株式会社エフエム愛知
様の導入事例

以降は「desknet's」そしてdesknet's NEOと、製品が刷新するたびに継続利用してきました。ただし、使っていた機能は主にスケジュール、設備予約のみと限定的で、業務の効率化には生かされていませんでした。

例えば、交通費精算などの総務関連書類は基本的に紙。手書きでしか記入できない申請書も多数ありました。また、社外からはグループウェア上の資料などにアクセスできないため、外勤社員は何か作業をする際に出先からオフィスへ戻る必要がありました。

そうした状況を問題視した加藤 義智 社長は、ワークスタイル変革を訴えるとともに、desknet's NEOのバージョンアップのタイミングでオンプレミス版からクラウド版に変更。これがターニングポイントとなって、さまざまな業務改革が一気に前進することとなりました。新型コロナウイルスがまん延し始めた2020年4月のことです。

社内では特に不安や不満の声はないことから、他社のグループウェア製品と比較することなく、継続的に利用しているといいます。その上で、desknet's NEOのオンプレミス版からクラウド版に切り替えたのは、働き方改革の推進が大きな要因です。

「タイミングとしてはコロナ禍と重なりましたが、その前から営業社員にモバイルPCを配布するなど、社外でいつでも業務ができるような環境づくりを検討していました。会社に戻ってこないと仕事ができないような働き方だと、今後は厳しくなると感じていたためです。それに伴いdesknet's NEOもクラウド版にすればいいじゃないかと。それがスタートですね」と加藤社長は振り返ります。

ただし、クラウド版に移行してからしばらくは特段業務に変化が生まれたわけではありませんでした。大きく進展したのは、[ワークフロー]や[AppSuite]の機能を活用するようになってからです。

とはいえ、ワークフローは半年くらいで軌道に乗りましたが、業務アプリは定着するまでに時間がかかりました。[AppSuite]で作成した業務アプリをリリースする際には、毎回のように社内説明会を実施しましたが、なかなか実務では使ってもらえませんでした。そこで同社のDX担当であるマーケティング戦略部の松尾副部長が、例えば、営業管理（週報アプリ）表示の元データとなる案件管理アプリなどに既存データをすべて入力代行したといいます。そこまでお膳立てしたことで、ようやく社員の利用が進むこととなりました。

かつてはファイルサーバに各種データが分散していたわけですが、desknet's NEO上にあらゆるデータをまとめたことで、ファイルを探す手間が省けるなど、情報管理の効率化が図れるようになりました。

その一環として、[ポータル]をカスタマイズしています。現在、作成した業務アプリは60個を超えているため、部署ごとにポータル画面のタブを区切るなど、ユーザーが使いやすいように工夫をしました。

「アプリが増えてきたので、ポータル画面上にショートカットメニューを作ったり、部署によって表示メニューを変えたりしました。アプリがどこにあるのかという問い合わせも出てきているので、『トップページを見ると、必要なアプリがわかりますよ』とアナウンスもしています。ポータルのカスタマイズでユーザーの利便性は高まりましたね」（松尾副部長）

最大の成果と言ってもいいのが、2022年4月から取り組んできた[AppSuite]での業務アプリ作成と、[ワークフロー]の構築です。現在までに60以上の業務をアプリにして、その約半数をワークフロー化しました。

さらに、過去のタイム連絡票もデータ検索すればすぐに閲覧できるようになりました。「以前は申請していないのに、申請したという勘違いもあって、押し問答がありましたが、そうしたことは一切なくなりました」と松尾副部長は話します。

このタイム連絡票だけで、年間2万枚ほどのペーパーレスを実現。そのほかにも総務関連や営業関連の申請業務を順次デジタル化したことで、今ではほとんどの処理がオンラインで完結できるようになりました。

クラウド版の導入でどこにいても業務できるようになった結果、稟議書などの申請・承認が加速度的にスピードアップしました。「いわゆるハンコリレーがなくなった」と加藤社長は胸を張ります。

いつでも、どこでも事業を継続できる。これはラジオ局の使命でもあります。自然災害発生時などにおいては、人々が情報を収集するメディアとして重要な役割を果たすからです。

そうした有事に備えてエフエム愛知様は訓練も欠かせません。以前は年に2度、メールや電話を用いて社員の安否確認訓練をしていましたが、現在は毎月、[安否確認]機能を活用して訓練配信を実施しています。頻度もコミュニケーションスピードも向上する結果となりました。