健祥会グループ
様の導入事例

健祥会グループ様では、10年近く利用してきたグループウェアがありましたが、利用状況が「掲示板機能」による情報発信にとどまっていました。

「利用範囲がほぼ掲示板による本部から全施設への告知・通達といった一方向の情報の流れとなってしまい、本部が施設の情報を収集するのにも時間がかかっており、日常の業務連絡は、電話やFAXに頼りがちな状況でした」

「そのような非効率な業務サイクルを改善し、高齢者福祉、障がい者福祉などの諸施設や乳幼児の保育教育、介護・医療・保育分野の人材育成や医療など、幅広く福祉分野に関わる事業の動きが相互に理解し合えるように、双方向の情報共有へと環境を整えたかったのです。

そこで、これからの医療・介護・福祉の変化に即応できるような、新たなシステムへのリプレイスをめざしました」

きっかけは広報担当が試用目的で、あるグループウェア製品の部署内利用を開始したことでした。日ごろより情報収集や原稿依頼の連絡、校正などで、諸施設とのやりとりが多い部署での利用を通して、改めてグループウェアの有用性が社内で再認識されました。

「施設では医療・介護・福祉の実務に特化した業務システムの運用はすでに確立されており、活用も浸透していました。

新たなグループウェアには本部が全施設の実情や情報を把握し、職員の業務に負荷をかけずに双方向の情報共有を実現し、施設間の情報連携に役立つ、コミュニケーション活性化への期待を込めました」

製品選定に際しては、職員有志によるプロジェクトチームを起ち上げ、複数のグループウェアの比較検討を実施。メンバーからはこれまでの情報共有の課題やリプレイス後の電子決裁の導入をはじめとする前向きな意見や導入後の活用意向などが上がりました。

「電子決裁活用の希望など、業務活性化へのポジティブな要望も上がり成果を得ることができました。新たな製品選定にあたっては“まずは情報共有を迅速・正確に行えるようにする”ということを最重要視し製品を精査していきました」

やがて「コミュニケーションの改善とペーパーレス化」がリプレイスのキーワードとなり、社内検討の結果、desknet's NEOと広報担当が試用していた競合製品に絞り込まれ、最終選考でdesknet's NEOが選定されました。

「機能性はもちろん重視しましたが、性別・年齢・国籍によらず直感的に使用しやすいdesknet's NEOが好評でした。管理側の視点では、システムに詳しくない職員も設定・運用が可能なことがdesknet's NEO採用の大きな理由です。一人あたりの容量1GB、月額400円というコストも魅力的でした」

本格稼働に先がけ、プロジェクトチームのメンバー分8アカウントを先行契約し、「利用時のルール」などをメンバーで策定。それが功を奏し、全社内ユーザーへの展開直後からフル活用できる体制が整い、展開前の社内勉強会などを複数回実施することで、スムーズなリプレイスが進みました。そして、徳島、香川、高知、大阪、京都、東京に展開する68拠点188事業所の情報共有の環境が整えられました。

選定条件に国籍を問わずという条件が加わったのは、EPA（経済連携協定）による介護人材交流制度によってASEAN諸国から介護福祉士をめざす候補者を迎え資格取得を支援している背景から。

すでに多くの人材が国家資格を取得し、ケアマネジャーや管理職として施設で活躍。日本語の習熟度も高く、リプレイス後の活用展開では日ごろ母国とのやりとりでIT活用に精通していた海外からのスタッフが各施設の利用浸透にも貢献してくれました。

[アンケート]は、回答が自動で一覧化され、未回答などの状況もひと目で分かるため、全施設の運営状況や現状把握、意見収集に活用されています。

「総務部では全施設の入所・入居状況を調査する際や物品一括購入時に必要数を事前確認することで、余剰購入の抑制などに活用されています。

災害時の被害状況を迅速に把握したり、各施設の必要な情報を短時間で収集するなど、施設運用上必要なさまざまな情報の収集・集計への活用を想定しています」

[文書管理]の活用では、全施設で最新マニュアルを共有できるようになりました。

「業務特性から業務関連のマニュアルはたいへん多く、医療・介護・福祉の実務だけではなく、会計処理や人事対応関連まで、あらゆる業務マニュアルの最新版を保管しており、情報発信時の留意事項なども共有化されています」

医療・介護・福祉施設にふさわしい資料共有にも活用が定着しました。

「施設で入居者や入所者の皆さま向けに催す季節ごとの年中行事も、マニュアルとしてまとめられ、年中行事の歴史や文化、施設内を彩るお正月の門松やしめ縄などのお飾りの様式、季節の行事食や郷土料理のレシピなどの最新版が全施設で活用できるようになっています」

入所者、入居者のケアに従事する職員にとって、自身が勤務する施設以外の動きはなかなか把握しにくいものです。

そのような背景から、[ポータル]が施設での職員の取り組みや出来事などを発信し合う場として活用されています。

「ポータルには『トゥモログ』と銘打った週替わりの職員ブログを掲載しており、施設ごとの職員の経験談や想いを共有しながら、良好なチームワークづくりや他の施設の取り組みへの学びを通して、意識やモチベーションを共有する場として職員に好評です」

毎年発表される理事長の「年訓」もログイン時に目につく場所にポータルで共有。普段は離れた施設で働いている職員同士をつなげ、健祥会グループ様の事業指針を共有し、帰属意識を醸成する場としても発展しています。

グループ全体への告知事項は[インフォメーション]に掲載。情報件数も多く、業務関連の通達や研修の告知などが一日平均10件程度UPされています。

「コロナ禍の影響が忍び寄り、集合研修ができない期間には、本部でオンライン研修を行い、インフォメーションにURLのリンクをつけて動画で閲覧できるようにし、多忙な職員も時間があるときにアクセスして学べるので好評でした。コロナ禍が深刻化する直前にdesknet's NEOを導入・利用開始できたので、的確に対応できたのだと思います」

[電子会議室]は、複数の施設をまたぐ担当者会や委員会活動、エリアブロック単位での協議や介護報酬に関するQ&A等に活用。

「双方向のやり取りが可能になったことで、速やかな情報共有や法令・制度等の共通理解にも役立っていると感じています」

コロナ禍においても、決してケアの手を止めるわけにはいかない。

医療・介護・福祉の現場で活躍するキーワーカーの皆さんの思いを支えたのもやはり情報共有の力でした。

「医療・介護・福祉がメインですので、コロナ禍においては事業所間の人流を大きく抑制する必要がありました。その直前にdesknet's NEOを導入していたことで大きな混乱もなく、稟議や報告なども滞ることはありませんでした。職員が不安を抱いたり戸惑うことがないよう、正しい情報を的確に共有化する上でもdesknet's NEOは役立ってくれたと思います」