仰星監査法人
様の導入事例

「監査の品質を保つためには迅速な情報の集約が必要不可欠です。これまでは各拠点にある事務所で監査書類などを管理していました。正式な書類が紙であることも多く、Excelで作成しても報告目的で管理していなかったのでそれぞれ手作業で集計をしていました。外部の規制当局の検査があるときには、通知を受けてから極めて短期間に何を聞かれても大丈夫なように書類を全国から集めます。大会議室が段ボールでいっぱいになるうえ、毎回、人海戦術で乗り切っていましたが、業務負荷も高く、改善の余地があると考えていました」

現在、仰星監査法人様では法人内の勤怠、経理、電子締結契約書など、監査をはじめ業務の遂行環境はクラウドへ移行しています。いずれクラウドサービスをまたがって、法人に関わる全情報を一元管理し、APIで外部システムと連携して情報の有効活用するための仕組みを作ることを目標にしています。

「AppSuiteを選定する前には、他社製品も検討しました。一般的にはシステムの統合や情報の一元管理を目的にERPシステムを利用することが大半です。しかし金融庁などの当局からの要求が変わり、監査法人が順守すべき基準や規則が変わるたびに、末端の様式を変えなければなりません。様式を変えるために、ERPでアドオンが必要になるとシステムにかかる費用も膨れ上がります。それにベンダー会社への依存度が上がってしまうので、それは避けたいところでした。次にスクラッチでイチからシステムを作ることも視野に入れました。ですが、ベンダー会社からは数千万単位の費用がかかるため、見合わないのでは？と言われ、ワークフローエンジンのあるサービスを使って行うことをおすすめされたのです」

そのアドバイスを受け、2015年に導入していたグループウェアdesknet's NEOを利用していたことから、AppSuiteを中心に情報の一元化を進めることにしたのです。そしてシステムで生成される情報を統合し、有効に活用できるよう法人業務のデータベース化を行う「S-CATSプロジェクト」が発足。このプロジェクトでは、一連の業務サイクルにおいて、法人として必要な情報である（顧客情報、契約情報など）を共有するためのデータベースを構築することにより、法人内の管理業務の効率化・業務品質の向上を目指すことになりました。

大がかりなプロジェクトになると想定されたため、新たに飯村様と清水様の2名がアプリ開発担当としてプロジェクトへ加入。エラーを出すべき箇所など業務理解が必要ということから、「業務に携わる人が作るシステムが良い」という情報管理室長の金子理事の方針のもと、改革を推し進めていくことになりました。

ほかにも、営業をかけて受注するまでの各ステップで承認やログを残さなければなりません。監査法人では監査先に提案書を展開する際にも、内部のチェックを受けて承認を得たものしか外に出せないのです。誰がいつどんな承認を出したのか、全てのログを追うのが大変でしたが、desknet's NEOの[ワークフロー]とAppSuiteの連携により、申請書類がAppSuiteのアプリに自動的に蓄積されるため、承認履歴の正確性も向上しました。営業活動詳細を記載する欄でも簡単に管理できるようになりました。

本部の品質管理チームでは契約から監査まで一連の流れにそって、「いつ、誰が、何を承認したのか。監査は順調に進んでいるのか」など常に品質管理チームがモニタリングしています。これまでは必要な情報があれば、本部から各事務所に問い合わせを行い、必要な情報を取得しに行くのが常でした。ちなみに情報を集約するのは各事務所につき1名の担当者ですが、紙やExcelで行っていた数百社の情報を取りまとめてExcelに転記していたため、AppSuite導入前までは書類提出状況表の作成に100時間前後かかっていたといいます。AppSuiteの自動処理機能^※を活用し、申請が完了するとマスタアプリに自動的に書き込むことで、監査の所内事務手続き状況を見える化。「各事務所に問い合わせして情報を集約する手間と時間がゼロになり、品質管理書類の提出状況表作成までの業務負荷が大幅に改善されました（清水様）」

※参考：【自動処理のコツ】基本的な考え方と、複数の申請を1か所でチェックする方法

また、外部の規制当局の検査などがあったときには、必要に応じて即座に求められた書類を提出しなければなりません。検査の直前に連絡が入ると、各事務所に紙ベースでの書類送付を依頼して郵送してもらうので、本部にある大会議室には段ボール箱が山積みの状態でした。しかしAppSuiteでデータを一元管理できるようになってから、必要な情報を一瞬で取り出せるようになったうえ、検査期間中の書類の貸し借りもなくなり、業務が止まることもなくなりました。

「今回の取り組みで、システム開発など情報活用の基盤ができ、柔軟な対応ができるようになりました。実際、AppSuiteで作り上げたシステムの構築をSIerに依頼すると、数千万円かかっていたでしょう。費用だけでなく、開発時間もかかります。しかし現在は数週間もしくは1～2カ月という短サイクルでどんどん構築できるスキームが完成しました。経営上のコスト削減効果も大きいです」

2022年の10月リリース後には、年3回にフェーズを分け、開発案件をリスト化して改修し続けています。まだまだ課題はあるものの、継続的な改善と活用の段階までたどり着いており、今後はさらなる進化が期待されます。

仰星監査法人様では、紙やExcelで管理していた膨大な監査資料を、AppSuiteで一元管理し、業務改善することができました。書面にはユーザー目線の工夫があり、社内定着をスムーズに行うための、担当のお二方の苦労が垣間見えました。自動処理やアプリ連携も活用した、AppSuiteの先進的な活用事例です。

ノーコードツールは、コードを書かずに、業務理解のある現場の担当者自らが業務改善することができるツールです。実際に運用しながら、改善を繰り返すことで、より自社に合ったシステムが作れるのもノーコードツールAppSuiteならではの強みです。AppSuiteであれば、1on1個別相談会という支援体制が整っているため、安心して導入できるでしょう。