株式会社パイロットコーポレーション
様の導入事例

株式会社パイロットコーポレーション様のグループウェア導入は早く、米コンピュータ関連企業の代表的なクライアント・サーバー製品を長期的に活用していました。しかし、時代の変化と共に新たな製品も登場し、管理運用面での負荷も感じられるようになり、ユーザーからはより使いやすい製品への要望も上がり始めていたそうです。

「旧システムでは、アプリケーションのインストールや端末ごとの設定など、クライアントの管理も必要でした。特にユーザー管理に手間がかかり、人事異動の多い時期には運用面で相応の負荷もかかっていました。一方、社内エンドユーザーからは、もっと情報の一覧性が高く、操作が容易な製品の方がいいのでは。といった声も寄せられていたため、リプレイスを検討することになりました」

新たな製品へのリプレイスを決定した段階で、ウェブベースの製品を視野に製品検討が開始され、desknet's NEOを含め、計3製品の比較検討が行われました。

「複数事業所での利用展開、管理効率などを考慮して、テスト環境で導入後の活用を想定した設定や代表機能の試用を行いました。それまでの当社における社員の利用状況やITスキルなども想定しながら、ユーザーの主業務に負担をかけない、わかりやすさや使いやすさを基準に製品評価を行いました。さらに、テスト用のユーザーアカウントも設け、実際の使用感から得られた率直な声も製品評価に加えました」

リプレイスのきっかけがユーザーからの要請だったこともあり、ユーザー視点での製品評価は特に尊重されたとか。イニシャル&ランニングコスト以上に、製品が本来持つ機能の使いやすさと本社および複数拠点への展開時における管理運用面での効率が重視されました。

「desknet's NEOは、直感的でわかりやすいユーザーインターフェースが評価され、ユーザーにとって使いやすく、教育の負担も少ないものが望ましいとの判断から正式採用されました。現在でも、初めて使用するユーザーに特別な導入教育などは行わず、業務を通じて活用は浸透しています」

リプレイス直後のみ、部署ごとに指導的なユーザーを選任して事前説明を行いましたが、短期間で利用は定着しました。

「旧グループウェアの利用があり[インフォメーション][ スケジュール][設備予約][ウェブメール]活用の土壌やグループウェアの概念は共有できており、業務で活用する上での大きな戸惑いはありませんでした。データ移行も大規模には行わず、初期段階におけるユーザー設定などが中心。

大規模ユーザーへの新規導入ということである程度の負荷を予測はしていたのですが、それほど苦労したという記憶はありません。現在では、エクスポート、インポート機能がユーザーや組織単位でできるので、異動にも効率良く対応できています」

[インフォメーション]は、総務（防災訓練告知など）や人事部（人事異動、慶弔などの各種告知事項の他に、商品情報の社内共有にも活用され、新学期やギフト需要などが高まるシーズン時には、日々相当数の商品情報が共有されています。

[ウェブメール]は社内専用メールとして定着。外部と切り分けることで、情報管理と統制、セキュリティが担保され、安心して活用できることが社内の自由闊達な意見交換や情報共有に役立っているそうです。

「出社後はすぐにdesknet's NEOにログインする事がルーティーンとなり、必ずチェックする必要がある[インフォメーション] と[ウェブメール]の活用が初期段階の利用推進や長期的な活用推進にもつながっています。[インフォメーション]は主要部門の告知に留まらず、“全社への告知ならここ”といった考えで利用範囲も少しずつ拡がっています」

[文書管理] もdesknet's NEOの利用展開を勧めた機能の一つ。オフィシャルな文書管理機能としてフル活用され、各種規程類や法務関係の書類、申請書類の最新版のフォーマットまで管理。書類の更新時には[インフォメーション]で保管場所なども告知されるそうです。

「全社的に管理している規程類や申請書類はすべて[文書管理]に保管・利用しており、通数も100ではききません。アクセス権で管理された部署ごとのフォルダの他、部署横断の各種プロジェクトなどで限られたメンバーだけが共有できるフォルダもあります」

管理設定は情報システム室が一括して行い、申請制でコントロールされ、業務に欠かせない機能として活用が定着しています。

[スケジュール]は、組織規模の大きさや部門ごとの独立性に配慮し、公開範囲などの運用ルールは部署ごとに委ねられ、公開範囲も各部署の裁量で決められています。

2020年の新型コロナによる影響によって、働き方にも大きな影響が出る中、[スケジュール]の利用定着が、そのまま各部門の新たなシフトや在宅勤務への対応に活かされることになりました。

「情報システム室も、2020年4月の緊急事態宣言後は8割在宅勤務を実施しました。desknet's NEOの[スケジュール]だけでもシフトを柔軟にコントロールしやすく、コロナ対応期間中はつねに、メンバーの所在把握と業務上の“報告・連絡・相談”の体制は維持できていました」