株式会社コンヒラ
様の導入事例

株式会社コンヒラ様は、工場用環境装置、船舶の海洋汚染防止に関わる装置を開発・製造する環境技術の専門企業。環境保全、水質浄化、省エネ、省力化など、新たな環境課題をクリアする多様な環境装置を独自開発し、大手メーカーの大規模生産工場や造船業界の環境規制対策に貢献しています。
顧客の課題に応える技術開発力で勝負する同社では、desknet's NEOの[ワークフロー]や[回覧･レポート]などの機能を深く使いこなすことで独自の活用手法を確立。業務改善やチーム力の強化、ナレッジ共有などに効果を上げています。

── 旧desknet'sのころより製品をご利用いただいています。

スケジュールや設備予約などの共有を想定して旧desknet'sを最初に導入したのは2008年12月ですが、活用が一気に進んだのは、desknet's NEO以降のことです。

── 活用が高まった背景には何があったのですか？

旧desknet's導入当時は社員数も現在の約半数で、事業も商社的な色合いの濃い会社でした。どこか一匹狼の集団といった気風があり、仕事で結果を出せば、スケジュールを共有する必要性を感じないし、むしろ自分のスケジュールは知られたくない。そんな空気すらあったかもしれません。
その後、組織も大きくなり、事業もよりメーカー色の強いものへと大きく成長します。個々のお客さまのニーズに適合した製品を独自に自社開発、製品化できる会社へと発展し、情報共有の課題や社内ニーズも大きく様変わりしました。

── 事業の発展に伴い生まれた情報共有の課題とはどのようなものでしたか？

予定や所在の共有、設備予約による会議室や営業車の管理などの基本的な活用はもちろん大切ですが、最もグループウェアの必要性を感じたのは、事業の中核を担う稟議や申請書の共有と迅速な決裁でした。
以前はワークフローも定まっておらず、着手できそうな人に仕事を依頼するような感覚が残っていました。結局真面目で断らない人に仕事が集中したり、同じ案件が同時に複数の人に手配されるようなことも起こり、社内で問題化しました。

── そこで「新たな課題解決にdesknet's NEOを」という流れが生まれたのですね。

大手の経営企画に携わっていたこともある社員が現状を見かね、「ここにいいものがあるじゃないですか！」と指摘してくれたのがデスクトップのdesknet's NEOだったのです。
以前はあまり意識していなかった [ワークフロー]の機能ですが、「組織図に基づいて流して、戻ってくるようにしましょう」とdesknet's NEOで実践してみたら、案件がスムーズに流れ出したのです。
そこから本格的なdesknet's NEOの活用が始まりました。

── 話は前後しますが、最初の製品採用のきっかけは何だったのですか？

お付き合いのあるベンダーが、スケジュール共有でグループウェアを導入するならと、複数のグループウェア製品を紹介してくれました。その中から選定したのが旧desknet'sで、そのままdesknet's NEOへと利用継続しています。

── desknet's NEO採用の決め手となったのはどのような点ですか？

コストは最も重視しましたが、活用を想定した機能の使いやすさも評価しました。機能の豊富さ、使いやすさ、コストの総合的なバランス、コストパフォーマンスが決め手ですね。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・イニシャル＆ランニングコスト
・各種機能の使いやすさ

── 新たな機能活用に先駆け、社内教育や活用推進には取り組まれましたか？

社内教育は行っていません。稟議や各種申請を行う[ワークフロー]と日報の[回覧･レポート] を中心的な活用機能として、利用度を深めました。
さらに、[タイムカード] をdesknet's NEOの集計に切り替え、出勤時には必ず社員がログインするようにしました。決め手は [ワークフロー]で稟議が下りないものは一切精算できないようにしたことで、業務に不可欠な機能活用の義務化で、一気に定着させました。

── 上職者への利用促進も、社内展開を成功に導く上では留意なさったとか。

若手や新入社員はもともと積極的に活用したいという意識ですからね。今回は80代の会長が直感的にdesknet's NEOの利用効果を感じとり、わざわざ外部のパソコンスクールにまで通って基礎講習を受け、積極的に参加してくれました。自ら先頭を切って決裁したり、コメントするようになったのが功を奏しました。
[回覧･レポート]の日報などにも目を通して、案件内容によっては「もう少し話を聞かせて欲しい」と担当者に電話をして相談に乗ったり、アドバイスも行っています。さすがに年配、古参の社員も使わざるを得ない状況となり、活用推進にはとても効果がありました。

── 当初より重視していた[ワークフロー]の実用化は順調に進みましたか？

「出張旅費精算」「購入・接待の伺書」「各種稟議書」「企画改善」「得意先管理」をはじめ16帳票の運用をすぐに開始しました。[ワークフロー]はどこで滞留しているかすぐにわかり、案件ごとにコメントが残せ、差し戻しができる点を評価しています。特に重要な依頼案件などで申請後の経過確認が必要なものは、複写して新規作成という手法で逆に流す「再申請」の手法で、業務の結果報告が必ず返るようにしています。
例えば、海外送金の承認申請「銀行送金の依頼書」では、経理が期日を設けた海外送金の承認申請を行うと、申請内容と添付の送金額や伝票の申請内容が一致しているかを部門長がチェック。ネットバンキングの承認権を持つ私が最終承認後に伝票をまた逆に流すことで、速く確実な決裁と確認を一気通貫に行う流れです。

── [ワークフロー]の活用で実務上大きな効果を得られた手法はありますか？

特に効果を発揮しているのが、業務の「改善申請」とオフィシャルHPの「ブログ申請」です。
「改善申請」は全社員を対象とした取り組みで、社員の発案で業務改善に直結した成果を申請・報告し合い、その成果を社内評価する仕組みです。
「売り上げを上げる」「コストを下げる」「安全性を上げる」などの評価項目に基づく改善に社員が自主的に取り組み、採用された事案は社内で水平展開して実践します。「改善申請」には取り組み内容、コスト削減効果など具体的な数値も示して提示され、部門長、管理チーム、社長、会長等を通って評価金額を決定。発案した社員の人事評価や賞与に加算しています。

── 「ブログ申請」はどのようなものですか？

当社のホームページは社員のブログが充実しており、導入事例などを積極的に投稿しています。「社員」「代表者」「商品の導入事例」「採用担当」などのブログがあり、毎月3〜5件を輪番制で担当しているのです。
「ブログ申請」は[ワークフロー]に初稿原稿を添付して、記述内容や表現の不備がないか確認、校正を行い、チェック工程終了後にコンテンツ担当者が予約登録。登録確定後はブログ執筆者がアップ日に[回覧･レポート]で、ブログのねらい、ターゲットなどを社内告知します。そこで社員が一斉に見るので閲覧カウントが増えるのと同時に、記事内容に対する社員のコメントも交わして、実務上関係が希薄な担当者間のコミュニケーション、ナレッジ共有が行われています。
中でも「導入事例」の商品や具体的な導入事例紹介はSEO対策にもなっており、その効果も実証されています。実際にネット経由で当社を知っていただき、受発注とその後の取引関係に発展するケースがたいへん多く、広告効果に直結しています。

── [回覧･レポート]による日報の共有はどのように行われていますか？

[回覧･レポート]は誰がいつ確認したのか閲覧状況もできるのが日報に最適で、互いに報告内容を確認し合い、コメントを交わすことでチーム内のコミュニケーションも活発になりました。普段はメールやチャットツールも用いていますが、[回覧･レポート]はより業務に直結する実利的でオフィシャルな情報共有手法として社内で認識され、現場での気づきをその日のうちに共有して役立てる活用法が定着しています。
とりわけナレッジ共有には力を発揮していて、製造現場なら「ISOの労働安全衛生に関する改善案」、出向先では作業現場の工程をビデオ撮影してスタッフ内で留意点等を確認し合い、有益なノウハウや技術知識の共有、業務改善や属人化の予防にもつながっています。
特に部門長以上の管理職に対しては、部下や部門内の日報には、閲覧だけではなく「コメントを返す」「滞留させない」ことを徹底するように意識改革を行い、現場の情報を全社の事業に活かす取り組みを推進しています。

── 報告に留まらないコメントの応酬が、現場に行かされていくのですね。

日常業務の中で気がついたことを日々出し合っていけば、さまざまな改善結果につながるので、その成果を[ワークフロー]の「改善申請」に上げるという機能間の良好な循環活用が生まれました。
日々の業務が同じ部内で共有されるので、日報内で相互に依頼をかけたり、ちょっとした部内の教育訓練など、良い意味で想定外の使い方も定着しています。
マネジメント能力が高く、仕事ができる社員ほど[回覧･レポート]の日報をしっかり書き込んでいるので、人事評価制度内の「報告・連絡・相談」の評価項目のエビデンスとして面談にも活かされています。

── desknet's NEOの情報が監査にも役立てられているそうですね。

ISO認証当時は監査対応で外部監査が入る際にも品質マニュアルに「desknet's NEOの記録（議事録）を元データとする」という規程を書いていたので、印字もしなくてよかったのです。その場で画面を見せてこれが記録ですという風に監査者には見せていました。
印刷して版を重ね、廃棄まで管理していた従来の手間が、desknet's NEOの[文書管理]にあるものが原本となる規程にしたことで効率化されました。過去の履歴もすべて時系列で管理保管され、すぐに精査できるようになったのです。
今は社内での品質保証管理が整備されたため、ISOの認証を終了しましたが、品証室からの社内監査時には、これまでと同様、記録としてクラウド上で管理できています。

── desknet's NEOの活用を通して得られた手応え、効果とはどのようなものですか。

以前は、決裁者が長期出張中に申請書類が停滞しがちでしたが、desknet's NEOの活用が本格化してからは、決裁の滞留もなくなり、必要な業務を停滞なく進行できるようになりました。申請書をはじめとする各種文書や伝票類の作成も、過去の複写やフォーマットの活用で規程に則り短時間で作成できます。
検索で容易に過去のドキュメントも探し出せ、時間的にも意識的にも主業務にパワーを集中できるようになりました。

実利的なメリットだけではなく、経営者の視点で大きな価値が認められるのは、「真面目な社員の働きををきちんと認め、公正に評価できる会社になった」ことです。さらに、部課長以上のクラスになれば、その人のマネジメント能力や人を育てる力もすべて明らかになってしまうので、社内で影響力を発揮する社員に対しても良い作用が生まれています。
desknet's NEOで社内にチームプレーの雰囲気が醸成され、今まで以上に社員一人ひとりの能力を活かした企業文化を育んでいけると思います。