アサミ情報システム株式会社
様の導入事例
AppSuiteで全社員がひと目で見える収支管理を実現。
月130時間の業務時間、年間9600枚の紙を削減！
全国のガス事業者向けにガス設備の地図管理システムを開発し、サービスを提供するアサミ情報システム株式会社様。国土交通省が主導する日本全国の都市の3Dモデル化プロジェクトである「PLATEAU（プラトー）」プロジェクトにも参画し、日本中の都市の3Dモデル化・オープンデータ化も進めています。そんな同社では2011年にスケジュールの可視化・共有を目的にdesknet's NEOを導入。その後、DX推進の一環として、2020年にAppSuiteを活用してリアルタイムで全社員が収支確認できる仕組みを作り上げました。社員の利益に対する意識を変えたAppSuite・desknet's NEOの活用法について話を伺いました。
＜お話を伺った方＞
各部署に回覧していた複写伝票での案件管理をシステム化し、
管理・集計の手間をなくしたかった。
全国のガス事業者向けにガス設備の地図管理システムを開発し、サービスを提供しているアサミ情報システム様。主要顧客がインフラ事業者であり、50周年を迎えた今も、安定して業績を上げています。「今までは地図上にガス管やガス設備を表示するシステムだけで十分でした。しかし国土交通省が主導するPLATEAU（プラトー）への参画等で、お客様から様々な地理情報のデータ分析・処理が求められるようになりました。そうした時勢もあり、当社でもDX推進に力を入れるようになりました」（小野様）
同社では、2011年にdesknet's NEOを導入するまで、従業員が手帳などで個別にスケジュール管理しており、リアルタイムでスケジュールや作業内容の把握が難しいという課題がありました。
また、AppSuiteを導入するまでは、案件管理は複写伝票で行っていました。当時は売り上げを計算するために伝票に書かれた内容を別のExcelに転記する必要があり、管理が煩雑でした。売上や仕入情報等が一元管理できていないため、収支が分かりづらく、収支を見るためにExcelや注文書等様々な情報を集め、時間がかかっている状況でした。
「どうにか状況を改善できないか、社内で検討を進めていたところ、新型コロナウイルス感染症が発生。従来の紙を回す方法では業務を進めることができなくなり、早急に仕組みや体制を見直すことになりました」（小野様）
業務を理解している人がノーコードでシステム開発でき、
desknet's NEO上からアクセス可能なAppSuiteを選定。
2011年desknet's NEOを導入した目的は、社内でスケジュールや案件・業務内容の共有を行うことでした。導入の際には、複数のグループウェアを比較検討。アサミ情報システム様は、最終的にdesknet's NEOを選んだ決め手について、圧倒的にリーズナブルだったこと、インターフェースがわかりやすく、使いやすそうだったことだと話します。やがてコロナ禍を契機に、当時、紙やExcelなどで行っていた収支管理や案件管理をデジタル化することを決定。業務フローを理解している人が自らシステム開発できるノーコードツールに着目されました。いくつかの他社製品も含めて比較検討したところ、desknet's NEOに1ユーザーあたり数百円を追加するだけで利用できるコスト感、さらにdesknet's NEO上からアクセスできる点にメリットを感じ、AppSuiteの導入を決定しました。
「自分たちで作れるノーコードという点は大きかったですね。システム会社なので自社開発は可能ですが、バージョンアップやメンテナンスなどでうまくいかなくなったりするケースも。実は以前、社内で作ったシステムがあったのですが、担当者が退職した後に改修できなくなった経験から、同じ状況は避けたかったのです」（井上様）
「そうした理由もあり、汎用性の高いパッケージ製品を選びました」（小野様）
導入が決まるとすぐに井上様は、AppSuiteを活用して複写伝票をベースに案件情報を集約する「あげ太郎」アプリを開発。社内確認を終えた、わずか1週間半後にリリースしました。
「平常時は、既存の仕組みと併用しながら徐々に切り替えるのかもしれません。ただ当時、コロナ禍でテレワーク環境を作ることが急務でした。ですから、紙からAppSuiteに一気に切り替えることができたのです。アプリを作り上げた後、営業トップの小野をはじめ、経営層が全従業員に対してアプリを使うように促してくれ、現場の皆さんが協力してくれたおかげで、紙からの脱却を実現できました」（井上様）
導入プロセス
グループウェア複数を半年ほど、比較検討。
2011年にdesknet's NEO導入を決定。
2020年AppSuiteを導入し、収支管理のデジタル化を実現。
紙やExcelで行っていた案件管理から週報、収支管理まで
AppSuiteでシステム化。全社で月130時間の作業時間削減。
1）[AppSuite]案件管理アプリを中心に、注文書（仕入れ）や請求書、週報と連携。
売り上げなどの収支状況をリアルタイムで把握できるようになった。
AppSuiteを導入した背景には、経営層が過去の案件情報を有効活用できる方法はないものかを模索し、従来の複写伝票を使用した収支管理をデジタル化するよう管理部に要請したところから始まりました。この要請を受け、井上様はデジタル化を検討。その後のコロナ禍でテレワークが急務となったため、以前から練っていた構想をもとにAppSuiteを活用して、案件情報を管理するシステム「あげ太郎」アプリを開発。
「あげ太郎」は、顧客情報・作業依頼などの案件情報を一元化したアプリで、「売り上げを上げていこう」という思いから名づけられました。後述する各アプリと連携して、最終的な売り上げ・収支管理を実現する仕組みになっています。
2023年7月には発注書アプリを作成。AppSuiteとdesknet's NEOのワークフロー連携により、AppSuiteで作成した画面を用いて、ワークフローを申請。社内承認が下りたら、注文書画面を印刷・PDF化して、取引先に提出できる仕組みを整備。注文書データは、自動的に注文書アプリに蓄積され、一元管理ができるようになり、より正確な収支管理を実現しました。
「収支管理アプリ」では、「あげ太郎」・「注文書アプリ」・「週報アプリ」とIDで連携し、仕入れ金額から人件費などを差し引き、粗利を出すことができるようになりました。そして、「従業員マスタアプリ」に登録された従業員の階級と「週報アプリ」の作業時間に応じて、概算人件費を計算し、粗利を出す仕組みを作り上げたのです。
これまで紙やExcelで属人化していた情報をAppSuiteに集約したことで、案件の状況や作業進捗が見える化されるようになり、上長から部下へのフォローもしやすくなったといいます。さらに官公庁案件の入札結果も「あげ太郎」で一元管理するようになり、情報のまとめ直し作業もなくなりました。
「紙伝票がゼロとなり、管理部では伝票を捜索するために費やしていた10時間の残業時間がゼロになりました。今では月末の締め後にAppSuiteからデータチェックするだけです」（井上様）
一方、営業部と技術部では、収支管理に関してそれぞれ10名ほどの担当者が作業をしていましたが、１人あたり1週間あたり1.5時間の作業時間がゼロに。管理部も含めると、会社全体で合計130時間の作業時間が減り、業務効率化を実現したのです。
2）[ポータル]ポータルを活用し、利益意識の向上・入力不備を社員一人ひとりが気づける仕組みを用意。
案件が発生すると、営業部が「あげ太郎」アプリの基本情報画面に情報を入力。その後、各担当者が入力した週報内の作業時間を「あげ太郎」アプリに連携。収支管理に必要な情報をAppSuiteに集約したことで、案件の途中でも集計の手間なく、案件単位の収支・利益予測などを全ての従業員がリアルタイムで見られるようになりました。
「これまでは案件が終わってみないと、作業時間や仕入れにかかった費用がわからず、実際、どれくらいの利益が出るのかがわからないことが多々ありました。しかしAppSuiteに蓄積された案件関連データを集計・グラフ化してポータルに提示したことで、リアルタイムでの収支確認が可能となり、経営の透明性も高まり、それと同時に社員一人ひとりの利益意識も向上しました」（小野様）
ただ、「あげ太郎」アプリの運用が続くうちに、入力項目が増えるにしたがって、入力もれや不備も増えてきました。その状況を改善するために小野様の発案で、「あげ太郎」アプリに登録されたデータの誤りチェックができるポータルを作成。25種類の条件に一致する案件を抽出し、一覧で入力不備のあるデータが表示されるように設定しました。
「入力不備がある場合、ポータルに自分の名前が表示される仕組みを導入しました。ポータルに自分の名前が表示されていると、消したくなるのが人の心理です。おかげで今では担当者自身でデータを修正するようになり、データの品質も向上しました」（小野様）
3）［文書管理］［インフォメーション］［電子会議室］
案件管理から社内情報共有まであらゆる情報をdesknet's NEOに集約。
リモートでも業務が回る仕組みを整えた。
desknet's NEOで活用している便利な機能としては［文書管理］［インフォメーション］［電子会議室］。［文書管理］では、就業規則や社内規定、組織表などはもちろん、営業部の担当者が活用する書類フォーマットも一元管理できるようになりました。
ほかにも［インフォメーション］では、ファイルが添付できる機能を生かして、社外や取引先から届いた印刷物をスキャンしてアップするなど一方通行の情報を共有する場として活用。一方、［電子会議室］は新入社員が入社したことや台風のお知らせ、健康診断など、コメントも残したい情報を共有。両機能をうまく使い分けることで、社内の情報共有を効率化しています。
「現在は育児や介護のため、テレワークを選択している社員が数名います。いずれにしてもいつでもどこでも社員が働ける環境が整っているので安心です」（井上様）
案件管理や収支管理以外にも、勤怠管理もAppSuiteで行っており、これらを使わないと業務が回らないような仕組みに。トライアンドエラーを重ねた結果、アプリの数は50以上にも上ります。業務に必要なシステムをdesknet's NEO上に集約したことで、desknet's NEOが業務のプラットフォームとなり、テレワークも可能な働きやすい職場環境を実現しています。
ご担当者のコメント
事業概要
1973年に創業した、大阪の中央区にあるシステム会社。現在、GIS（地理情報システム）を主軸の事業とした会社で、今年で52年目を迎えます。災害対策やガス・水道設備保安に関わる各種地図データを利用し、お客様のニーズに合わせた多彩なサービスを展開し、マッピングシステムの開発なども手掛けています。最近では地図の3D化のニーズが急増し、社内のDX推進にも注力しています。
すべての機能は今すぐ無料で
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desknet's NEOとAppSuiteのおかげで働きやすさがアップし、今まで紙で管理していたものを全てAppSuiteで一元化できました。そのおかげで本来、取り組むべき業務に集中できるようになったのはすごくありがたいことです。また社内でデータを大切にする文化がより強くなったことも導入して良かった点です。それに確認事項があるとき、人に聞かないとわからなかった情報も、今ではdesknet's NEOから必要な情報にアクセスできるようになりました。業務の見える化ができたおかげで経営の透明化にもつながっています。
今では、各部門からアプリケーションを追加してほしいという要望が来るようになりました。今後も両製品を活用して、従業員の皆さんが働きやすい環境を整えていきたいです。
AppSuiteはノーコードだからこそ、わずか1週間半でシステム化を実現することができたと思います。紙やExcelで運用していたときは、各自のルールがあり、システム化するにあたり個人の要望を精査することが大変でした。システムの利用方法をルール化したり社内周知も大変でしたが、営業トップの小野からアプリの使用を促したことで社内定着がスムーズに行えたと思います。
収支管理を行うというミッションを達成できたのですが、今後はさまざまな数字をわかりやすく表現したいケースがあるので、AppSuiteの表部品のデータをグラフ化・集計できるようになるとうれしいです。
私は営業事務の業務も行っており、まさに実務を通じて「あげ太郎」を使っています。納品書発行処理には伝票が必要だったのですが、時には「5分後には出掛けるからすぐに納品書を発行してほしい」と言われ、急に伝票を探さなければならないことも。さらに、担当営業のこだわりに合わせるように工夫していたので、その人に合わせた対応が必要でした。でも今はシステムとなり、急に何かを頼まれることも減り、助かっています。統一されたフォーマットになったことで属人的な要素がなくなり、業務を進めやすくなりました。そのおかげでアルバイトの方への業務引き継ぎが楽になり、業務分担もできるようになりました。desknet's NEOがあって良かったです。