西日本三菱自動車販売株式会社
様の導入事例

ユーザーにとっても、利用ツールごとにIDとパスワードを個別管理するような状況で、利便性に欠けていました。そこで情報共有のツールを刷新し、広域エリア各地区の営業本部と全75店舗を結ぶ情報環境の整備をめざしました」

追い風、契機となったのは、2020年4月の中部三菱自動車販売株式会社との合併でした。

「合併を契機に全社の基幹システムを統合することとなり、合併前年にはシステム専門の担当部門として現在のIT推進課が開設されます。基幹システムの統合と並行して社内の情報共有システムの見直しにも着手し、広域をカバーする新組織にふさわしい、情報共有の環境をめざしました」

「試用を通して、競合製品の実用化には、ある程度プログラミング知識のある人材や相応の工数がかかる事が分かりました。そこで、再度desknet's NEOを検証してみると、たとえ専門知識がなくても、利用環境を構築・実用化しやすいことが分かり、あらためてdesknet's NEOにフォーカスしたのです」

製品検討に際しては特に「ユーザーが視覚的に使いやすいか」「マスタ管理がしやすいか」「管理・運用が属人化しない」などに留意。機能面では[ワークフロー]の実用性が特に重視されました。

「それまで、ワークフローが地区ごとに別ツールで運用されていました。それらの統合もめざし、製品選定時には特に使いやすさに留意しました。

そのほか、「ユーザーの見やすさや使いやすさ」「アクセス権設定がしやすく、ユーザー毎に閲覧情報をコントロールできる」「セキュアブラウザで幹部が出先からいつでも情報を確認でき、迅速な経営判断や承認決裁に活かされる」などが導入の決め手となりました」

[ワークフロー]の書式数も30〜40種類にのぼり、中でも「伺い書（稟議書）」は最も利用度が高く、申請数が多い購入1万円未満の承認申請から社長決裁が必要な案件まで、それぞれに適切な承認経路が設定され短期間で運用を可能にしました。

「同一の書式に対して、3地区の営業本部ごとに承認者のフローが異なる場合もあるので、実質的には定型化された書式数をさらに上まわる、[ワークフロー]が運用されていることになります。以前のシステムとは異なり、複写作成もできるため、該当エリアの承認フローだけを書き換えれば、すぐに実用化できるので、工数削減にもつながりました」

役職者の要望に応え、セキュアブラウザオプションも導入。幹部、店長・営業スタッフがiPadを販売用ツールとして活用し、移動時にも外部からの[スケジュール][ワークフロー]などの確認が定着しています。

「セキュアブラウザは利用端末に情報が残らず、外出時にもdesknet's NEOを閲覧できるため、特に幹部の利用度が高く好評です」

[インフォメーション]とは異なり、同一部内などの限定的な範囲の業務情報の共有に活用されているのが、[回覧レポート]です。部門によっては、本社と中部・中四国各地区などで分散勤務を行っているケースもあり、同一部門で離れた社員同士の業務に、社内メールに近い役割で活用が定着しています。

「情報共有の種目や使い方によっては、[電子会議室]が適している案件もあるため、社内の意見や利用状況、ニーズを見定めながら、[電子会議室]の利用も今後検討する予定です」

現在は、各部署の抱える課題をdesknet's NEOの機能に当てはめ、使い方のアイデアにつなげていく手法を実践中。

当初はマネジメントに関わる部門や店長クラスの活用から始め、利用状況を見届けていたものの、コロナ下の2021年3月からは、営業スタッフからのリクエストに応え、1,000ユーザーへと拡大。まさに展開が始まったばかりでもあり、ユーザーの声を反映しながら機能活用を拡張している状況です。

導入当初は、役員、マネジメントに携わる上職者や内勤が多い社員を中心に利用を開始したdesknet's NEOでしたが、営業スタッフへの利用拡大を実現したことで、誰もが「情報を見てすぐに共有できる」環境がいっそう強化されました。

各店の店長が[インフォメーション]で本部からの情報を確認し、所属のスタッフに情報をフィードバックする必要もなくなり、店長たちの負荷やマネジメントの工数も大幅に削減されました。

「desknet's NEOを通して全社員が業務に必要な情報をリアルタイムに共有できる環境が整いました。

運用に関しても、マスタ管理が並列で展開できるようになり、運用管理のノウハウが管理者の属人性に頼らず、機能ごとに適切な部門や担当者へと委譲でき、組織として適切に運用手法を共有・継承できるようになりました。

今後は、段階的に利用機能を増やしながら、活用面での領域をさらに拡げ、チームワークや営業力の強化につながる情報共有の効果を高めていきたいと思います」