株式会社シーゲートコーポレーション
様の導入事例

株式会社シーゲートコーポレーション様は、広島・呉・水島・徳山・防府の瀬戸内海諸港ならびに北九州、博多をはじめ九州諸港を基盤とする港湾運送業、船舶代理店業、倉庫業、曳船業、艀運送業、貨物利用運送業、通関業、海貨業、陸上運送業などの港湾運送事業、総合物流事業を核とした、サービス業を手がける会社です。

大手海運会社 川崎汽船グループの企業2社の合併によって誕生した同社では、2003年の会社設立と同時にdesknet's NEOを採用し、設立直後の事業統合や企業文化の醸成、社員間の意識共有などに成功しました。

その後も利用度を高めながら、desknet's NEOの各種機能を活用。多用されていたメールの本数を抑制・整理したり、ペーパーレス化などの課題を解決していきました。2015年からはdesknet'sクラウドへの移行も実現し、港湾業務に欠かせない安全管理・品質管理、緊急時対応やチームワークの強化などにご活用いただいています。

── 会社設立と同時に製品をご採用いただきました。その背景について教えてください。

当社は2003年10月に、旧内外運輸（広島市）と旧新東運輸（北九州市）が合併し設立されました。両社とも川崎汽船グループの会社として、それぞれ瀬戸内海地域および九州地域で港湾運送・船舶代理店・曳船・倉庫・海貨・通関などの事業に携わってきました。

グループ企業同士による事業強化が目的の戦略的な合併とはいえ、それぞれに長い歴史があり、実務の流れにも独自の慣習やセオリーが確立されていました。そこで、両社一丸となって新会社の企業文化を作り上げるためにグループウェアを活用することにしたのです。

トップページは全社一丸となりそれぞれの地域社会、わが国、世界により一層貢献できる、より良い会社に成長するよう努め躍進するイメージの思いを込めました。

── 新会社設立時に克服したかった課題とはどのようなものですか？

実務面では、両社ともにあらゆる情報のやりとりがeメールと紙の文書に集中する課題を抱えていました。メールに頼りすぎることで、蓄積された情報を整理・確認しづらくなっていましたし、グループアドレスで送信する回覧も閲覧状況が分からず、誰かが見落としていることがありました。紙文書の利用もまだまだ多く、情報共有に時間がかかるなどの課題がありました。

── 課題改善のために想定したグループウェアの活用イメージとはどのようなものでしたか？

社内の一斉告知なら［インフォメーション］、各種文書・報告書の回覧や共有なら［回覧・レポート］などに振り分け、［設備予約］や［文書管理］などの機能も取り入れながらメール偏重の傾向を改めることでした。

『社内情報の共有はグループウェアで。外部とのやりとりはeメールで』という考え方を基本に情報を整理し、今まで多かった紙の文書も、極力グループウェアで共有できるものにシフトしてペーパーレス化も推進していくつもりでした。

── desknet's NEOご採用の決め手について教えてください。

5製品ほどを比較検討し、desknet's NEOと競合品の2製品が残りました。実は当社と同じ川崎汽船のグループ企業ですでにdesknet's NEOを採用している会社があり、使用感を確認したところ評価も高く、実用上の裏付けがあったため当社でも採用することにしました。

そのほか、「インターフェースがわかりやすかったこと」、「ログイン画面がカスタマイズでき、新会社のロゴを入れて新たなスタートの高揚感を共有できたこと」、「無制限ユーザーで新会社の将来的な発展・人員増にも柔軟に対応できるところ」などが導入の決め手となりました。

── 導入教育はどのように行われましたか？

西日本を中心に8支店・18拠点あり、広島本社から各地に出向いて説明会を実施しました。

desknet's NEOの機能自体はわかりやすいので、操作説明よりは、社外メールとの使い分けや活用ルールなどに重点を置きました。説明会に先駆け、PCやIT習熟度が比較的高いユーザーの所属部署などに事前に試用版を提供しておき、各拠点で指導的立場を担ってもらったこともスムーズな説明と運用開始、全社展開に結びついたと思います。

── その他、ユーザーの利用定着のために行った工夫などはありますか？

ユーザーの混乱を防ぎ、予定していた機能活用に集中できるよう、利用する機能以外は非表示にしています。機能を新たに追加するごとに、公開していく方針をとりました。

── ご利用を通じて、導入前の課題は改善できましたか？

合併・新会社設立と同時にdesknet's NEOで情報を共有することによって、別々の会社から集まった社員同士が、新会社の事業に挑むモチベーションが醸成されました。社員のチームワークや新たな企業文化を育てる基盤になったと思います。

desknet's NEOの各種機能を使い分けることでユーザーが意識的に情報を整理し、メールだけに頼ることもなくなりました。導入から10年以上使い続けてきたことで、現在は情報共有にとどまらない、業務へのさまざまな改善効果も発揮してくれていると思います。

── 業務への改善効果とは、具体的にはどのようなものですか？

［スケジュール］は経営陣も含めて全ユーザーの予定を公開し、会議や打合せ時間また上席者の行動予定も瞬時に確認できるようになった。入力された予定は行動記録として活用し業務改善に役立てています。

［設備予約］では、会議室、社用車、ETCカードなど、事前予約が必要な共有備品について、不要な予約やダブルブッキングがなくなり稼働率が向上しました。利用状況に対して設備が適性か、余剰な社内資産の検証材料にもなり、社用車を1台削減することにも成功しました。

［回覧・レポート］は、港湾荷役などの現場作業を抱える会社にとって重要な安全衛生・品質管理に活用しています。たとえば、貨物破損などの輸送事故が発生した際には、第一報を速やかに経営者、役員、現場の営業が共有して顧客対応に備え、事故後は報告書の社内共有で検証・分析を行い、予防策や業務品質の向上に活かしています。

── 導入から10年。ユーザーから自発的に活用ニーズもあがっていたそうですね。

港の仕事は海が相手です。船の入出港も天候の影響などで予定どおりにはいきません。タグボートで船の入港をサポートし、各種手続きをする船舶代理店業や港湾荷役など24時間体制で対応を迫られるのが港湾業務です。以前はファイルサーバーもイントラネットで運用しており、時には深夜に本社まで出向いて必要な書類を整えることもありました。ユーザーからは「モバイル対応や自宅からのアクセスも可能にして欲しい」という声があがっていました。

── それがdesknet'sクラウドへの移行につながったのですね。

以前のオンプレミスによる運用よりコストは抑制できましたし、運用・管理面での負担がなくなり、サーバーの移行で災害時の危機管理体制も整えられました。当然クラウドは多くのユーザーに歓迎され、現在では必要な書類をキャビネットで管理して、自宅から直接港に出向くことも可能になり、不要な待機時間がなくなりました。新たに［伝言・所在］の活用も始まり、出先でも通知メールで確認し迅速な対応が可能となりました。紙では帰社するまで確認できないし、情報管理及び情報漏洩の観点からメモを机上に残さない対応も可能となりました。

ユーザーから自発的に「desknet’s NEOをこう使いたい」と要望があがるとともに、情報共有を通してチームワークも強化されました。着実に、利用度も進化しているのかもしれませんね。