水島機工株式会社
様の導入事例

業種自動車部品等の製造
ユーザー数120ユーザー
利用形態パッケージ版

desknet'sの導入により情報の一元管理が、間接業務のスピードアップに大きく貢献

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導入の主目的

メール、スケジュールなど、ばらばらで運用している各種業務を統合し、情報も一元管理し、業務効率向上を図ろうとした。

・スケジュールは各事務所のホワイトボードに記入されており、
・その場に行かないとその人の予定が分からない
・会議室は部屋に行かないとその日の予定が分からない
・回覧は書類で行っており情報が最後の人まで届くのに大変時間がかかる
・備品購入は紙で行っており最終認可まで大変時間がかかる

…など、その場に行かないと分からない、情報伝達スピードが遅いということが多かった。また、当時は情報化に対する意識も理解もなく、この改善を通じて情報化の意識を高めていこうと考えていた。

製品決定

高度なITスキルを必要としないWEB型グループウェアの導入を検討。数ある他社製品を比較し「使いやすさ」「サポート体制」「価格」からdesknet'sを採用。

［製品採用］
管理の容易なASP/SaaS型での導入も検討したが、製品に関する技術情報などを取り扱うことからセキュリティ面を柔軟に対応できるパッケージ導入を採用。無償を含めた数あるWEB型グループウェアの試用版をインストールして操作感などを細かく比較し、各機能の統一されたインタフェースによる使いやすさ、サポート体制、低価格での導入が可能となるdesknet'sを採用した。

［desknet's採用の決め手］
1. 専門知識がなくても導入・メンテナンスが容易
2. パソコンに不慣れでもすぐに馴染める使いやすさ
3. 定期的なバージョンアップがあること
4. サポート体制が整っている安心感
5. 圧倒的な低価格

導入効果

「スケジュール」により、IDを持つ全ての従業員の予定がすぐに把握。「ワークフロー」「回覧レポート」で確認作業のスピードが大幅にアップ。「電子会議室」での各部の情報公開から、迅速な状況把握と対策を実現。SSLアプライアンス製品との組み合わせで外部からも迅速な情報共有。

[導入浸透]
トップダウンにより、これまでの情報共有手段の廃止を指示。当初はdesknet'sの必要性を感じず反対する従業員も多かった。まずは「スケジュール」「設備予約」「ウェブメール」で利用を開始。少しずつ機能を追加し、着実に使いこなせるよう説明にも力をいれた。反対していた従業員も徐々に便利さを感じ、僅か1ヶ月程で使いこなせるようになった。新たな機能はIT部門が先行して使用し、良ければ社内に展開している。

[導入効果]
desknet'sの導入により、狙いとしていた「情報の一元化の大切さ」に従業員が理解を示してくれるようになった。情報の一元管理が間接業務のスピードアップに大きく貢献している。SSLアプライアンスを組み合わせ、外部アクセスにも対応。外出先からもセキュアな環境で情報共有が迅速に進められている。

desknet's導入を機会に情報化も強力に推進しており、書類で電子化できるものは片っ端から電子化し、必要あればdesknet's上で管理をしている。着実な活動の結果各自の机に山積みされていたプリントや本などは大幅に削減された。

今後も引き続き現状に満足せず見たい情報がすぐに見れる環境を追及し、SNSなども視野に入れ社内コミュニケーションの活発化を図っていきたいと考えている。

以下の使用機能のほか、今後はアンケート機能の活用も視野に入れている。

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ご活用中の機能と使い方

スケジュール

外出の予定や社内での打ち合わせの共有に活用。 Googleカレンダー連携でプライベートの予定も併せて確認し、一括の管理で更に効率よく活用しているメンバーもいる。また、iPhoneとのiCal連携により外出時での予定調整にも貢献。
設備予約

スケジュールとの連携で会議室の利用や、プロジェクタなどの備品も管理。
ウェブメール

導入前までメールは各自でoutlookを利用。バックアップなども各自で対応しており、不具合があった場合の処置が非常に手間取っていたが、移行後はデータが一元管理でき、端末依存せずいつでもどのパソコンからも利用できるメリットが大きい。
インフォメーション

システムメンテナンスなどの周知事項に活用。
伝言・所在

不在電話での伝言に活用。突然の休暇の報告にも活用。
回覧・レポート

品質情報や、コメントがありそうな場合の連絡に活用。導入前は紙で回覧をしており、拠点に届かないまま紛失してしまう場面もあったが、現在は迅速・確実な伝達を実現。
電子会議室

消耗品の使用状況の定期報告、残業状況の定期報告などを各部門から発信。他部署の状況が見えるようになり、その後の改善対策も迅速に行えるようになった。
文書管理

社内規定など、あとから見る機会がありそうなものを共有。
ワークフロー

備品の購入などの作業依頼に活用。経費管理者を申請ルートの最後に含め、予算の使用状況も併せて把握ができるようになった。過去の申請を「複写して新規作成」することで申請業務のスピードアップに大きく貢献。

desknet's利用環境

製品名: desknet'sスタンダード版
ユーザー数: 120ユーザー
導入時期: 2008年

事業概要

会社名: 水島機工株式会社
所在地: 岡山県倉敷市
設立: 1953（昭和28）年4月
従業員数: 271名
事業内容: エンジンやサスペンションなどの自動車部品メーカー。
加工方法が多様に対応できるのが大きな特色で、国内外でビジネスを展開している。《チャレンジ精神に充ち溢れ、つねに「次の感動」を期待させる企業》をビジョンとし、常に、新しいことにチャレンジしています。

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デスクネッツの導入をサポートしたのはこの会社です。

株式会社両備システムイノベーションズ

http://www.ryobi-si.jp/

両備システムイノベーションズは、お客様のビジネス・イノベーションに向けて、IＴ技術の融合を図りながら、総合的なコンサルティングを提案いたします。これまで、「ＩＴ（情報技術）」とは、ビジネスを合理化する為の道具でありましたが、これからは、人の意識と行動やプロセスを改善し、最適なＩＴ活用を継続的に繰り返すことで、革新を進めていかなければなりません。
お客様が次のステップを踏み出すとき、そのお手伝いを私たちは、積極的にご提案いたします。

お問合せ先：
西部営業所

TEL：086-475-0905

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