愛知海運株式会社
様の導入事例
リプレイスで運用負荷＆コスト軽減、モバイル対応を実現。
ナレッジ共有で18拠点のワークエンゲージメントを高める。
海運・港湾運送を中心とした総合物流サービスを展開する愛知海運株式会社様では運用負荷軽減やコストの見直し、スマートデバイスへの対応を目的に10年以上にわたり活用が定着していた著名なクライアントサーバー型グループウェアのリプレイスを検討。
複数の製品検証を経て、desknet's NEOを採用します。
早期よりCO2削減をめざすモーダルシフトに取り組み、長年にわたり培ったノウハウをさらに進化させ、2019年にはバイオマス発電用燃料PKS*輸送の新サービス「AIL（Aikai Integrated Logistics＝通称アイル）」の提供を開始。
2023年3月には設立80周年を迎え、サーキュラーエコノミー（循環型経済）の実現に向けた事業価値創生、物流改革に取り組む同社の情報共有環境の改善、ワークエンゲージメント向上に向けたナレッジ共有への取り組みについてご紹介します。
*Palm Kernel Shellパーム・カーネル・シェル=パーム油製造後廃棄されていたヤシ殻を活用したバイオマス燃料
10年利用したC/S製品に、複数の改善課題が浮上。
運用負担の軽減やコストの見直しを目的に製品のリプレイスを決定。
愛知海運株式会社様では、大企業の利用実績も多く著名なクライアントサーバー型のグループウェアを約10年にわたり活用していました。社員間のスケジュールや掲示板の利用は定着しており、グループウェアの効果や利便性についても社内意識として共有化されていましたが、長年の活用を経ていくつかの課題が浮上しました。
「社内で着実に利用が進んでいるスマートデバイスへの対応が不十分となり、業務における利便性の追求や積極的にスマートデバイスを活用したいという社員の前向きな意識に、今後、製品自体が応えられない事態が想定できました。さらに、運用面からはクライアントの管理にかなり手間がかかっていました」
総取扱貨物量日本一の名古屋港を中心に、愛知県の港湾運送事業者としては唯一、県内すべての物流港湾に事業拠点を保有する同社。
名古屋本社と県内各所の事業所、流通センター、東京をはじめ全国各所の支店、営業所など18拠点を展開しており、PCへのソフトウェアインストールや各種設定などの運用管理に負担がかかり、製品の保守・ライセンスコストも、後発の多様な製品との比較において高額なものとなっていました。
情報共有の効果を業務に活かし、社員にとって働きやすい情報共有の環境を整えること。加えて管理運用効率の向上とコストの見直しなどを実現するため、新たな製品へのリプレイスを決定します。
6製品の機能、使いやすさ、コストを徹底比較。
社員の使用感を重視し、desknet's NEOを採用。
製品検討に際してはdesknet's NEOを含むウェブベースを中心とした6製品を候補に、機能や使いやすさ、イニシャル＆ランニングコスト等が比較検討されました。
「前製品では業務に合わせ社員が使いやすいように独自のカスタマイズを行っていました。業務における利用も定着していたため、リプレイス後に社員が戸惑ったり、業務上の混乱が起きないように、製品選定には特に気を配りました。試用、実務を想定したトライアルなど約10カ月をかけ製品を精査しました」
幅広い年齢層の利用を想定し、各種機能の使いやすさや画面遷移のわかりやすさに留意しながら、製品ごとの機能を比較。それまでの製品で利用していた予定管理や掲示板等との感覚的・機能的な隔たりや戸惑いがなく、社員に受け入れられるかも重視されました。
「desknet's NEOは、画面構成がわかりやすく、 [スケジュール]では複数部署の予定を並列で同時に閲覧共有できるなど、導入後の活用が期待できました。以前の製品との比較においても使用感の隔たりが少ない事を評価しました。その他の機能も画面構成がシンプルでわかりやすく、離れた拠点間の活用において運用管理がしやすい。事業所やユーザーの増加にも対応しやすい点を評価し、採用しました」
移行に際しては、実際に画面操作を交えた説明会を実施。旧製品で行っていた共有手法がdesknet's NEOのどの機能に置き換わるかなど、移行後の活用を想定したレクチャーが行われました。
「desknet's NEOは直感的に使えることが選択理由にもなっていたので、製品の切り替えにも大きな混乱はありませんでした。その後、中途採用や新入社員に対しては2時間程度の説明を行い、すぐに実務で活用できるようになっています」
導入プロセス
製品選定
管理運用負担の軽減、コストの抑制、スマートデバイス対応などを視野にウェブベースの製品に着目。
製品試用
社員の使いやすさを基準に6製品を選定。機能・使いやすさ、イニシャル＆ランニングコストを比較。
製品決定・正式導入（PROCESS1〜3を約10カ月で完了）
[スケジュール]の機能性、社員の使いやすさ、コスト、運用管理のしやすさを決め手にdesknet's NEOを採用。
サポートやメンテナンスの効率化で、PCの不調にも代替機で即時対応。
仕事を止めない情報共有が、働きやすい環境づくりにも活かされた。
1）スマートデバイスの活用で、移動中や出先の情報共有を効率化。
[インフォメーション]の自動公開設定が人事情報の適切な告示等に活かされた。
desknet's NEOの採用によって、情報システム課が担っていたPC管理の時間を大幅に削減。アプリケーションのインストールやセットアップ、事業所への配付などの作業も不要になりました。
「万一ユーザーの専用端末にトラブルがあっても、各事業所に最低1台はある共用パソコンからdesknet's NEOにログインするだけで情報共有が可能になり、実務が滞ることもなくなりました」
情報システム課の主業務への集中度も増し、各種ツールの活用サポートやグループウェアに関するユーザーフォローもしやすくなりました。
[インフォメーション]は、旧掲示板の役割をそのまま移行したことでリプレイス当初から活用が進みました。中でも、あらかじめ作成・準備しておいた情報を任意の日時に公開できる自動公開設定は、以前の製品にはなかった新たな機能として評価されています。
「以前は決められた日時に発表しなくてはならない情報を告知する機能がなく、発表のタイミングに合わせて手動で操作していました。総務人事課による「人事異動のお知らせ」や辞令など、適切な日時に発表したい重要告知に関しては、事前に原稿作成、校正や部内チェックも行えるので便利ですね」
港湾の事業に特化した告知事項では、チャーターした船の入港情報を共有化する「在来船予定表」を[インフォメーション]で共有。
天候等の影響を受けやすい船舶の入出港日時を共有化することで、担当の全部署が関係各所への連絡・報告・対応等を迅速に行うための体制づくりに活かされています。
2）事業所間やスマートデバイスによる[スケジュール]共有を実現。
ワークエンゲージメントに配慮した施設管理に[設備予約]が活躍。
リプレイスのきっかけとなり、ユーザーから要望が高かったスマートデバイスでの活用もスマートフォン版の利用によって定着。外出先でも[スケジュール]をはじめとする複数機能の情報確認や共有化が着実に進みました。
「いつでも相互の所在確認ができるので、社員間の連絡や確認事項、打ち合わせの調整などが効率化されました。コロナ禍の緊急事態宣言によってテレワークの制度を導入した際にも[スケジュール]の共有を徹底することで、社員相互に相手に配慮した適切なタイミングでコミュニケーションできるようになりました」
[スケジュール]と連携活用している[設備予約]は会議室、社用車、共有備品管理に活用。以前より同様の機能を活用はしていたがdesknet's NEO採用後は、会議室予約のルールを見直し、使いやすさを向上させました。
「会議室予約は、desknet's NEO導入後にルールをさらに整備にしました。新社屋では多くの会議室に大型モニターやプロジェクターが備え付けとなり、必ず[設備予約]で押さえるルールを徹底したことで会議設定が効率化され、予約をめぐる混乱もありません」
設立80周年を迎える同社では記念事業として2022年に新社屋ビルが竣工。ワークエンゲージメントの追求をテーマに、社員のアイデアが随所に反映された新社屋に新設されたコミュニティスペースやミーティングスペースなどの諸施設20項目に加え、法人サポーター会員となっている、名古屋港水族館の年間パスポート等も[設備予約]で管理。
社内コミュニケーションの活性化だけではなく福利厚生サービスの活用にも役立てられています。
3）[文書管理]による規程・書式類の一元管理で利用効率が向上。
AppSuiteの採用で各種台帳や管理表のリアルタイム更新・共有化を実現。
社内規程や書式類は[文書管理]による管理・共有化を徹底し、管理部門をはじめとする社内の正式な文書・書式、各種申請フォーム等を一元管理する場所として共有化。
必要な文書を探しあてるのに迷うことなく、問い合わせにも「[文書管理]のここを見て下さい」で明確に指示・共有化でき、誤用の予防にも役立っています。
さらに[ポータル]では、desknet's NEOの複数機能と共に、タブ設定によって勤怠管理や名刺管理などの業務で必要な複数システムへのリンクも設定。出社後すぐにログインして、必要な機能にアクセスする習慣が定着しました。
desknet's NEOの活用定着後、新たにAppSuiteも採用。それまで活用していた旧desknet's DBで行っていた台帳管理、予定表、手配表などが移行されました。
「公式の社判を必要とする際に、従来は紙の社印台帳に記入し、申請していた内容をデータベース化した台帳管理や、港湾事業における車輌手配などの手続きに関する管理表・手配表などの共有に活用しています。
港湾輸送のトラックやダンプ、コンテナのドレー（船舶用コンテナの陸上輸送）等の手配に携わる関係全部署がリアルタイムで更新情報を共有化するものです」
港湾の現場に潜む有用なデータは多く、今後はExcel等で管理してきた、顧客管理や進捗管理等の「こんなデータを活かせないか」といった社員の発案に応え、現場の改善につながるAppSuiteの活用展開をめざしています。
ご担当者のコメント
事業概要
1943年 愛知機帆船運送株式会社として設立。内航海上輸送、原木輸入や陶磁器輸出等の事業を経て1950年 現社名へ改称。大型バルク船による原料やバイオマス燃料、橋梁・航空機部品等、多様な製品の輸出入を本船荷役、通関、倉庫保管、陸上輸送・搬入まで一貫して担う国際複合輸送サービスを確立。2019年 バイオマス燃料輸送サービスAILの提供を開始。
導入サポート企業
ハードウエアの提供からクラウド・パッケージソリューション・システム開発を主体とした情報システムを、販売からサポートまで一貫した体制でご提供しています。経験豊富な専門スタッフが、ベスト・ソリューション・パートナーとして、IT運用の最適化に取り組みます。
すべての機能は今すぐ無料で
体験できます
電話でお問い合わせ
平日9時 - 12時 ／ 13時 - 18時
- 横浜本社 045-640-5906
- 大阪営業所 06-4560-5900
- 名古屋営業所 052-856-3310
- 福岡営業所 092-419-7277
desknet's NEOへのリプレイスで、一番大きな手応えを感じたのが、ブラウザベースの仕組みへの移行ということでした。ユーザーが使いやすくなったのはもちろん、運用管理する私たちのメンテナンス作業の工数が削減され、大きなメリットを感じています。
製品特性としてよく指摘されることだとは思うのですが、直感的な画面構成で、私たちが細かい使い方を説明するまでもなく、いつの間にかユーザー自身が使いこなしています。社内の様々なニーズに応えながらAppSuiteと共に活用度を高めていきたいと思います。
ウェブブラウザベースになったことで、今まで担当していたパソコンの設定や各事業所への納入、運用後のサポートなどの作業がなくなりました。万一不具合が起こっても、事業所内の予備のパソコンにユーザーがログインすれば、業務が滞ることもありません。
朝出社したら必ずdesknet's NEOにログインすることも全社的な共有認識として根付いていますし、新規プロジェクトの進行や業務上の課題に対しても、まずはdesknet's NEOで共有するところからはじめる。そんな体制が整ったことに手応えを感じています。