東京都済生会向島病院
様の導入事例

「結局、電子カルテは我々みたいな事務系の職員は使わないし、その端末も部署に1台しかありませんでしたから、情報共有といってもなかなか難しかったのが実情でした」

他方、情報系（PC）と業務系（電子カルテ）で端末が分かれていることにも、多くの人たちは不便を感じました。特に医師は電子カルテを日常で使うため、そちらの端末でメールなどを見たいというニーズがありました。

このような状況に加えて、新型コロナウイルスの感染拡大以降、医師や職員が一堂に介する集合ミーティングなどがなくなったことも、情報伝達・共有の面で大きな悩みの種になっていました。

「（塚田信廣）院長からも『もっと情報共有を推進したいから、病院全体でのコミュニケーションツールを考えてくれないか』と言われました。そうしたことがきっかけになって、グループウェアの導入検討を始めたのです」

グループウェアの選定にあたり、まず候補に挙がったのが、同じ東京都の済生会中央病院で使われていた製品でした。電子カルテと連携できる医療機関向けのグループウェアで、塚田院長をはじめ何人かの職員がかつて中央病院に勤務していたため、馴染みがありました。

ただし、向島病院様で考えていたのは、あくまでもグループウェアが主軸のコミュニケーションプラットフォームで、そこから電子カルテなどを連携させるというシステム構成でした。上記のグループウェアから既存の電子カルテにつなぐシングルサインオン（SSO）機能はなく、思い描いていたシステム構成は実現不可能でした。さらに導入・運用コストも予算オーバーしていました。

「SSOがネックでした。電子カルテがベースになってしまうと、グループウェアを利用するには電子カルテの専用端末を人数分用意する必要がありました。製品そのものの導入費用も我々の規模の病院では高すぎました」

安価に抑えて、かつ全員がすぐに使えるコミュニケーション基盤がほしい。そうした条件の中で目をつけたのが、済生会グループの他の病院が既に導入していたdesknet's NEOでした。現地のITシステム担当者にヒアリングをした結果、向島病院様にとっても最適なグループウェアだとわかり、すぐに採用に向けて動き出しました。

決め手となったのは、やはりSSOの機能でした。

「何よりもユーザーの利便性とシステムの安全性を重視していました。利便性を実現するにはまさにSSOが不可欠だったのです」

ただし、利便性を追求するあまり、誰でも電子カルテシステムにアクセスできてしまっては本末転倒です。そこでSSOを許可するユーザーを制限し、向島病院様の資産管理システムに登録されている端末のみ、desknet's NEOから電子カルテに接続できるようカスタマイズしました。

「電子カルテは個人情報が詰まったシステムですから、外にデータが漏れては当然まずいです。そこでdesknet's NEOの販売代理店、電子カルテのメーカーと議論をした結果、ユーザーが手間なく、かつ安全にグループウェアから電子カルテにアクセスできそうだとわかりました」

こうして2021年の初頭、desknet's NEOを正式に採用することが決定しました。

desknet's NEOの導入が決まってから本稼働まで約半年。その間に医師や職員への説明会を開きました。今回、向島病院様はグループウェアの導入が初めてだったわけですが、特に事前の混乱はなく、すんなりと運用フェーズに入ることができました。

また、電子カルテを使う際には必ずdesknet's NEOを起動する必要があったため、多くの医師や職員にとってすぐに身近な存在となりました。

とはいえ、desknet's NEOのポータル画面は毎日目にするものの、当初はコミュニケーションツールとしての活用率は決して高くなかったようです。そこで総務課では、ユーザーの利用を促そうと積極的に[インフォメーション]で業務連絡を流しました。

これはもう一つの狙いもありました。先述したように、今までは連絡事項を紙で配布したり、ホワイトボードに書き出したりしていたため、果たして見られたのかどうかを把握できていませんでした。[インフォメーション]で配信することで、受け手の反応がわかり、結果的に職員などが情報を見落とすことも減ったといいます。

「desknet's NEOを導入したばかりの頃は[インフォメーション]について『知らない』『見ていない』といった声もありました。最近はそうした声もないので、職員にほぼ周知されているのではないでしょうか。また、総務課だけでなくいろいろな部署で[インフォメーション]を活用してくれています。それによってかなり早い段階で定着したはずです」

ある職員は、過去の情報が閲覧できることも利点だと話します。

「今までのように紙をホワイトボードなどに貼って情報共有する形だと、剥がしてしまったらもう知るすべはないですよね。でも、今はデジタルデータとして残るため、過去の情報を検索できるし、同じような内容を出したいと思えばコピーも可能です」

従前より向島病院様が抱えていた、一方通行の情報発信・情報共有という課題。[インフォメーション]機能によってその悩みは緩和されました。さらに、発信した情報がしっかり共有されたことを明確化するのが[アンケート]や[回覧・レポート]でした。この機能のおかげで情報を受け取ったユーザーの反応にとどまらず、既読になったかどうかも一目瞭然になりました。

徐々にではありますが、向島病院様では情報の送り手と受け手の双方向コミュニケーションが定着しつつあります。より習慣化させるために、[インフォメーション]と同様、[アンケート]および[回覧・レポート]も総務課で事あるごとに活用しています。

「例えば、病院に寄贈いただいたものを職員に還元する際、この機能を使って申し込んでもらいました。あとは、コロナワクチン接種の希望者を募る時にも、このツールを使うように徹底しました。今までだったら申し込み用紙を配って、それに回答してもらい、回収するという作業が必要でしたので、そうした手間暇がなくなりました」

総務課長の加藤様が最も役立っていると喜ぶのが[スケジュール]機能です。

「他のスタッフの[スケジュール]をすぐに閲覧、確認できるので、とても重宝しています。以前は予定の書かれたホワイトボードを見て確認したり、週初めのミーティングなどで直接本人に聞いて手帳に書き込んだりしていました。完全にアナログでしたよ」

現在は医師を含めたほとんどのスタッフが[スケジュール]を入力しており、desknet's NEO上で一元管理されています。

関連して、[設備予約]も業務効率化に大きく寄与しています。従来は事務室にある紙台帳に記入して、会議室や備品を予約するフローでした。これが今やどこにいても手元の端末から予約できるだけでなく、空き状況などもすぐにわかるため無駄が生じません。

「この機能でPCやプロジェクターなどの備品も予約できます。備品は数が限られているので、予定が立った時点でわざわざ事務室へ行かずに押さえることができるのは、とても効率的で便利になりました」

向島病院様は今後もdesknet's NEOの機能を拡充していく方針です。例えば今、総務課でトライアルしているのが[ワークフロー]。稟議書は年間1000件以上にのぼり、その紙を保管するのにも苦労が伴います。ペーパーレス化によってそうした課題がなくなることはメリットしかありません。2023年中には全部署に展開していきたいと意気込みます。