ナトコ株式会社
様の導入事例

1999年、ADSLが登場し、世の中がブロードバンドに注目していたころ、ナトコ株式会社様は時代に先駆けて、社内ポータルの仕組みを導入し、運用していました。「Natoco Intra Site」を略した「NAIS（ナイス）」の愛称で長年、社内で親しまれてきました。これまではオンプレミスのポータル上で、自社でアプリを開発し運用してきました。情報システムグループの水野敦之マネージャーは、JavaScriptをベースにアプリを作り続けていたが、次世代の情報システム担当に全てを引き継ぐ難しさを感じていたといいます。

そこで「みんなが使えて説明も最小限で済む場所」として、desknet's NEOをデータの入り口として活用することにしました。AppSuiteを使い『経理にファイルを転送するアプリ』を作成。支払依頼を行う各担当者は、アプリのフォームから請求書の日付、支払日、金額などを入力します。アプリでは取引先の会社名を会計ソフトの支払先マスタデータとCSVで連携し、表示されたなかから検索できるようにすることで、社名が正確に記録されるように工夫しました。これによって、誰もが同じフォーマットで証憑のデータを経理に提出できるようになりました。

「当社は10月決算なので、時期的に経理部門の十分な協力を得られる時期ではなく、また、画面の作り込みも含め、対応にかけられる期間は3カ月しかありませんでした。ですがAppSuiteの操作がわかりやすかったので、たった数週間でアプリを作ることができました」（水野様）

ちなみに『経理にファイルを転送するアプリ』の画面の下のほうはシステム欄になっており、経理に支払依頼書が届くと、経理担当者だけが入力できる枠が表示されます。アプリで支払依頼が届くと、経理担当者が内容をチェックし、ステータスを更新。経理担当者だけが一覧で処理状況も確認できるので、処理漏れや遅れがないことを随時確認できるようにもなりました。また基本的な業務フローを変更しなかったことで現場での混乱はなく、一方で紙の書類の電子化も実現できました。

「[AppSuite]からどうデータを取り出し、文書管理システムへ連携するのかと検討したとき、CSVもしくはAPIで連携する、いずれかの選択肢になります。なるべく現場の業務負荷を上げずに自動化したいため、APIでの実装を検討しました。まずAppSuite上のデータをAPIでGoogle Apps Script（GAS）を使って取り込み、そこから文書管理ソフトへファイルを送る形をとりました。」（水野様）

もう一つ、APIを活用したアプリがあります。インボイス制度開始前、経理から「手書き請求書」の扱いに関して相談がありました。顧客との取引は電子化されているものの、営業外の収入になるような場合などの「通常の処理に乗らない個別に発行する請求書」が存在し、部署ごとに異なるフォーマットで運営していることが判明しました。

そこで、個別で請求書を発行するときのために、『請求書代筆さん』というアプリを作成。これまで各自WordやExcelで作成していたフォーマットを統一しました。アプリの画面で入力した請求先や金額などを、APIで、Googleのスプレッドシート側に用意した請求書のひな型にデータを流し込み、PDF変換して入力した人宛に返信する仕組みを構築。各自で作成していた請求書についても、［AppSuite]で作成したアプリを通じて一元管理できるようになったのです。「運用していく中で、過去の申請書を再利用できる機能や下書き機能も追加しました。こういう変更がやりやすいのもAppSuiteの強みでしょうね」（水野様）

経理以外にも、総務業務の効率化に貢献するアプリを［AppSuite]で作成したと話す水野さん。これまでは社員が引っ越しなどで通勤経路が変わると、Wordファイルに変更点を記載して総務部に提出していました。

そこで［AppSuite]を使って作成したのが『マイ通勤方法』アプリです。過去の記入内容が保持されているので、変更点を修正するだけで済みます。その際、履歴が残るため、総務担当は変更内容の確認が容易に行えます。通勤内容に変更が生じた場合、その旨を人事総務グループにメールで知らせる機能は、［AppSuite]標準の機能で実現しています。

「人事総務グループは、毎年8月に一斉で通勤経路や方法などについて変更がないかどうかについて社員に確認させていますので、社員が確認したかどうかチェックを入れるボックスを設けました。人事総務グループの担当者は社員の確認状況を一覧で見られる画面から、未チェック状態の社員に確認を促すだけ済むようになり、業務負荷も大幅に軽減されました」（水野様）

「desknet's NEOには標準でいろいろと使える機能があります。特に［ポータル]は便利です。全社共通のポータルのほか、人事総務や経理といった主要な部門や会議体などが、それぞれの部署でポータルを運営しています」（水野様）

人事総務グループのポータルには私用車を仕事で使用した場合のガソリン代の精算単価や計算方法、健康診断など社内から問い合わせが多いものを選んで並べています。面白いものでは、社長カレンダーがあります。様々な人から「今日の社長の予定はどうなっている？」と質問されたときにすぐに回答できるようにするためです。また、運用のなかで想定外の良い効果もあったといいます。

「人事総務グループに聴覚障害のある方が居られますが、その方がポータルの作り込みをしてくれるようになり、画面を通じてサービスを提供する側に立ってくれるようになりました。desknet's NEOの画面は特別なIT知識がなくても、分かりやすい業務画面を作り込みやすいのが良いですね。会話による意思疎通が難しい方でも、画面を通じて業務の説明が可能です。多様な人の力を生かすことができることを知れたのは良かったです」（水野様）