実教出版株式会社
様の導入事例

大庭様　まず、コロナ禍で急に在宅勤務の社員が増えて、在宅勤務アンケートをとったところ、「誰が出社していて誰が在宅勤務なのかわかりにくい」「メールのやり取りは煩わしい」「社員間のコミュニケーションツールが必要だ」という意見が多く、一気にdesknet's NEOを全社に導入しようということになりました。

担当の澁谷さんには、機能を詳しく説明してもらい、様々な用途を教えていただきました。まず最初は社員の所在をはっきりさせるスケジュール、会議室などを予約できる設備予約、そして電子会議室を使い始めました。

黒川　電子会議室はどのように使われたのですか？

大庭様　電子会議室は自由にメンバーが書き込めるので、業務日誌や出退勤を管理できるのではと、まず総務部で一人一人にIDを付与して先行して使ってみました。

在宅勤務者が、「今から業務を開始します～」と電子会議室に書き込むと登録メンバーは、リアルタイムで認知します。また、在宅勤務時の業務日誌も電子会議室に書き込んでもらいました。それまでは、紙の業務日誌を提出していましたが、「両方は面倒なので、電子会議室にまとめてください」とリクエストがあり、現在は紙を廃止し、電子会議室に書き込んで提出ということになりました。

黒川　現場からの声で、導入に向けてどんどん加速していったのですね。

大庭様　最初から欲張らず、27機能の内、本当に必要な機能に絞ったのも良かったと思います。今、自社に必要な機能は何かと何度も会議を重ね、絞り込みました。

佐藤様　澁谷さんの説明はとてもわかりやすく、細かいところまで指示をいただいたので、本当に助かりました。「この順番でお願いします」「設定方法は画面共有で一緒にやりましょう」など、サポートページではわかりづらいところもオンライン上で丁寧に指示をくれました。私が疑問に思ったことや社内で出た課題は、次の打ち合わせのときまでに必ず回答と活用事例を示してくれるので、安心感が違います。連携を密に取りながら何でも相談できるのはありがたかったです。

黒川　他に導入時に気を遣われたところは何ですか。

大庭様　出版社ということもあり、もともと紙の文化です。しかも今回の導入でグループウェアを初めて使う社員がほとんどだったので、desknet's NEOで行えるコミュニケーションとDX推進については社内理解を得る必要がありました。そこでアンケート結果を公表し、コミュニケーションツール導入の要望が高かったという事実を共有したことで、社内で導入に関しての承認が得られたと思います。

酒井様　導入までのスケジュールも澁谷さんと相談しながら組むことができたので、打合せの内容も毎回無駄がなかったと思います。

導入から初期運用までのプロセス

1. 導入にあたり、全社へアンケートを実施

2. 自社に必要な機能をしぼる

3. 総務部でトライアルを行い、導入時の課題を抽出

4. 管理職と一般社員を分けて説明会を実施

5. 紙とdesknet's NEOの移行期間は1週間

澁谷　実際、自分の予想外の使い方の提案や、思いもよらなかった疑問を投げかけられて、お客さまの導入時のつまずきとシステムの伝え方の工夫についてかなり考えました。

オンボーディングの感想

酒井様　とにかく支援が手厚かったです。澁谷さんは質問に答えてくれるばかりでなく、管理職向けと一般社員用に分けた説明会資料の作成もサポートしてくれ、不安に思っていることはないですかと必ず聞いてくれました。

導入までスケジュールの進捗を共有できたのも、心強かったです。

澁谷　そう言っていただけるととても嬉しいです。私たちは末永くdesknet's NEOをお使いいただけるように、これからも企業様の状況に合わせたご提案ができればと思います。

大庭様　また、18の社内申請手続をワークフローに切り替えたことで脱ハンコの足がかりになったこと、社内掲示板をデスクネッツ上に新設したことや文書管理、電子会議室の活用で総務関連のペーパーレスは80%程度実施できたと思います。

桜井様　まずは社内でdesknet's NEOの活用を定着させることが今年度の目標ですね。そのうえでさらに必要な機能があれば、増やしていこうと思います。そのために今後ともお力添えいただければと思います。よろしくお願いします。

澁谷　ありがとうございます。システム導入はもちろんですが、御社内で長くdesknet's NEOを活用してもらえるためのご支援を続けることが私たちの使命であると同時にやりがいだと感じています。今回、導入計画から基本機能の活用までを担当者がついてサポートするオンボーディングプランを提案させていただいた事で、お客さまの不安に思うことや解決方法も蓄積ができました。伴走型で進めたからこそ学べることも多かったです。

今回は貴重な体験をさせていただき、こちらこそ感謝しています。