愛知産業株式会社
様の導入事例

「こう使いたい」を実現できる機能とコストパフォーマンス。desknet'sクラウドなら、利用効果と安心を両立できます。

愛知産業株式会社

業種溶接機、切断機、産業機械の販売
ユーザー数117ユーザー
利用形態クラウド版

【導入】全社員のスケジュールと部署間の情報共有を早急に実現したかった。

【採用】幅広い年齢層に配慮。わかりやすい機能・インターフェースが決め手。

【浸透】社員のアイデアやリクエストが活用推進につながっている。

【効果】課題解決にdesknet's NEOを活かす発想が定着。業務の改善に結びついた。

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愛知産業株式会社は、アメリカ、ドイツ、オーストリア、フランスなどから、最先端の金属3Dプリンタ、産業機械、溶接機器、工作機械、計測機器などを輸入・販売している技術商社（エンジニアリング商社）です。

国内出張はもとより長期の海外出張がとても多く、「誰がどこで何をしているか」「いつ頃帰国するか」その場ですぐに確認できない。重要な情報が部署内にとどまり、全社共有できないなどの課題を抱えていました。

そこで、情報共有の課題解決にdesknet's NEO（クラウド版）を活用。導入時は4つの機能からスタートしましたが、社員の要望やリクエストに応え現在では15機能を使いこなすまでに発展。現場に欠かせない情報共有の基盤として進化を続けています。

1.【導入】全社員のスケジュールと部署間の情報共有を早急に実現したかった。

── 導入以前の情報共有の課題についてお聞かせください。

情報共有については二つの大きな課題がありました。一つは国内・海外への長期出張が多く、出張中の社員のスケジュールが確認・共有しにくかったこと。もう一つは部署内に情報が滞り、せっかくの有益な情報も全社で横断的に共有できなかったことです。

── 以前はどのような方法で連絡を取りあっていたのですか？

出張先ではメールと電話に頼っていました。海外からは本社の動きがわからないし、本社では、担当者が今どこにいていつ帰国するのか、いちいち確認しないとわからない。赴任地との時差もあり、意思決定の遅れなど、実務にも影響が出ていました。

── 部署間の情報共有が難しかった要因は何だったのでしょうか？

取り扱う機械ごとに専門部署が分かれ、他部署との共有を阻んでいました。さらに掲示板、スケジュールはそれぞれシステムが異なり、設備予約はノートで管理していたためダブルブッキングなどのトラブルも起こっていました。各部署ごとに有益な技術・製品情報を持っていましたから、グループウェアで情報共有を推進すれば、営業力強化やナレッジの共有にもつながるという期待がありました。

2.【採用】幅広い年齢層に配慮。わかりやすい機能・インターフェースが決め手。

── 製品はどのように選定なさいましたか？

はじめてのグループウェアですから、慎重に代表的な5製品を比較しました。desknet's NEOの決め手はポータル画面のわかりやすさと各種機能の使いやすさです。
社員は20代の若手から70代のベテランまでと幅広く、現場に負担をかけず、PCスキルや世代の差を超えて活用できる製品としてdesknet's NEOを選定しました。

── desknet'sクラウドへ移行していただきました。使用感はいかがですか？

情報システム課がなく、総務課本来の業務に集中できるという意味でクラウドは効率的です。サーバーの保守管理や災害対応、バージョンアップなどを想定すると、やはりクラウドのメリットは大きく、コストパフォーマンスにも優れていると思います。

3.【浸透】社員のアイデアやリクエストが活用推進につながっている。

── 経営層の社内浸透にもさまざまな工夫を凝らしていらっしゃいますね。

[スケジュール]は上司も部下も関係なく「空いていれば入れていい」ことにしました。自分の予定は「青」、他人が入れる場合は「緑」というルールで、気がつけば空いたところにどんどん緑の予定が入れられるようにしたため、すぐに利用が定着しました。

メールで一斉送信していた社内告知は [インフォメーション] に置き換えました。見ていないと業務に支障が出ることもあるので、これも活用推進に貢献しています。
desknet's NEOはタブレットでも使いやすいので、iPadも支給しています。自ら情報を入力するより閲覧の比重が高い経営層には好評で、利用促進にもひと役買っています。

── 現場での活用推進はいかがですか？

導入当初は[スケジュール] [インフォメーション][電子会議室][設備予約]の4機能に絞って活用を開始しました。便利な機能がいくつもあるので、ユーザーから特定の課題に対して「この機能活用で解決したい」と要望やアイデア、リクエストがあがるようになり、そのたびに機能を追加。現在15機能を活用しています。

── 新しい機能の導入時には必ず体験セミナーにご参加いただいています。

機能を追加する際には、デスクネッツ体験セミナーで機能活用のヒントや課題解決につながるアドバイスをいただいています。それを月曜日の朝礼時に社内にフィードバックして、新機能の利用開始のお知らせと活用方法を社員に伝える手法をとっています。

4.【効果】課題解決にdesknet's NEOを活かす発想が定着。業務の改善に結びついた。

── 導入前の課題は改善されましたか？

[スケジュール]の活用では、社員の行動や出張時の所在・予定が、居ながらにして分かるようになりました。[電子会議室]は掲示板のような活用法で、以前は部署単位で完結していた業務情報を全社で共有することに成功しています。

── 業務全般に与えた効果についてお聞かせ下さい。

導入時4機能からスタートしたdesknet's NEOですが、気がつけば15機能を使いこなすところまで発展しました。いずれも社員から自発的に「あの業務でこう使いたい」という要請があり、実用化していったものです。実務上の課題や現場で解決したい問題が発生したら、まずは「desknet's NEOで解決できないか」考えてみる。そんな発想がユーザーにじわじわと浸透しているのがよくわかり、実際にいくつもの改善に結びつきました。確かな手応えを実感してます。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。

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ご活用中の機能と使い方

スケジュール

国内・海外を問わず、誰が・どこで・何をやっているか、お互いの行動がすぐ把握できるようになった。会議召集、本社ショールームで実施する来客への技術デモンストレーションなどの調整がしやすくなった。
インフォメーション

全社通達や社内行事などの一斉告知に活用。メールと異なり優先順にポータル画面に表示できるため見落としがなく、効率が良い。出社後社員は必ずログインしてチェックする習慣が定着している。
電子会議室

営業や技術担当者が出張先で得た情報や業務の成果などを報告し合うために活用。成約が実現した機械製品の写真など営業の効果事例や技術情報、改善課題の共有と意見交換など、全部署の横断的なナレッジ共有、情報交換に活かされている。
ウェブメール

出張先でPCにトラブルがあった際には同僚のパソコンを借りてチェックすることも可能で、海外でも活用しやすく、端末に情報が残らないところも安心感がある。
設備予約

スケジュールと連携し備品や車輌の予約に活用。客先で実施するデモンストレーション用の機械・製品に画像をつけて管理している。デモ機のダブルブッキングや顧客のバッティングを予防。デモンストレーション専用車輌の予約調整にも活用している。
文書管理

各種書類・データ集を保管。届出書類の原本、説明書、カタログ集など分野ごとにフォルダ分けしている。訪問先ではカタログデータを表示し、商品説明に活用することも。
回覧・レポート

アイデア出しや意見交換の場として活用。カタログのデザインチェックや校正へも活用し、複数の社員の目を通すことで校正の精度が上がり誤植などの事故防止につながった。
ネオツイ

自由に活用でき、ショールームで接客態度のよい社員の事などを評価するコメントなどが、モチベーションアップにつながっている。
安否確認

全社員の緊急連絡先を登録。毎年9月の防災の日にテストを実施している。
個人ポータル

各自が工夫し、担当業務にあわせて使いやすいようにカスタマイズ。利用浸透が進んだ結果、ユーザーが自発的に設定して活用している。
大容量ファイル送受信システム desknet's DAX

大容量の図版や写真の取扱いが多く、海外とのやり取りも頻繁に行われている。各種ファイルを安全に送受信・共有するためのオフィシャル・システムとして採用している。
[desknet's DAX製品サイト]

お話をうかがったご担当者様

総務部　総務課　課長代理柴田達哉様

導入から3年目に入り、個人ポータル画面をカスタマイズするなど、ユーザーがdesknet's NEOを「自分のもの」として活用することも多くなりました。スマートフォンやタブレットでの使いやすさも相まって、時間や場所を選ばない情報共有の中心ツールとなり、今やdesknet's NEOは業務情報を集積するハブのような役割を担っています。今後は[ワークフロー]の活用や他の業務系ソフトとの連携などにも取り組んでいきたいと思います。