株式会社宮崎銀行
様の導入事例

株式会社宮崎銀行様は、長年同一製品シリーズのグループウェアを使用し、スケジュールやメールなどの機能を活用してきました。ユーザーが使い慣れているというユーザビリティを考慮しつつ、時代の変化とともに他社製品が多く登場したこともあり、新しい製品へのリプレイスを検討していました。従業員数は1,388人（2021年3月31日時点）で、県内（一部県外）に張り巡らされた独自のインフラがあり、店舗数が96店舗、店舗外ATMが137ヵ所170台と、他の追随を許さないネットワークを確立しています。しかし一方で支店と本部、支店間などの情報共有を迅速に進められる仕組みを作ることは急務でした。

「契約更改を機に、旧製品をそのままバージョンアップするのか、全く別のものに変えるのかが問題でした。もし別のものに変える場合、〈ユーザーの使い勝手の良さ＝グループウェアが現場で浸透するかどうか〉に大きく関係するので、直感で使えるかどうかを重視していました」

また導入前、宮崎銀行様では会議を設定する際、一部の対象者を除いてスケジュール調整や会議室予約、来訪者管理などを電話やメールを使って行っていたといいます。

「スケジュール調整のため、相手に電話をするのですが、忙しかったり、不在だったりします。不在の場合には折り返しの電話を依頼することになり、このやりとりだけでお互いの業務負荷が高くなっていました。会議室の予約もスケジュールと連動しておらず、スケジュールと一体管理できないかという声も上がっていました」

他にも旧製品で宮崎銀行様特有の業務で使っている機能があり、それを新たに有償でカスタマイズするのか、それともその機能自体をあきらめるのかなどの課題もあり、ITベンダーに相談していました。

最終提案で残った製品は、旧グループウェアやdesknet's NEOを含め、合計4製品。比較検討の一環として、IT戦略室のメンバー向けにテスト用のアカウントを設け、導入後の活用を想定した設定を行い、代表機能を試しに使用しました。

「設備予約や議事録など、各機能がアイコン表示で配置されており、機能を理解しやすいというのが第一印象でした。旧製品から全く別のものに入れ替えるとなると、ユーザーが直感的に使えるかどうかというのが何よりも大事でした」

ほかにも注目したのは[ワークフロー]。行内のさまざまな業務に申請、決裁作業が伴います。これまでも電子化を進めていましたが、紙での申請も多く残っていました。それらを[ワークフロー]機能を利用して電子化できるのでは、という見込みもありました。特に、[ワークフロー]の申請書式を自由に設定できる点が魅力でした。

宮崎銀行様特有の業務については有償でグループウェアをカスタマイズするかどうかが課題でしたが、仕様などの要件を詰めていくうちにAppSuiteを使えば、似た仕組みを作れるということが判明しました。

「既存のパーツを組み合わせることで、IT戦略室の担当者が作れるということが分かりました。個別にカスタマイズするのと比べると、費用を抑えられますし、自分たちで作れる分、時間も短縮できる。想定外でしたが、結果的にすごく良かったです」

2018年3月末、4社に絞り込まれてから、導入決定までの期間はわずか5カ月。導入決定から移行、プレ稼働、カットオーバーまで通常よりタイトなスケジュールでしたが、無事に稼働を開始しました。

それがdesknet's NEO導入後は、参加者のスケジュールを一覧表示して、スケジュールの空いているところを抑えられるうえ、参加者全員に自動でお知らせがいきます。これまでスケジュール決定後、毎回メールで案内をしていた業務の手間がなくなりました。さらにスケジュールが決まると、設備予約に飛び、会議室を予約。来訪者管理に来訪者の情報を入力しておけば、受付への電話連絡も不要になりました。

変更やキャンセルが発生したときにも来訪者管理から変更可能。何度も電話をする手間がなくなり、スケジュール調整が円滑に行われるようになりました。来訪者については、訪問時に誰に連絡すべきか、何階に案内すべきかについても記載できるので案内もスムーズにできるようになったといいます。

［ワークフロー］［回覧・レポート］も現場でdesknet's NEOの活用が進む要因となった機能です。［ワークフロー］については、従来の紙での申請と比べ、決裁スピードが上がり、リアルタイムで進捗状況を把握することも可能となりました。また、文書回覧は、紙ベースで1人ずつ回覧することが多かったのですが、［回覧・レポート］の利用により大幅に時間短縮が図れています。

「以前は、支店内や部署内での情報共有やアンケート等は紙で回覧を回していました。バインダーに挟んだものを回覧するので、該当者が不在の場合にはそこで回覧が止まってしまうこともあり、回覧完了まで数日かかることもありました。また、後で内容を見返すために、必要なものはコピーして手元にとっておくこともありました」

[AppSuite]は当初、導入する予定はありませんでした。ただ旧グループウェアを使って行っていた業務をどうにか継続できないか、相談させていただくうちに[AppSuite]が使えるのではという話になりました。

「一例として、弊行ではポスターやチラシなどのPR品注文フロー・在庫状況を連動して管理する仕組みを、個別にカスタマイズして利用していました。desknet's NEOにリプレイスした後、わざわざ費用をかけて同じような仕組みを作るのか、それともその機能自体をあきらめるのかという議論がありました。そんなときに[AppSuite]を使えば、似通った業務フローを実現できると教えていただいたのです」

今ではデータベースや案件管理、計数情報（エリアや店舗ごとの実績管理など）など5つの業務フローを[AppSuite]に置き換えて使ってます。

100％、全く同じものというわけにはいかないけれども、部品を組み合わせるだけで似た仕組みが実現できるということが判明。しかも自分たちでカスタマイズができるということで現場に導入するまでの時間も短縮できるという予想外のメリットもあったといいます。