栃木ミサワホーム株式会社
様の導入事例
営業や顧客フォローのために欠かせない情報資産を共有。
活用浸透が緊急事態宣言下の対応にも役立ちました。
栃木ミサワホーム株式会社は、戸建て注文住宅の設計・販売を行うミサワホーム・グループの地域販売会社です。南極昭和基地にも採用されてきた「木質パネル構法」は、ミサワホームが誇る耐震性、居住性に優れた技術。さらに人気の「蔵のある家」では、一般住宅をはるかにしのぐ高い収納力で、「住まい」の快適と安心を両立しています。
新築住宅の契約から施工、竣工後も定期点検やリフォームなどで、オーナーとの関係が長く続くのも事業の大きな特長。よりきめ細やかな顧客サービスや顧客満足のために、永年ご利用いただいているdesknet's NEOのご活用手法をうかがいました。
メールに頼らない情報共有や情報資産の活用を想定して、早期よりグループウェアの効果に着目。
栃木ミサワホーム株式会社様がグループウェアの活用に着目した時期は早く、desknet's NEOの前身にあたる旧desknet'sを2006年に導入。すでに活用が定着していました。
「当初の導入目的は、メールに集中しがちな情報を整理して、顧客サービスに直結する有益な情報を活かすことだったと聞いています。情報共有の理想としては、“情報をリアルタイムにスピード感を持って業務・サービスに活かす”“事業の全体像を社員が把握し、有益な情報を合理的に管理して、情報資産を将来の業務に活かす”など、情報の質によって共有や管理手法を使い分け、整理することも重視しています」
当初より、クラウドで運用負担をなくし、「社内活用の推進」に重点を置いた運用方針でした。
何かシステム上の問題があれば、メーカーのサポートやベンダーの専門家にお願いすればいい。「使うことに集中する」という観点から、それまで利用してきた旧desknet'sの最新版であるdesknet's NEOへの移行も自然な流れで決定しました。
すでに社内浸透している旧desknet'sの使用感を活かし、情報資産をそのまま活かせるdesknet's NEOクラウド版への切り替えを決定。
desknet's NEOの移行は「○○日よりグループウェアを切り替えます」という社内告知だけで始まりました。当初は、以前から利用度が高かった[回覧･レポート] [電子会議室] [インフォメーション]などを集中的に活用する事で、社員の意識変化や移行後の活用促進に配慮。
「旧製品の浸透度がすでに高く、desknet's NEOにも、その直感的な操作感がそのまま踏襲されていました。社員からの問い合わせもインターフェースの変更からくるちょっとした戸惑いによるものがほとんどで、利用浸透は早かったと思います。社員が慣れると共に、過去の様々なデータも活かせるようになり、社内定着は早かったようです」
現在、宇都宮本社、小山事業所、6展示場がリアルタイムに情報を共有し、[回覧･レポート][設備予約][スケジュール][ワークフロー]などの活用が業務に定着。毎日の生きた情報を活かしつつ、保存された情報をアーカイブ化して将来の業務に役立てていく機能として、[電子会議室][文書管理]などがあり、現在の高い活用度につながっています。
導入プロセス
社内で検討
旧desknet'sの活用がすでに定着し、有益な情報資産が蓄積されていた、社内浸透のしやすさにも配慮しそのままdesknet's NEOへの移行を決定。
製品移行
desknet's NEOへ切り替わることを事前告知し、大きな混乱もなく、製品を切り替え。
活用展開
［回覧･レポート］［電子会議室］［インフォメーション］など、旧desknet'sで慣れていた機能から活用を開始。活用状況を見ながら機能を追加。
情報が貴重な営業資産として蓄積され、住まいを見守り、生涯を通じたおつきあいに活かされている。
1）キメ細やかな接遇と顧客満足を[設備予約]のひと工夫で実現。
本社には、ミサワホームが誇る技術や品質を紹介し、多様な住まいの内装やしつらえを紹介するテクノロジー＆インテリアギャラリーが併設されています。契約前、契約後の施工に関するあらゆる話し合いに対応するための打ち合わせスペースも設けられており、そこでの接遇に[設備予約]が活用されています。
「契約から施行まで、施主様との打ち合わせはかなりの頻度で行われています。[設備予約]は打ち合わせスペースの運用だけではなく、施主様を心地よくお迎えするための情報共有にも役立てられています」
打ち合わせの日時が決定すると、打ち合わせスペースの確保と同時にお客様を迎えるための留意事項や情報が内容欄に記入され、提供する飲み物の好みや当日の要望などの留意事項を記入し共有。予約内容を見ながら施設管理の担当部署が、お迎えするためのネームを用意し、赤ちゃんがいる方にはベビーベッド、車椅子の来訪者には導線のチェックや安全確認などを事前に行い、きめ細かな接遇を実現。テクノロジー＆インテリアギャラリーでもお客様同士が重なり合わないよう配慮しています。
すでに商談や打ち合わせスペース、会議室など合計28施設の管理に活かされ、施工に関わる委託先事業者のバッティングを防ぐ運用管理にも役立てられています。
2）使い慣れた共有環境として、緊急事態宣言後のテレワークにも即時対応
「社内メールについては[回覧・レポート]の活用が定着しています。社内共有したい情報、提出物の締め切り告知、その他業務上のファイルやあらゆるデータのやりとり、共有に用いられています。既読状況がすぐに確認できるのもいいですね」
誤送信のリスクがなく、情報漏えいが回避できるので、新型コロナウイルスの体制下では、新規契約関連書類の事前確認と共有などの緊急対応にも活用されました。
「新規契約時には営業部をはじめ、設計、建設、経理、総務人事部などの全部門で、進行中の物件情報をすべて共有しています。新築案件について整えるべき書類や部署ごとの確認、書類の共有、承認に関わる事前確認や調整にも役立ちます」
テレワークの緊急シフトに対応した[スケジュール]と共に、新型コロナウイルスに起因するテレワークへの対応にも役立てられました。
「社内であれば[ワークフロー]の書類の不備も、差し戻して臨機応変に対応できましたが、テレワークではレスポンスが悪くなるので、やや複雑な業務上の申請書類などは申請前に [回覧･レポート]で事前確認し、その後正式なルートに載せました」
契約条項の案件や複数部署がチェックしなくてはいけない複雑な書類は各部が並列でチェックし、最後にまとめる方法で緊急事態宣言下の決済の遅延を予防したそうです。
3）いま携わっている物件、事業全体の動きを全社共有して経営の質を高める
連絡事項の確認、朝礼議事録から社員親睦まで、豊富なカテゴリー分けで活用度が高いのが[電子会議室] です。業務上特に欠かせないのが、オーナーの重複を防ぐ「分譲、土地、中古掲示板」（建売り住宅販売前の仮押さえ期間表示）、「契約速報」（契約成立or不成立の速報で物件案内を管理）、全案件の工事進捗状況や担当施工事業者、竣工後のオーナー点検予定など工程のすべてがわかる「建設本部 掲示板」などです。
最新の住宅は施工分野も専門化、高度化が進み、工事に関わる専門業者も細分化されています。全工程の工事記録、施工箇所の採用部材や釘などの部品、工法、施工記録写真の撮影法に至るまでグループ統一で施工記録の規程が決まっており、工場のパネル段階から竣工後まですべてのトレーサビリティ（履歴管理）、エビデンスが揃うようになっています。各部の専門データは膨大なため、[電子会議室]では全社で抑えておきたい基本情報をダイジェスト化して共有しています。
「各部担当レベルで必要な情報が瞬時にわかるので重視しています。これを見て営業担当者が進捗の遅れについて施主様に連絡や説明をし、重要な工事や施主様が気にかけている工程や完成後の検査時にもフォローをしています」
同様に、経理が支払、総務人事が保険など、全部門が案件の進捗と各部に必要な基本情報を[電子会議室]で確認し、全社の事業の全容が把握できるようになっています。
「住宅メーカーの仕事は住宅の契約〜施工を経て、施主様にお家をお渡ししたら終わりではありません。定期点検やライフスタイルの変化に合わせリフォームなどで10〜20年、さらに2世代にわたってお付き合いが続くこともよくあります。desknet's NEOに残された記録は、過去の情報を即座にたどる貴重な情報資産となっています」
ご担当者のコメント
事業概要
ミサワホーム住宅の販売および設計・施工、リフォーム、不動産の販売、インテリア・エクステリアの販売施工。戸建て注文住宅の設計・施工を中心に、分譲住宅、集合住宅、保育園、介護福祉施設、店舗開発などを住宅で培った技術・ノウハウを活かして高度化。全ての建築におけるリフォーム、リノベーション、資産および土地活用、相続対策等も行っている。直近の年商は87億円（2020年）に及ぶ。
すべての機能は今すぐ無料で
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電話でお問い合わせ
平日9時 - 12時 ／ 13時 - 18時
- 横浜本社 045-640-5906
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- 福岡営業所 092-419-7277
施主様にとって、戸建て住宅の建設は、人生における大きな決断です。その重責を常に意識しながら、お客様の満足を追求するのが私たちの仕事。desknet's NEOで各部門が横断的に共有し、蓄積した情報をさらにきめ細かな顧客満足につなげていきたいですね。
総務人事の立場から、desknet's NEOの活用推進に取り組んできました。着実に各部門の業務効率化が進み、活用も定着していたので、新型コロナウイルスによる新たな働き方や業務体制にも、柔軟に対応できました。これからは、さらに機能を使いこなして、desknet's NEOを見たらすべてがわかるように、部署間の連携を充実させたいと思います。
desknet's NEOを使いこなすことで、仕事が速く確実なものとなり、社員にとって、より良い働く環境が実現できたらいいと思っています。いま[回覧･レポート]と[電子会議室]に多くの情報が集約されていますが、情報の質によっては複数の機能をバランス良く使いわけ、情報への速いアクセスを実現したいですね。ふたたび緊急事態宣言が起こっても、今まで通り働きやすい環境を維持できるはずです。