルタイムで共有できず、せっかくの情報が全職員に行き渡るのに時間がかかっていました。
時系列でアクシデントやインシデント情報を管理し、過去の事例を参照するなど、情報を有効活用する上でも紙文書での共有には限界がありました。

さらに当施設の特色として、他の専門科や異なるフロアの事例でも、施設内で起こった事故は“きちんと把握・共有したい”という職員たちの強い要望がありました。そこで、部門間の回覧文書や配布文書を共有しやすい環境もあわせて提供したかったのです。

── 会議資料の量もたいへん多かったそうですね。

たとえば新規にご入所いただく際には、受入体制を整えるため事前に入所判定会議を行います。その際、入所者の身体状態、病院資料、ご家族や経済状況といったすべての専門資料を医師やケースワーカーなど参加者全員に出力し膨大な量になっていました。
実際には専門領域外の資料は事前に閲覧しておけばよく、グループウェアの事前共有で一気にペーパーレス化できると考えました。資料には入所者の個人情報も記載されていますので、情報保護の観点からも紙の資料で残さない方が望ましいと判断しました。
他にも一度目を通せば済むようなあらゆる情報がすべてプリントアウトされ、リサイクルにも相応のコストがかかっていたため、グループウェアの導入を検討したのです。

── グループウェアの製品選定はどのように行われましたか？

日ごろネットワークやOA関連でお世話になっているリコージャパン(株)さんに相談したらdesknet's NEOクラウド版を奨めてくださいました。試用感も良かったので、さっそく各担当部署の職員を集めてデモを実施しました。「これなら使いやすい！導入後の施設内での活用・展開もイメージできる」との賛同を得られ導入を決定しました。

── desknet's NEOクラウド版 採用の決め手となったのは何ですか？

実際に活用する現場の職員に好評だったこと。クラウドならイニシャルコストがかからず導入しやすかったことでしょうか。事務局と兼務している私にも運用負担がかかりませんし、介護ソフトをクラウドで運用してきた経緯もあり、リコーさんも当院の実情にふさわしい製品としてdesknet's NEOクラウド版を提案してくださったのだと思います。1ユーザーあたりのコストも抑制でき、運用費も適切だと満足しています。

── 導入時に講習会などは実施しましたか？

導入前に実施したデモのみで、これといった利用促進活動は行いませんでした。ベテラン職員の中にはパソコンがちょっと苦手という方もいるのですが、同じ部署のメンバーが操作アドバイスや入力のサポートを行い、次第に全職員に浸透していきました。

── 課題だったアクシデントの共有はどのような手法で行われていますか？

まずアクシデント、インシデントの事案が起こった場合はすぐに[伝言・所在]で共有します。その後、重大な案件で、今後の事故防止のために会議などで検証が必要な事案はさらに[回覧・レポート]で、事故当時の状況や職員の証言、事故後のケアの対応やご家族とのやりとりの記録など、くわしい報告書や関連資料とあわせて共有し、原因究明や事故防止のための協議を行うようにしています。

── ヒヤリハットの共有に[伝言・所在]を採用した経緯とは？

かつて緊急事案は「迅速な伝達･共有」を最優先に、A5サイズの用紙に必要最小限の記述でシンプルに記録していました。その手法をそのままdesknet's NEOに置き換えたのです。
[伝言・所在]なら手早く入力でき、職員に負担をかけずに直近で起こった事案を記録し、迅速かつ正確に共有するのに最適です。職員の評判も良く、今ではシフトで現場に入ると、まず[伝言・所在]をチェックするという習慣が定着しています。

── 現場の“気になる”情報は、紙の時代よりアップしやすくなったのでしょうか？

明らかに情報件数は増えています。中には事務方の私から見ると「こんなに些細なことまで？」と思われるような細かい指摘もあるのですが、そこには現場をよく知る職員だからこそ敏感に共有し合える気づきや危機意識が働いていると思うんです。事故を予測し回避するための啓発や事故予防につながる情報も多く集まるようになりました。

── その他のご利用機能、ペーパーレス化についてはいかがでしょうか？

数値化して検証していませんが、各種報告書や会議資料をdesknet's NEOで共有する事によって確実にペーパーレスは進んでいます。最近は[ワークフロー]を新たに使いはじめ、起案書や行政に提出する各種調査書類の改訂時に各課の承認を得るためにも活用しています。

── 最後にdesknet's NEO導入によって得られた変化や効果について教えて下さい。

アクシデント、インシデントは本来あってはならない、隠してしまいたくなるようなことです。それを、あえて全員で共有して、夜間であろうが休みの日であろうが、desknet's NEOを見ればわかるということが職員からも高く評価されています。すでに「ヒヤリハットはdesknet's NEOへ！」という意識が全職員に浸透していると思います。
また、介護の現場は、勤務時間内はほとんど入居者や利用者様と向きあって仕事をしているので、事務作業や会議が時間外になってしまう事が多いのです。
議事録を見ると、中には報告を上げるだけの会議もあり[電子会議室]を上手に活用すれば職員にもゆとりができると考えています。
今後は、desknet's NEOを上手に活用することで超過勤務をなくし、職員が定時できちんと帰宅し休息がとれるような環境の整備を進めていきたいと思います。
それが、職員を守り、介護の質を高める上でも大切な事ですから。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。