株式会社スカイアーチネットワークス
様の導入事例

スカイアーチネットワークス様は、企業向けサーバーシステムの管理を手がけている企業です。単にサーバーを監視するだけでなく、設計から構築、保守・管理までの全サービス（フルマネージドサービス）を提供しています。ひと言でいえば「サーバー管理人（サバカン）」。顧客企業を支えるため、一見地味ですが、とても重要な役割を果たしています。

最大の強みは「きめ細やかさ」。画一的なメニューを用意しがちな大手に比べ、柔軟で、小回りのきいた提案ができる点が魅力です。顧客企業のために考え抜き、最もマッチしたサービスを提案する企業姿勢を貫いています。

2015年2月、宮城県石巻市の水産加工会社と協力し、オリジナル缶詰「サーバー屋のサバ缶」を発売。価格は380円、売上額の38％を東日本大震災の被災地に寄付しています。「サーバー」にこだわりながら顧客のビジネスを加速させ、同時に、社会のコミュニケーションを豊かにすることを目指しているのです。

2001年の創業からわずかな期間で、同社は急成長を遂げました。その中で従業員間のスケジュール共有が煩雑になり、2008年にdesknet'sの前バージョン「desknet's」を導入。その後、無料のグループウェアに移行したこともありましたが、2011年から再び、desknet's NEOを使うようになったそうです。

── 2008年にdesknet'sを導入したのはなぜですか？

メンバー同士のスケジュール共有が大変になったことが、導入のきっかけです。創業から数年で当社は急成長し、従業員数も増加。そのため、一緒に働いている上司や同僚がどんな日程で動いているのか、互いに把握しづらくなっていたのです。また、14時からの会議を「4時スタート」だと勘違いするなど、スケジュール管理の凡ミスも目につきました。そこでグループウェアを使い、皆のスケジュールを効率よく管理しようということになったのです。

── 導入前に試用はされたのですか？

はい、無料のグループウェアも含め、試用版を4～5種類使ってみました。何しろ、当社は「サバカン」。サーバーは、社内にゴロゴロ転がっています（笑）。それらにインストールし、実際に試してみた中で、当社に一番合っていたのがdesknet'sでした。
また、当社のお客さまには、サーバー上でグループウェアを動かしているところがたくさんあります。そうしたお客さまから、desknet'sの使いやすさを伺う機会も多かったですね。

── 2010年、別のフリーウェアに切り替えたご事情は？

あるお客さまから、無料グループウェアに関連した提案を求められました。そのグループウェアは、当時の当社にとってあまりなじみがないものだったのです。自分たちで実際に使い勝手を知っておかないと、いい提案などできない。そう考え、全社で導入してチェックすることにしました。

── そのグループウェアには、何か問題があったのですか？

一般ユーザーのカスタマイズ性があまりに高いことが難点でした。当社は技術者の集団。各自がいろいろな機能を追加し、自分なりのポータル画面を作ってしまったのです。そのうち、本来用意されていたはずの機能が使えなくなり、私のところに相談が寄せられるという流れ（笑）。どんな操作を経て機能が使用不可能になったのか分からないため、対処には時間がかかりましたね。
グループウェアは、全メンバーが同じ情報・ユーザーインターフェイスを共有するからこそ、効果を発揮します。今のまま、皆が勝手にカスタマイズしたグループウェアを使うのは良くない。当時は、そんな課題を感じていました。

── もう一度desknet'sを導入した決め手は何だったのでしょう？

東日本大震災です。以前使っていたグループウェアには、安否確認機能がありませんでした。そこで震災当時、当社はツイッターやメール、電話で従業員と連絡を取り、ホワイトボードで集計する形で安否確認をする羽目になったのです。
当日、営業部門はお客さまからの問い合わせにかかりきり。技術部門は、サーバーがきちんと動いているか確認するので大忙しでした。そのため、安否確認の作業ができるのは、各部門のマネージャーや管理部門のスタッフなど限られたメンバーだけ。全従業員の安全が確認できるまで、かなりの手間がかかりましたね。そこで、将来に備え、安否確認機能のあるグループウェアに入れ替えようということになったのです。

── グループウェアと別に安否確認システムを導入することは検討しましたか？

いいえ。実は震災当時も、社内開発の安否確認システムが存在していたのです。ところが、実際に災害が起きなければ、こうしたシステムを意識することはありません。いつの間にか、皆が古いメールアドレスのまま更新を怠ったり、新入社員がメールアドレスを登録し忘れたりしていたのです。その結果、震災時には十分活用できませんでした。
一方、グループウェアは毎日使うものです。ここに安否確認機能が統合されていれば、メンテナンスも行き届くはずだと考えました。

── 従業員の連絡先は、現在どうやってメンテナンスしているのでしょう？

住所や連絡先メールアドレスなどが変わったら、必ず変更届を出してもらうことにしました。また、半年に一度くらいにテスト送信を行い、連絡がつかなかった人に注意を促しています。

── desknet’s NEOを導入する際、他のサービスは検討されましたか？

しませんでした。希望していた安否確認機能があること。desknet's導入時に50ライセンス分を購入しており、安価にdesknet's NEOへの移行が可能だったこと。そして、従業員が使い慣れていることから、すんなりと導入を決めました。

── 現在、desknet's NEOは貴社にどんな効果をもたらしていますか？

スケジュール管理は、もはや手放せません。また、社内マニュアルなどを「文書管理」機能で共有したため、分からないことがすぐに調べられるようになりました。新人が申請書などを出すときに戸惑ってしまうことも、以前より少なくなったと思います。
そして、意外に大きいメリットが、社内コミュニケーションの活性化ですね。当社では、好きなことをつぶやける「ネオツイ」を利用し、「近所でいい歯医者知らない？」「ゴルフのうまいヤツって誰？」といった何気ない会話を交わすことで、社内の壁を打ち払えればと思っています。また、自社で「各自の入社記念日が分かるモジュール」を開発し、ポータル画面に表示させるようにしました。これも社内交流に一役買っています。

── なぜ「入社記念日が分かるモジュール」を作ったのですか？

「おめでとう」と声を掛け合うことで、社内コミュニケーションのきっかけが増えると考えたからです。応用編として、「顧客企業の創立記念日が分かるモジュール」も開発しましたよ。こちらは、「創立記念日、おめでとうございます！ところで、何か困っていることはございますか？」など、営業担当者がお客さまに連絡をする際の話題作りに役立っています。さらに、業界の最新ニュースや技術動向を集めやすくするための「ニュース・ポータル」や、社内でおきた「ヒヤリ・ハット事例」を一覧できるページを開設するなど、自分たちでいろいろな機能を追加しています。

── アンケート機能を上手に活用しているそうですね？

はい。以前はメールを使って社内アンケートを取っていたのですが、そのときは回答者がとても少なかったのです。そこで今は、desknet's NEOのアンケート機能を使用。その際、「回答者を匿名とする」のチェックをわざと外し、誰が答えたか一目でわかるようにしました。恐らく、「私も答えないとマズい」という意識が働きやすくなったのでしょう（笑）、回答率はグンと上がりました。

── 今後、desknet's NEOに欲しい機能はありますか？

期待しているのは、飲み会などの予定を調整できる機能ですね。今のdesknet's NEOでは、プライベートのスケジュールが入力できません。でも、仕事の打ち上げや社内飲み会などの日程調整にdesknet's NEOを使えたら便利ですね。
それから、安否確認に改良をお願いしたいです。実は当社では、非常時に自宅で勤務できる態勢を整えています。そのため、インフルエンザの流行や台風の接近時などにも、安否確認機能を使って従業員に連絡し、自宅作業を指示することがあります。ところが、今はテンプレート形式でメッセージを送る形式なので、どうしても「不要なメッセージ」がついてしまうんですよね。もう少し、自由な形式でメッセージが送れると嬉しいです。

── この先、使ってみたい機能はありますか？

ワークフロー機能は、いずれ活用したいですね。経営陣の中には、出張がちな人もいます。そのため、外出先で申請・決裁ができれば便利でしょう。
当社の全従業員には、「出社したらdesknet's NEOを見る」という習慣が根付いています。ですから、そこで多くの情報を取れるよう工夫し、さらに使いやすくしていきたいですね。