学校法人 神奈川大学
様の導入事例

学校法人 神奈川大学様は、最新の教育設備が整備された、横浜、湘南ひらつか、中山（附属中・高等学校）の3つのキャンパスに合計約2万人の学生生徒が学ぶ総合大学です。
それぞれ広大な敷地を有し、あわせて30以上の校舎がある同校では、離れたキャンパスを相互にむすび、全ユーザーのスケジュール管理や会議室の予約管理を効率化するために2004年よりdesknet's NEOを活用してきました。700ユーザーの情報管理を効率化した学校法人 神奈川大学様の事例をご紹介します。

── スタンダードのころよりdesknet'sをご利用いただいてきました。

desknet'sのスタンダード版を採用したのが2004年ですから、かれこれ10年になりますね。3カ所に分かれたキャンパスに30カ所以上の校舎が点在する本学には、会議室などの利用管理や全職員のスケジュール調整を効率良く行えるシステムが必要でした。
かつては大手電機メーカーのシステムを利用していた事もあったのですが、サーバー更新を機により使いやすいシステムの必要性を感じて、グループウェアの導入を検討していました。当初は他の製品をテスト運用していたのですが、機能面では望んでいた要件にあわない部分も多く、各種グループウェア製品を再検討しました。最も重視していた会議室予約で特定のユーザーグループのアクセス権管理などがしやすいこと、400ユーザー*におけるコストパフォーマンス、各種機能の使いやすさなどを評価して、複数の製品の中から当時採用したのがdesknet'sだったのです。

desknet'sスタンダード版の評価点
・運用管理がしやすい
・利用条件に適したアクセス権設定が可能
・400ユーザー*利用時のコストパフォーマンス

*2004年当時。現在700ユーザーで利用

── 2014年desknet's NEOへ移行していただきました。

desknet'sの機能は使いやすく、すでにユーザーの利用も定着していましたし、製品への不満の声などもありませんでした。ユーザーの中には1年先のスケジュールまで予定を管理しているケースもあり、他製品へのリプレイスなどは考えず自然な流れでdesknet's NEOへの移行を決定しました。
以前よりユーザーのIT習熟度も高まり、desknet's で「実現したいこと」や「こう使いたい」といったニーズが多様化し、レベルアップしていました。スタンダード版のころはサーバーのロケーションから情報共有の利用範囲を学内に限定しており、モバイルへの対応は難しかったのですが、最近は「desknet'sをモバイルデバイスで活用したい」という要望が一部の熱心なユーザーからあがっていました。将来的にスタンダード版のサポート期限（2016年12月末日）も訪れますし、ちょうどサーバーの更新時期にもさしかかっていましたので、すべてのタイミングをあわせてdesknet's NEOへの移行を決定しました。
desknet's NEOはタブレットやスマートフォンとの親和性も高く、モバイルでの使いやすさも向上していましたので、学外からもdesknet's NEOにアクセスできるようにしました。

desknet's NEOの評価ポイント
・将来的なユーザー増にもコスト負担が増大しない
・モバイルデバイスでの使いやすさ
・主要利用機能[設備予約]への新機能の追加
・インターフェースや操作感がさらに向上している

── desknet's NEO移行の際、ご苦労なさった点はありましたか？

まずネオジャパンのサイトからダウンロードしたマニュアルを参考に構築計画を立てました。事前に気になる点はサポートに問合わせておきましたし、移行説明会に参加して何通りかの移行手法について事前説明を受けました。今回は新しいサーバーに旧スタンダード版のフルバックアップデータを入れて、新サーバー内でコンバートする手法をとりましたが、コンバージョンツールによる移行作業に手間取ることはありませんでした。desknet'sはフォルダを丸ごとコピーすればバックアップが取れるシンプルな構造なので作業も楽でした。［スケジュール］と［設備予約］が主要な利用機能でメールデータがなかったので、データの移行も1時間程度で完了しました。

── 移行に際してユーザーへの事前告知はどのように行われましたか？

新人研修ではdesknet's NEOの説明を行いますが、既存ユーザーである職員にはネオジャパンのマニュアルをわかりやすく再編集してPDF化し、desknet'sで事前に共有しておきました。700ユーザーともなれば、IT習熟度に大きな開きがあるのですが、わかりやすいツールですからユーザーから戸惑いの声があがるようなことはありませんでした。

── 利用機能を意識的に絞り込んでご活用いただいているようです。

3つに分かれているキャンパスの会議室などの予約管理とスケジュール共有が活用の主目的であることは、desknet's NEOに移行しても大きく変わりません。本学では他にも複数のシステムを併用しているので、豊富な機能をリリースしてもユーザーが混乱しますし、［スケジュール］［設備予約］が主要機能としてフル活用されれば導入目的を達成できていると考えています。「機能を絞り込んでより深く活用する」という考え方ですね。実際にアクセス数を集計すると利用数のほとんどが2機能に集中しています。
とはいえ、ユーザーや各部署内では使いたい機能を自発的に使っているケースはありますし、そこは自由に活用して欲しいと思っています。たとえばdesknet's NEOに新たに追加された［ネオツイ］などもユーザーが自然に使いはじめています。

インターフェースの改善やドラッグ&ドロップの活用などで、使用感が向上。特に設備予約に関しては新機能が追加され、使用感・利用度がともに向上している。

── desknet's NEOへの移行で大きな変化はございましたか？

全般的な操作性はかなり高まったと実感しています。予約を入れる際にもクリック総数が以前より少なくて済み、より手早く入力できるようになりました。インターフェースの改善と同時に各種機能の反応も良く快適になりましたね。利用の中心となる［設備予約］も、空き状況検索やグループ分けの機能が充実しています。
desknet's NEOからモバイル・デバイスの活用が始まり便利さを実感しているユーザーも多いですが、一方で個々のユーザーが活用しているスケジューラーやカレンダーとの連携を望む声もあがっています。すべての要望を製品に反映させることは難しいですが、今後も進化を止めずに「使いやすさ」を追求して欲しいですね。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。