東横化学株式会社
様の導入事例

東横化学株式会社様は、各種産業用ガスの供給、関連機器・設備の開発・提供や運用までを手がけるガスの総合エンジニアリング商社です。
高度なガス制御技術が要求される、半導体等のエレクトロニクス関連装置や液晶パネル、宇宙開発などの最先端製造技術をはじめ、スマートフォンなどのモバイル機器や食品等の製造工場、さらにはステージ演出などエンターテインメントの世界まで。暮らしをとりまくあらゆる分野にガスの技術を提供しています。
同社では17年の利用実績はあるもののメールに情報が集中し、機能活用があまり進展しなかった旧グループウェアをdesknet's NEOにリプレイス。同時にAppSuiteやChatLuckも採用し、業務情報や技術資料、海外拠点との情報共有の環境整備に成功しました。短期間で複数機能をユーザーが使いこなし、機能間連携の活用を定着させた手法についてうかがいました。

── グループウェアのリプレイス・導入背景についてお聞かせください。

グループウェアの利用は長く、クライアント・サーバー型のグループウェアとして登場した著名な製品を2001年に導入しました。
当時は多くの企業が採用していた代表的製品でしたが、メール機能の利用がほぼメインとなり、各種機能の利用も進まず、連携活用するまでには至りませんでした。

── 機能の連携活用を普及させにくかった要因には何があったのですか？

社内ユーザーの意見を聞くと「使い方がわかりにくい」とか「操作性が直感的じゃない」など使用感への不満や指摘が多く、メール以外の機能の使用率は上がりませんでした。
導入当時からインターフェースもほとんど変わらず古めかしいままで、ポータル画面もあまりポップではなく、ユーザーにとってもあれこれクリックして使ってみようかなという気が起こらなかったのですね。

さらに、データベースも一つひとつ作り込みが必要でなかなか実用化できず、標準機能ですぐに使える現在のグループウェア製品に比べると、思い通りに活用できていないのが実情でした。

── 特に改善したかった利用上の課題は、どのようなものでしたか？

何から何まで「メールで共有」という習慣がすっかり定着してしまったことです。
会議の予定調整も、設備の予約も、すべてメールでやり取りしあう。さらにデータの共有もすべてメールに添付してしまうという具合で、結果として、情報の重要性や優先順位に関わりなく、情報がメールに集中してしまい、優先順位がわかりにくく、即断即決できない状態になっていました。

新たなグループウェアに期待したのは、業務で取り扱う技術資料や画像などの共有はメール添付ではなく文書管理へ。回覧・共有する文書ならインフォメーションで告知してから別の機能で共有閲覧と、種別・目的に合わせて機能を連携活用し、効果的な情報共有を実現することでした。

── リプレイスに先駆け、どのような手法で製品を選定なさいましたか？

全社アンケートを実施して、ユーザー視点による改善要望や新しいグループウェアに望むこと、活用したい機能などの意見を収集しました。
「わかりやすく直感的な操作感」「マニュアル不要の使いやすさ」「海外拠点でもブラウザにログインすれば全機能が活用できる」などの意見に加え、スマートフォンでの活用やチャット機能への要望も上がりました。
今までは、すべてオンプレミスで自社運用という文化でしたが、海外拠点や出張時の利便性に加え、度重なる自然災害対応やBCP対策を想定すると、Webベース、クラウドという選択になりました。

── desknet's NEO採用の決め手となったのはどのような点でしたか？

グループウェアの新規採用プロジェクトを起ち上げ、部門、職種等属性の異なるメンバーや働き方改革に関わる社員も参加してプロジェクトチームを結成。4社4製品のプレゼンに全員参加して意見を集約したのですが、desknet's NEOは直感的な操作性、コストパフォーマンス、ポータル画面の親和性、スマートフォン版アプリの提供などが、高く評価できました。
特にインターフェース、使用感に対する評価が高く、女性社員たちから、直感的で使いやすく見た目も「かわいい」という評価も上がっていました。営業スタッフにはすでにスマートフォンを約200台支給しており、モバイル利用時の使用感も重視しました。

── ChatLuckとAppSuiteも同時にご採用いただいていますね。

ユーザー要望にあったチャット機能についてはChatLuckでカバーできます。AppSuiteについては、すでにネオジャパンの競合社が出している業務アプリソフトを利用していたのですが、コストに比して利用率はそれほどでもありませんでした。
プレゼンしていただいたパナソニック ネットソリューションズ(株)は、それまで当社で利用していた旧製品の提案・納入実績もあり、17年にわたる利用の中で構築した旧データベースもAppSuiteに移行活用できるというアドバイスもいただきました。
desknet's NEOと連携活用でき、蓄積された情報資産が活かせる可能性もある。さらにコストパフォーマンスも高いということでAppSuiteを採用することにしました。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・コスト・パフォーマンス
・わかりやすく直感的な使用感
・ユーザー評価が高いインターフェース
・ChatLuckとAppSuiteの連携活用
・海外拠点、出張先や出先でも活用できるWebベース

── 17年ぶりのリプレイスです。社内教育はどのように行われましたか？

管理者教育とユーザー教育を数回に分けて実施していただきました。レクチャーの中身は、ごく標準的な流れで行われましたが、メール利用度が高い旧製品の時代が長かったので、機能連携活用については重点を置き、会議の予定を決めるなら「予定確認・決定・登録〜会議室予約〜会議招集」といったシームレスな連携活用で効率が上がることを、desknet's NEOならではのメリットとして意識的に共有するようにしました。

選定時、直感的な操作感が評価されたように「使う人の感覚や工夫で活用できる」という確信があり、実際にその通りになりました。
最初は [ウェブメール]や[スケジュール]などの基本機能活用から。その後「内線電話は極力使わずChatLuckへ」「業務文書の保管共有は文書管理に」など、定着の度合いを見ながら活用手法を告知し、全体のレベルを上げていく流れを作りました。

── 導入後数カ月が経過しました。メール集中の課題は改善できましたか？

もともとメールの利用率は高かったので[ウェブメール] の活用はすぐに定着しました。メールを使い慣れた利用傾向が、そのまま全ユーザーがdesknet's NEOにログインする習慣につながり、早めに定着したのは良かったと思います。
つぎに取り組んだのが[スケジュール]の活用です。使用感も刷新され、個人・部署・全社の予定共有ができるようになりました。
以前は、予定を入れない社員も多く、予定管理機能そのものに信憑性がありませんでした。desknet's NEO導入後は[スケジュール]を入力し相互に確認しあうことが次第に習慣化し、「全社員が入力している」という前提条件が整ったため、[スケジュール]への信頼度が高まりました。この段階に来て、相互に空いている時間帯には会議等の予定を入れられる条件が整ったことになります。
全ユーザーが予定入力を習慣化することで、予定管理の信頼度と利用効果につながることが社内意識として定着したんですね。
すでにタイムゾーン設定を利用して、海外とのやり取りに活用している部門もあります。
メールだけでは不便だった海外出張中の社員の行動予定や所在、フロアの違う部署間の予定確認にも利用され、ユーザーがその便利さを実感できるようになりました。

── 業務に直結する効果を得られた機能活用等はありますか？

[インフォメーションは] 一日3〜8件ほど全社通達、情報告知に利用していますが、EDI取引の受注管理にも活用するようになりました。
お客さまからの発注は事業部宛ではなく、すべて東横化学(株)として代表で受け取るのですが、以前は受注後に発注内容に応じて担当部署に振り分けメールで通達していました。現在は、EDI取引に関わる各部門を[インフォメーション]のアクセス権設定で振り分け、受注ごとに該当部署の[インフォメーション]に表示しています。ログインすればすぐに受注に気がつくので、メールより確実・迅速に対応できるようになりました。

── まだ始動したばかりですがAppSuiteのご活用状況はいかがですか？

まず以前のグループウェアで利用していた「ガス業界の専門知識や必須知識などのマニュアル」を移行しました。永年時間をかけてブラッシュアップしてきた情報資産なので、最新の環境でさらに使いやすくなったのは画期的で、今後も更新を重ねていきます。
また、現場作業での特記事項を記録する各種報告書、業務改善に関するアンケートなども実用化しています。
これは、AppSuiteの使いやすさや発展性を感じさせるエピソードですが、勉強がてら給食弁当の予約／集計表を試作してみたのです。社員が記入し総務部が集計発注していたベースを提供したら、女性担当者が「もっと使いやすくしたい」と自ら手を加えてバージョンアップしてしまいました。そんな流れで充分にプログラムのカスタマイズができる良い事例ができたので、「つぎはあれも」と発展していく可能性を感じさせてくれました。
すでに営業部門からは、見積もり管理や採番管理の繁雑な作業をAppSuiteで実行できるようにしてほしいという要望も上がっています。

── 本格始動から数カ月ですが、現時点での効果や手応えはいかがでしょうか？

desknet's NEOの活用を通して、従来の各種定型業務がクラウド上のトータルなシステムとして発展できる基盤を得たことは大きな成果です。メール偏重からの脱却だけではなく、その先にある、「業務で実現したいこと」に取り組み、「課題を解決する」ための基盤にもなってくれることでしょう。
各種機能を連携させることで、メールだけでは得られなかった情報共有の相乗効果が得られ、速さ・正確さ・効果が上がることをユーザー自身が意識し、自主的な活用につなげてくれるのがいちばん理想的ですね。最初の数カ月でこれだけの手応えを得られたのですから、さらなる進化はこれから始まると確信しています。