滋賀県庁
様の導入事例

当時、働き方改革が注目され、旧システムとまったく同じ機能というより業務効率化を図れるシステムに変えたいという思いが強くあった滋賀県庁様。特に変えたかったのはウェブメールだったといいます。旧システムでは、ウェブメールを使用していましたが、一人あたりの受信トレイの容量は200MB。しかも1カ月ごとに受信トレイにあるメールすべてを自動削除されてしまいます。すぐに容量がいっぱいになるユーザーもいれば、「できれば消えたメールを復元できないか」という問い合わせなどが入るたび、情報政策課の担当者はその対応に追われていました。

10年間使い続けてきた旧システムを新たなものに入れ替えると聞いたユーザーからは「変えないでほしい」という声もあり、いかにインターフェースを旧システムに似せつつ、今らしいシステムに作り変えるかも製品選定のポイントになっていました。

「ウェブメールを庁内のやりとりに限定して、庁外や庁内外混在の場合には通常のメールを使用してもらうようにしました。メールで送る情報をすみ分けしたことでセキュリティーも向上しました」

ウェブメールで誤送信対策も旧システムと比べて、使いやすくなったといいます。

以前はメール送信の際、誤送信を防ぐために［メールをお送りしますか］とメッセージが出て、次に［本当にメールをお送りしますか］と二度の警告がポップアップで表示されるだけでした。それがdesknet's NEOになってからは宛先、件名、本文、添付ファイルにチェックを入れて送信するようになり、誤送信対策も強化されました。

［回覧レポート］についても改善された点がありました。これまでAさん、Bさん、Cさんに確認のメールを出すと、別々に修正が戻ってきていました。時には人によって意見が異なる場合もあり、そうすると意見をまとめるのも一苦労でした。

「メールが全員宛に返信されればいいのですが、送信者だけに返信が戻る場合もあります。Aさん、Bさんの意見が違うときにはそれを全員に伝え直し、とりまとめなければなりません。でも回覧レポートを使ってから、送信者の下にAさん、Bさん、Cさんのコメントがツリー状に一覧できるようになりました。その結果、同時に全員が意見を確認できるようになり、個別のメールのやりとりをする手間が減り、意思決定のスピードも速くなりました」

これまで滋賀県庁様に限らず、多くの自治体ではメールやチャットなどは使わずに内線をかけて会議日程の調整するのが主流でした。不在時の伝言を残す、折り返し電話をかけてもらうだけでも大きな負荷です。会議室の空き状況を確認し、その後、個人のスケジュールをのぞいたり、電話で確認したりして調整してやっと会議の開催が決まるという流れでした。

「情報政策課では、まず全員がdesknet's NEOにスケジュールを入れています。ですから設備予約で会議室と参加メンバーの空き時間を一度に並べて確認できるので、ものの数秒で調整できるようになりました」

desknet's NEO導入後は、会議開催の調整が一瞬でできるようになったといいます。

「以前は、スケジュールを入力しない人がたくさんいました。ですが、desknet's NEOになってからクリック一つで入力が簡単にできるようになってから、多くの職員がスケジュールを入れるようになりました。少しずつdesknet's NEOが庁内に浸透してきたというのも実感します」

滋賀県庁様ではdesknet's NEOに切り替えてから、ポータルサイトの一番目立つ場所に情報政策課からのお知らせスペースを確保しました。そこにシステムのメンテナンスなどの重要案内情報をアップし、職員全員に情報共有するようになりました。

「ユーザーがログインしたとき、目に留まりやすい場所に重要なシステム情報を上げています。問い合わせの数が減ったかどうかは定かではありません。でも問い合わせが入ったとき、ポータルサイトの情報を案内するだけでよくなり、素早い対応ができるようになり、ユーザー側、サポート側の時間も短縮できています」

導入して2年経ちますが、滋賀県庁様ではまだまだ使っていない機能があります。今後は電子会議室やプロジェクト管理などを使って、部署を横断した業務が発生したときに有効活用していきたいと考えておられるそうです。

「新型コロナウイルス感染症が発生した時にも、業務の特性上、リモートワークができる人には切り替えていただきました。その時にも、desknet's NEOがあったので自宅にいても職員同士の連絡がスムーズに進められました。今後も人事部と共にリモートワークを進めていきます。情報政策課としては、自宅から仕事をするときにITで快適な環境を整えられるように積極的に支援していきます」