株式会社イトー急行（ニッコンホールディングスグループ）
様の導入事例

株式会社イトー急行様は、愛知県瀬戸市で地域主産業の陶磁器の輸送会社として創業。
産業貨物、消費者向け貨物など物流量の増加と共に事業は拡大し、流通センター業務を核とした総合物流企業として全国16カ所に事業所を展開しています。
近年では、物流センターへの集荷・仕分け・配送までの流れをシステマティックに統合・効率化した「共同配送」で顧客・取引先の業務効率化やローコスト化を実現。環境への配慮やドライバーの人材確保、安全運行を実現するしくみとしても高く評価されています。
イトー急行様では業務情報をdesknet's NEOのポータルに集約し、経営分析から「QCサークル活動」による職場の安全衛生向上や品質向上、働き方改革などにも取り組んでいます。トラック輸送産業の革新に挑む、その活用事例をご紹介します。

── それまでの情報共有に関する課題、お悩みなどについてお聞かせください。

以前は企業の導入実績も多いクライアント・サーバー型のグループウェア製品を採用していましたが、ほぼメール中心の利用に留まっていました。
あわせて自社開発のポータルサイトも実用化していましたが、社員情報の共有程度に利用範囲は限定され、いずれも積極的な活用はされていませんでした。
そこで、業務に直結した情報の有効活用を目的に、社員にとってより使いやすく、全社で活用できる製品へリプレイスすることにしました。

── 特に改善したかった課題、新たな製品に期待したことはありましたか？

前製品がメール中心の活用だったため、すべての情報がメールに集中してしまい、送受信の通数も非常に多く煩雑化していました。日々の業務連絡から会議の予定確認、業務資料も添付ファイルをメンバー全員で共有する状況でした。管理者クラスになると関連部署からの週報や月報もすべてメールで提出されるので、週明け月曜の出社時には報告書関連だけでも、30〜40通と相当な通数になっていました。
情報を整理したり、時系列でたどるのにも不効率な面が多かったと思います。
まずは、スケジュール共有や文書管理などの機能活用を定着させて、予定管理や会議の調整、文書管理による議事録や社内規程、各種申請書類など、情報の種別・目的ごとに効率よく整理・共有できるようにしたいと思っていました。
情報の優先度や重要度も明瞭にして、全社的な情報活用、すべてのユーザーが業務に直結する情報をリアルタイムで有効活用できる環境をめざしました。

── 製品検討にあたって、特に留意した点などはありましたか？

旧製品の機能活用が広がらなかった要因には、利用ニーズに適した自社開発や各種設定など、機能の作り込みが必要だった点が挙げられます。開発担当者は1人で、新たな開発者の育成も難しかった。
管理運用面で負荷がかかる製品では、社内展開もなかなか難しいため、パッケージソフトの採用に着目し、製品検討することにしました。

── 製品検討はどのような手法で行われましたか？

既に社内での活用実績がありました、旧グループウェアの再導入も検討しつつ、パッケージにはdesknet's NEOと別の競合製品、あわせて3製品を検討しました。
前製品の課題を踏まえ、新しい製品では、使いやすく、見た目もわかりやすい製品を意識して選考しました。
デモなども用いて比較検討した結果、パッケージ製品のほうが社内展開もしやすく、運用負荷もかからないことが確証でき、最終的にdesknet's NEOを採用しました。

── desknet's NEO採用の決め手となったのはどのような点ですか？

desknet’s NEOはイニシャル＆ランニングコストで優位でした。
情報管理課内で比較検討した後、[スケジュール] [文書管理]など社内要求の高かった機能については役員にも実際に製品を見てもらい決定しました。
さらに、製品導入をサポートしたリコージャパンの「desknet's NEOなら導入教育なしでも社内浸透が図れる」というアドバイスも導入決定を後押ししてくれました。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・イニシャル＆ランニングコストで優位
・開発者に負荷をかけずに実用化できる
・導入後の活用展開に社内教育が不要

── 導入教育なしで製品の切り替えや社内展開を行われたそうですね。

「何日からdesknet's NEOに変わります」というアナウンスのみで切り替え、本社・営業所・輸送拠点など全国16拠点、グループ会社2社（株式会社イトー自動車整備、瀬戸自動車運送株式会社）での活用が定着しています。

── 導入当時、利用定着のために取り組まれた工夫などはありましたか？

最初は情報共有のニーズが最も高い[ウェブメール] [スケジュール] [設備予約] [文書管理]の機能から利用を開始し、利用状況や社内ニーズに応じて[回覧・レポート][インフォメーション] [アンケート]、ポータルの活用へと進めていきました。

── 各部の上職者の皆さんが利用浸透にとても積極的だったそうですね。

導入初期には、ユーザーごとに活用度の差がありましたが、各部の部長など上職者が意識的に積極活用して各部内で定着するようになりました。
導入当初「上職者が積極的に活用して欲しい」といった提言はしましたが、特に強く呼びかけたわけでもなく、あくまでも実務上の効果や効率を優先した結果だと思います。
活用がある程度進むと「desknet’s NEOを見ればすべてわかるので便利」という意識が広がり、定着していきました。
経営陣・管理職は拠点間の合同会議や打ち合わせも多く、花巻・栃木・中津川・静岡・大阪と離れた拠点間でテレビ会議を行う際の予定調整や確定後の通知メール機能の活用も早期に定着するなど、desknet’s NEOの効果をすぐに実感でき、社内の利用展開や浸透にも良い影響を与えてくれました。

── 基本機能の活用定着後、新たにポータルの拡充にも着手なさったそうですね。

desknet's NEOの機能活用定着後、段階的にポータル機能も強化していきました。複数のタブを切り分けて活用する手法に本格的に着手したのは、2014年ごろからです。

[スケジュール][ ウェブメール][文書管理]など、desknet's NEOのグループウェア機能は、ポータル上の「メイン」タブに設定しており、最も利用度が高いです。
[スケジュール]は内線電話・メールによる相互確認なしに予定調整・決定ができ、一斉通知なら[インフォメーション]、週報、月報、各種報告書類は[回覧･レポート]へと、情報の流れも種別・目的ごとに整理されました。メールの本数も大幅に削減され、重要度や緊急性を意識した情報共有ができるようになりました。
[文書管理]は各種規程や月次資料などの全社共有文書のほか、部課などの組織やプロジェクトごとに管理しているものもあります。
事故や災害を未然に防ぐため、日々の業務に潜む課題や問題点を指摘し合い学習する、安全管理部の教育資料「KYT（危険予知トレーニング）」では、講習動画も共有しています。

── ポータルには他にどのようなタブを設定しているのですか？

「メイン」「イトーWeb」「日次指標」「会社方針」「情報活用」「Web業務」「QCサークル」など8コンテンツのタブを作成・設定しています。
「Web業務」は自社システムとの連携で、アクセス権設定で各部署ごとに活用する自社開発のシステムをdesknet’s NEOからすぐに活用できるようにしています。
「情報活用」は、売上指標、損益など、月次の経営資料やBI指標など経営分析に活用するもので、経営陣や各部課長は必ず見ています。
その他、設立60周年記念事業に向けた期間限定コンテンツを開設したり、職場の問題の解決にチームで取り組む社員の自発的な活動「QCサークル」への取り組みも、ポータル上にコンテンツとタブを作成しています。

── 「QCサークル」の取り組みでは、どのような成果が上がっていますか？

「QC（Quality Control=品質管理）サークル」の取り組みは、製品やサービスの品質だけではなく、安全衛生や生産性向上など、現場で日々感じている職場の困りごとや課題に気付きを与え共に解決しようというものです。
作業の精度や業務の効率化による作業時間の短縮などを目標化して分析・解決する取り組みで、例えば経理部なら「入金処理業務における作業の短縮化」、輸送の現場なら「安全衛生向上や品質向上」など、業務改善や働き方改革につなげています。

ポータルの「QCサークル活動」ではチームごとの取り組みや進捗状況をつぶさに共有し合い、時にはリーダーや上職者がアドバイスを加え「QCサークル大会」の発表・受賞までの過程を全社共有しています。

── desknet's NEO導入から約9年。業務への効果や手応えは得られましたか？

desknet's NEO導入後、機能活用の利用度も上がり、社内の情報共有も著しく進化しました。基幹システムのWeb化が進む中で、あらゆる情報をdesknet's NEOのポータルに一元化できるようにもなりました。
何をするにも [ポータル]がないと始まらないので、業務でパソコンを使う社員は100%出社したらdesknet’s NEOにログインします。タブの切り替えだけで、業務に必要な情報すべてにアクセスできるこの環境が、今ではあたり前のものとなっています。