フォルテック 一級建築士事務所
様の導入事例

フォルテック一級建築士事務所様は、2016年設立20周年を迎える建築構造設計の専門企業。住宅、店舗、公共施設など多様な建築物の建築構造計画と構造設計を主業務に、リノベーション物件の耐震診断・耐震補強設計、個人施主による住宅のインスペクション（建物状況調査）などのニーズに応えています。desknet's NEOは、設計や解析など高度な専門分野のチームワークを支えるだけではなく、社員の自発的アイデアによる「フォルテック流」の活用術で経営や業務のイノベーションにも貢献。社員一人ひとりのパフォーマンスを最大限引き出し、パワフルなグループワークを実現しています。

── グループウェア導入のきっかけについてお聞かせください。

少人数の建築構造設計の事務所として、以前は一人ですべての設計業務を担当するスタイルでしたが、受注件数も増えスタッフが10名を超えるころから、作業の効率化や品質管理がしやすいチームによる設計業務に移行しました。
複数の社員間による実務上の情報や確認･報告などのやりとりも必然的に増えていき、コミュニケーション・スタイルの変革に迫られていました。

── 具体的にはどのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

スタッフのスケジュール管理に、代表的な表計算やデータベースのソフトを利用したり、スモールビジネス用に開発された無料アプリを導入したのですが、社員数の増加とともに思うような管理もできなくなっていきました。
さらに、利用ルールも定めないまま業務指示や情報伝達には口頭でのやりとりや紙の付せん、メモなどが混在していて、情報が分散されていました。チームワークを高め、質の高い仕事をする上でも、よりスマートな情報共有の必要に迫られていたんです。

── グループウェアでねらった効果や改善したかった課題はなんですか？

複数のアプリや手法に分散していた情報をまとめ、社内の連絡やコミュニケーションを包括的にサポートしてくれるツールを探しました。どんな手法がいいか悩んでいたところ、ある方が「グループウェアというツールがあるようですよ」と教えてくれたのです。
さっそくdesknet's NEOを含め代表的な３製品を検討することにしました。
製品を選定する上で、私たちが重視したのは、次の3点でした。

「簡単・手軽に使え、誰もがスムーズに無理なく使い始められること」
「スケジュールのインターフェイスや操作感が以前のツールに近く、社員が違和感なく移行できるもの」
「フリーウェアや独自の工夫で情報共有をまかなってきたので、イニシャル＆ランニング費用をできるだけ抑えられ、優れたコストパフォーマンスのもの」

── desknet's NEOご採用の決め手はなんですか？

[スケジュール]の見やすさと使いやすさ、コストパフォーマンスですね。
仕事を受注すると、担当スタッフはスケジュールを一括管理して共有します。複数のプロジェクトが並行して進行するので、スケジュール管理は最も重要で、インターフェイスや使いやすさにはこだわりました。
desknet's NEOの[スケジュール]は全員の一覧や週５日表示の画面が見やすく、各社員のスケジュールがひと目で確認できるのが好印象でした。スケジュール入力や修正も手早く快適に行えました。誰もが直感的に操作でき、カスタマイズすることなく業務に合わせて活用できる点などを総合的に評価して、desknet's NEOを採用しました。

── 業務への導入・社内教育はどのように行われましたか？

まず業務で影響力を発揮する4名のキーマンを立てました。
desknet's NEOを実際に試しながら社員に先駆け習熟してもらい、各機能を実務にどのように活用していくか、業務との整合性や効率敵な活用手法を探っていきました。
その様子は社内でもオープンにしていましたし、社内の情報共有にdesknet's NEOが導入されることが社員にも浸透し、活用しよう! という気運も高まったと思います。
およそ1カ月ほどの準備期間を経て、全社員を集め社内セミナーを開催しました。
実際に使えばすぐに慣れるのは予測できたので、desknet's NEOの導入目的や意義に重点を置き、プロジェクターで画面を投影しながら、各機能の業務への活用方法や仕事の流れがどのように改善されるのか、そのねらいと効果を説明・共有しました。

── 導入後手応えや成果を感じた機能はなんですか？

やはり、導入前に最も期待を寄せていた[スケジュール]ですね。
新規案件が決まったらプロジェクト・リーダーがチームを編成し、業務の差配、予定入力を行い、スケジュール登録があった時点で、担当スタッフにメールで通知されます。プロジェクトの進行状況が、ひと目で分かるようにクライアントや作業種別に応じたアイコンを用意し、休日、外出、出張などの個人予定はスタッフ自身が必ず登録するルールを徹底。全員の予定がすぐ把握でき、急な会議も迅速に設定できるようになりました。
はじめは「休日は堂々と入れにくい」という声もあったのですが、事前に予定を周知することで、お互いに休暇を取りやすくする気配りも生まれました。新婚旅行での長期休暇への配慮や有給の消化率を高めるなど、業務以外でのうれしい効果も得られています。

── 当初より[プロジェクト管理]も連携してご活用なさっていたそうですね。

スケジュールと紐付けて[プロジェクト管理]も連携してフル活用しています。スケジュール画面にあるURLをクリックするとプロジェクト管理画面が呼び出され、進捗の登録や報告をシームレスに行っています。
進捗管理は、受注から納品まで7つのマイルストーンからなり、1案件に平均6名ぐらいが関わり、全員が日々の進捗率を必ず記入しています。状況ごとに細かくマニュアル化されているため、新入社員も迷わず標準化された基準で自主管理できています。
プロジェクトの進捗状況がすぐ把握でき、社員の仕事量も公正に判断できるので、特定の社員に負荷が偏ることも予防できます。[スケジュール] と[プロジェクト管理]を介して仕事が配分されていることが、社員の安心にもつながっているようです。
現在では20名で、年間約300棟を超えるプロジェクトを手がけるまでになりました。

── ヒヤリハットの予防にも役立てていただいているとか。

[電子会議室]によるインシデント管理ですね。朝の会議で報告された案件をフィードバックするほか、細かい情報や小さな気づきが抑止効果につながるので、匿名投稿の機能を活かして不安や危険要因を発信しやすくしています。個人の責任にするのではなく、会社全体の問題として共有・記録し、過去の記録を見返すことを大切にしています。

── ほかにも建築設計事務所ならではの活用方法はありますか？

建築基準法に基づき、建築設計図書は15年間の保管義務があります。紙原本は膨大な量で管理に多大なコストがかかるため当社ではすべてを電子化しています。国の指針に合わせ厳密なルールに基づきデータ化するものなので、プロジェクトの進捗率が100％に達したら、必ず経理からプロジェクトリーダーに期日を伝え、[ワークフロー]の決められた手順で期日どおりにデータ化・保存することを徹底しています。

── desknet's NEO導入後の効果についてお聞かせください？

コミュニケーション・ツールがdesknet's NEOに集約されたことで、当初悩んでいた課題はすぐに解決され、社内コミュニケーションは活性化されました。
社員数も倍の20名となり、当社も20周年の大きな変革期を迎えました。社員の能力やパフォーマンスを最大化して、お客様のご要望にさらに的確にお応えできるよう、組織や社内体制の改革、環境整備などに取り組んでいる真っ最中です。
そのような中、desknet's NEOは業務の課題や悩みを解決するツールから、社員の意識やアイデア、モチベーションを共有するツールへと進化し、わが社のイノベーションのコアとなってくれました。desknet's NEOが、会社の成熟を後押ししてくれたのです。

── イノベーションに挑む会社にふさわしい、斬新かつ快適なオフィスですね。

フラットな人間関係を尊重すると共に、一人ひとりが仕事に集中できるような執務空間で、現場のコミュニケーションを活かしたクオリティの高い仕事を持続できるオフィスをめざしました。どこかdesknet's NEOの考え方にも通じるものがありますよね。
実は、働き方の新しいスタイルを感じ取っていただくために、会議室をレンタルしたり他業種の方をここに招いて『フォルテックツアー』という会社見学会を開いているのですが、そこでもdesknet's NEOをご紹介しています。
多様な業種の方が「なるほど。こんな活用法もあるのか」と声をあげ評判も上々です。
これからも自由な発想で、desknet's NEOを使いこなしていきたいと思います。

── 本日は、たいへん刺激的なお話をありがとうございました。