社会福祉法人 聖隷福祉事業団
様の導入事例

社会福祉法人 聖隷福祉事業団様は、保健・医療・福祉・介護サービス事業に取り組む非営利組織の社会福祉法人です。

昭和初期、当時治療法もなく感染への恐れから行き場のない結核の患者さんを多数受け入れた療養所が病院へと発展。現在では静岡県最大規模の病院として最先端医療をになう「聖隷三方原病院」「聖隷浜松病院」をはじめ、健診センター、特別養護老人ホーム、障害者施設、在宅サービス、有料老人ホームなど医療･福祉関連の142施設289事業を運営。職員数1万3,500名を超える大組織です。

それまでは各施設ごとに個別に運用していたグループウェアですが、保健・医療・福祉・介護サービス事業の事業間連携強化を目的に、グループウェアをdesknet's NEOにリプレイス。全組織・施設の情報共有環境を整備し、今まで以上に質の高い医療･福祉サービスの提供を目指しています。

── 以前の情報共有の状況について教えて下さい。

以前は職員数100人を超える中規模以上の施設を中心に、個別にグループウェアを導入していました。当時採用していたのはdesknet's NEOの競合製品でしたが、運用は施設ごと独自にサーバーを保有・管理し、活用手法もバラバラで、施設間の情報共有や連携が難しい状態でした。

── そこでグループウェアを統合しようという気運が高まったのですね。

グループウェアを組織全体で統合して欲しいという熱心な要望は、多くのユーザーから上がっていました。聖隷福祉事業団では、施設ごとの優れた取り組みを全組織に活かすという目的もあって、幹部職員や役職者の施設間異動が積極的に行われます。
より多くの現場を体験することで地域ごとの医療・福祉の課題も肌で感じられますし、その地道な積み重ねがケアやサービスの質的向上につながっているからです。

異動先の環境が変わり、それまでの情報がまったく使えなくなってしまうのは業務面でも非効率ですし、積み重ねてきた貴重なナレッジやノウハウも途絶してしまいます。
しかも1万3,000人規模の大組織になると、職員が連絡を取りあうにも「現在どの施設に勤務しているか」瞬時に分からない事も実際にありますから。
そのような中「グループウェアをもっと活用したい」「全組織横断的な活用を可能に」という潜在的なニーズが見えてきて、製品そのものを見直すことになったのです。

── リプレイスに際して組織全体の目標や活用イメージはありましたか？

ご存じのように医療、特に福祉の現場は常に人材不足に悩まされています。そのような厳しい現状の中で、サービスの質や生産性を高めるうえでも現場のコミュニケーションを支えるICTの活用が大変重視されています。
一般企業ならトップダウンでシステムの入れ替えなどを行っているかと思いますが、常に現場が優先される医療・福祉のプロフェッショナル集団である私どもの職員には、ICTの活用でメリットがあることを示す必要があります。個々に培った優れた知識や経験の共有が提供するサービスの質を高め、チーム力の向上につながる事を体感して欲しいと思いました。

── リプレイスにむけて、製品検討はどのように行われましたか？

それまで使っていた製品と、さらに別のパッケージ製品、desknet's NEOの3製品を検討しました。実際に複数の施設のスタッフにモニターとして各製品を使用していただき、最も使いやすい製品としてdesknet's NEOが選ばれました。以前の製品に慣れていた職員たちも「違和感なく移行できる」とのことで、採用を決定しました。

── その他、desknet's NEO採用の決め手となったのは何ですか？

やはりコストですね。将来的には全組織2万人規模までの職員数の増加を想定していましたから。試算の結果いちばん優位なのがdesknet's NEOでした。あとはユーザーが実際に試用して評価した使い易さでしょうか。現在、全事業所をWANで結んでいますが、desknet's NEOならシームレスかつ安全に接続環境が整備できます。中には遠隔地の医療・福祉施設もありますが、ネットワーク環境さえ整えればすぐに情報共有でき、将来の事業拡大や施設の新設にも迅速に対応できるメリットは大きいと感じました。

── 導入教育や利用浸透の取り組みについてはいかがですか？

全国に施設があり、ユーザー数も大変多いので導入教育には、[インフォメーション]による告知と[文書管理]による手順書を配布したのみです。desknet's NEOの機能自体はわかりやすいので、操作説明より、[ウェブメール]と社内メールとして活用する[回覧・レポート]との使い分けなど、主に組織内の活用ルールに重点を置きました。
全ユーザーへの一斉導入は難しかったので、当初は今までグループウェアを導入できていなかった小規模な施設を優先して3,000ユーザーからスタートしました。その後、毎年1,000人単位でユーザーを拡大していき、段階をおいてdesknet's NEOにリプレイスしました。
その間、以前の製品も並行運用して、必要なデータはユーザー自身に移行してもらいました。1年近く並行運用期間を設けましたが、desknet's NEOの利用浸透は思いのほか早く、ユーザーも意識しないまま、それまで使っていた製品の並行運用は終了しました。

── 導入後、利用度の変化を実感できた機能はなんですか？

外部とのやりとりには[ウェブメール]。社内メールには[回覧・レポート]を活用するなど、機能を使い分けることで意識的に情報を整理・確認・共有できるようになりました。
たとえば、ある1日のアクセス件数からみると[回覧・レポート15,000件] [インフォーメーション3,000件] [スケジュール2,500件] [ウェブメール7,000件] となっています。社内メールとして活用している[回覧・レポート]の利用度が特に高いのは、利用意図がきちんと理解され、現場のコミュニケーションに重宝されているということです。
すでに導入から10年以上使い続けてきたことで、単なる情報共有にとどまらず、さまざまな業務への改善効果も発揮してくれています。多くの施設が独自の工夫をしながら情報伝達・共有を実践しているようです。

── 特に手応えを感じられた点やdesknet's NEO導入後の効果はいかがでしょうか？

日々忙しい医療・介護の現場における利用率が圧倒的に高いのはうれしい使われ方です。システム障害などでサービスが停止すると短時間で問い合わせが来るほどなんです。多忙な交替勤務でも着実に連絡事項を伝達でき、講習会や勉強会、学会報告や各種資料の閲覧共有など、医療・福祉サービスの向上につながる生きた情報がスタッフ間で共有できています。今後利用ユーザー数もさらに増やしていくつもりです。

── 最後に、今後のご利用展望についてはいかがでしょうか？

非営利の社会福祉法人だからこそ効率性やスピード感が求められます。そのため、グループウェアの活用による生産性の向上は、他の社会福祉法人や医療法人などとの差別化につながります。
desknet's NEOを社会福祉法人として先駆的に導入して組織内の連携を強化できていることは、質の高い医療・福祉を提供するという目的を達成する上でも、私たちの強みになってくれていると思います。今後も経営に役立つ情報基盤として活用を続け、医療と福祉のさまざまな課題に向きあっていきたいと思います。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。