株式会社スペース二十四
様の導入事例

旧ツールは回覧板、掲示板に類する機能は備えていたものの、ワークフロー機能はなく、掲示板を利用し承認申請が行われていましたが、承認状況が把握しにくいことから承認の遅れや見落としが起きることもありました。また、文書管理は社内ネットワークからしかアクセスできず、ファイル管理の手法も厳密にルール化されていませんでした。目的のファイルを探し出すのにも手間がかかり、共通書式のフォーマット管理も煩雑化していたそうです。

「社員間の情報共有に時間がかかりすぎ、共有すべき情報の閲覧状況もわからない。時には承認漏れなども起こりました。事業成長と社員数の増加が情報共有の改善点を浮上させ、理想の情報共有とは何かを見つめなおす、良い機会となったのは確かです」

新たなシステムの導入に際しては、チームワークの活性化や業務効率を上げる効果に加え、情報セキュリティや内部統制の強化などが重視されました。

「急成長と社員増が顕著になったのは2017〜18年ごろからですが、そこに社内の仕組みやプロセスが追いついていなかったのです。会社も組織も小規模だった頃には合理的に回っていたものが、さすがに通用しなくなってきた。あらためて承認申請のフローなどをすべて見直して、成長する組織にふさわしい情報共有の環境整備と、内部統制の強化や情報管理に対する意識改革などを目指しました。

例えばワークフローなら迅速な決裁だけではなく、承認申請のプロセスを記録・管理し、申請の経緯や責任の所在を明確化する。文書管理なら全支店・営業所からのアクセスを可能にし、最新ファイルを安全かつ効率よく共有できるようにするなど、業務処理のプロセスを効率化することで、社員は自ずと規程に則った諸手続を完遂できます。

そのぶん社員は安心して、駐車場の事業アイデア創出や営業力強化など、本来の業務にパワーを注げるようになればいい。そんな思いから新たなグループウェアの製品検討を行いました」

製品決定に先駆けて、内部統制の観点から社内のフローを全面的に見直し。業務プロセスのフローチャートを実際に起こし、業務内容の整理やリスクコントロールなどの検証を通して、グループウェア運用後の展開を想定した試用が行われました。

「活用想定の中でも特に重要視していた[ワークフロー]に関しては、desknet's NEOで実際に試験運用を行いました。各部の決裁者を交え、承認申請から決裁、承認状況の確認や承認後の共有など一連のプロセスを関連部署の社員が試用し、実務に適した快適な運用が可能かを評価した上で、経営陣にプレゼンしました」

[ワークフロー]の試用を含め、トライアルから正式採用までの期間は、約2ヵ月間ほど。その間、従来のシステムから必要な情報や機能移行を行い、正式リリースへの準備が進められました。

「まず、承認を得てから行動に移す社内文化を定着させる。承認後の共有も含め、仕事が途切れず主業務を阻害しない、一貫性のあるスムーズなフローをみんなで目指しました。セクショナリズムを排除し、仕事をしやすい環境を整え、これからの会社を自分たちで創り上げていくんだ。という、ある種の気概のようなものを共有しながら、desknet's NEOへの移行が進められたと思います」

コストを抑制しながら、短期間で[ワークフロー]の運用開始が可能で、複数の機能活用が初期投資で実現できる。将来、社内の活用状況やユーザーのニーズに応えながら利用機能を増やしていけることもdesknet's NEO採用の決め手となりました。

支所・営業所などの拠点が、関西、中部、関東に分かれ、将来的な社員の増加も想定。直接社員を集めてレクチャーすることは難しいことから、当初より動画や画面キャプチャーを活用した共通のマニュアルを準備したことで、中途入社の社員もすぐに活用できるようになり、社内浸透効果を発揮しました。

「初期段階はすべての案件に厳格な経路設定を設けましたが、今後、迅速化や時短効果につなげたい案件は、法務の承認等を得ながら運用手法を改良していく方針です。

案件ごとに、申請から承認までの厳格さ、速さ、重要度などを勘案しながら検証を続け、法令や規程の遵守はもとより、“引き上げ承認”なども検討しながら業務のスピード感にも良い効果を上げたい。統制や企業倫理と業務効果の両立を目指して、活用手法をブラッシュアップしていきたいと思います」

「[文書管理]で特に重要なのが蓄積データの価値化です。過去の案件の記録もフォーマットが統一されれば、データベース化＝マスタ化を推進して、有益情報として活用できる基盤となります。これからは[文書管理]に整理、保存された情報をいかに有益化するかというところまでユーザーの意識をふり向けていきたいのです。

すでに、過去の履歴の蓄積という手法は確立されたので、これからは、社内で日々更新される、今まさに動いている業務情報を共有する場としても進化させたいと思います」

個人間では[ネオツイ ダイレクトメッセージ]、複数のメンバーとなら[回覧・レポート]の利用を基本とし、案件、議題によっては[電子会議室]も活用されています。

「[回覧・レポート]は商談履歴の報告、会議前の資料配布、業務関連の重要事項の共有などで毎日活用され、コロナ下における就業体系や社内規程の改定など、労務管理の通達にも役立ちました。確認済みボタンで閲覧状況や通知先担当者の反応が把握でき、回覧に対してコメントが共有できるのが一番のメリット。社員の利用率も高く、初期段階の導入浸透にも役立ってくれました」

2020年2月の導入より短期間で、事業の根幹に関わる重要な情報共有に[回覧・レポート]が定着。さらに、これからの活用のビジョンで特に注目されているのが[AppSuite]の活用です。

「導入検討時より[AppSuite]の活用は視野に入れていました。desknet's NEOにデータベースを集約でき、シームレスに管理・運用できるのがメリットだと評価しています。自分たちで簡単にアプリを構築できるのが強みですね。

今、想定しているのは駐車場事業関連情報のマスタ管理への応用で、駐車場情報や設置機器の在庫管理、オーナー様の情報や賃料、支払管理などなど、数々の貴重な情報が有する複数のファクタの分析を通して、業務改善やサービスの拡充などの事業アイデアにつなげたいと思います」

コミュニケーション活性化や承認状況の可視化、承認制度の重要性を理解・共有し一元管理することで、株式会社スペース二十四様の導入初期段階の目的は達成されました。

今後はさらに、業務を通して集積される貴重な情報資産を可視化するために、desknet's NEOが活用されていきます。