リフォームスタジオ株式会社
様の導入事例

リフォームスタジオ株式会社様は、洋服のお直し「マジックミシン」、靴・カバン修理の「リアット！」などのリフォーム＆リペア事業の運営本部として、全国にFC700店舗を展開しています。全国の店舗と本部を結ぶため、全店タブレット導入で新たなデバイス活用を開始したものの、全ての情報がメールに集中してしまい、情報の見落としや情報交換の行き違いなども生じていました。
それらの課題を克服するためにdesknet's NEOを導入。 [ワークフロー]の活用による承認申請・決裁の迅速化、全店の売上げ速報配信や資材発注の省力化による店舗業務の負荷軽減など、情報共有の大規模な転換を一気に進めました。

動画：desknet's NEO事例 インタビュー【リフォームスタジオ株式会社様】

── グループウェアに着目する経緯や導入前の課題について教えて下さい。

きっかけは、本社とフランチャイジー(以下FC)全店舗約700店にタブレットを一斉導入したことでした。それ以前は電話とFAXで、本部からの連絡事項が不達になる問題なども起きていました。
新たなデバイスの導入が歓迎される一方、いざ運用を開始してみると、情報伝達の手段がメールに集中し、「送付先の既読／未読の確認ができない」｢受信メール検索に時間がかかる｣｢サイズが大きいファイルを添付できない｣｢一度アップした情報は編集や修正ができない｣など利用上の課題も出てきました。
そこで情報を整理し、目的に合わせ効率よく共有するためにグループウェアを導入し、効果的な店舗支援につながる情報環境を整備することにしたのです。

── パソコンではなくタブレットを採用している理由は何ですか？

店舗は接客サービスと手作業に集中する場所で、機器や素材、お客様からお預かりした仕上がり品なども管理しています。店内移動も多く、機動性があり手元で情報確認できる方が利便性も高かったのです。靴・カバン修理では一部狭小店舗もあり、限られたスペースでの利用にも適していました。

── 導入に先駆け、どのような活用構想を描いていらっしゃいましたか？

本部からの情報を全店舗で確実に共有するだけではなく、情報の種別や目的に応じた機能の使い分けにも配慮しました。
中でも承認申請や店舗からの資材発注などの本部内決裁については、経営層からも「紙から電子データへ移行したい」という強い要望が上がっていました。

── 本部とFC700店舗の情報共有で特に配慮したのはどのようなことでしたか？

一番目はFC店舗の主業務に集中できるよう、スタッフや現場に負荷をかけずに本部からの正確な情報提供を実現すること。
二番目はエリア担当のスーパーバイザー(以下SV)と店舗スタッフ間で交わされる現場の生きた情報を本部・全社で把握し、有益な情報資産として活かすことでした。

── グループウェアの製品選択で留意なさった特長や機能はありますか？

タブレットでの活用を前提に国内で実績のあるdesknet's NEOを含めた計3製品を比較検討しました。情報を目的や種別ごとに活かすという観点から、機能面ではインフォメーション、スケジュール、ワークフロー、アンケートの機能性に留意しました。
運用面では、管理運用の負荷がかからないクラウド型であることを重視しました。

── desknet's NEO採用の決め手となったのは何ですか？

製品比較では、業務活用が想定される各種機能の評価、イニシャル＆ランニングコストなどの諸条件をシステムグループのメンバーでマトリックス化し比較検証しています。
職人的なFC店スタッフのデジタルスキルは、一般企業のように均等ではありません。そこで、インターフェースの明快さや操作感など、稼働中のタブレットでの動作や使用感にも留意しました。さらに本部ユーザーを対象に実務を想定した試用体験を実施しました。

── どのような機能の試用体験を実施したのですか？

[アンケート]は営業企画部やSVが店舗の意見収集で一括アンケートを採ることを想定してシートの作成を体験。「フォームが作りやすく、回答結果の集計もラク」という評価を得ました。
[ワークフロー]はマネージャーや管理部長、部門のフロー作成者など承認申請や決裁に関わる社員が試用し、経営層へのプレゼンでは、タブレットでインターフェースや操作手順、出張中も対応可能な決裁の効果などを体感してもらい好評でした。
desknet's NEOは機能も豊富で、中でも[安否確認]は使ってみようと思わせる機能でした。タブレットは店舗限定のため、災害時に連絡が取れれば状況確認を行い、連絡が取れない店舗は迅速にリストアップして個別対応できます。東日本大震災時の反省やFC運営各社との協力も含め、多発する自然災害への対策に活用できそうだと評価しました。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・活用想定機能の社内評価や反応が良かった
・わかりやい機能とタブレット利用時の操作感
・運用負荷がかからないクラウド製品
・イニシャル＆ランニングコスト
・[安否確認]をはじめとする追加機能

── desknet's NEOの利用促進に役立った教育や推奨した活用法などはありましたか？

店舗に先駆けて本部の利用浸透をはかりましたが、直観的な操作感、充実したマニュアルもあるため、時間をかけずに運用は軌道に乗りました。
本部内決裁の[ワークフロー]への切り替えは大きな変化のため、内製でマニュアルを作成し、本部の会議で、導入背景や決裁を迅速化する効果、運用ルールなどの社内教育を行いました。
desknet's NEOが出勤直後の仕事の起点となるよう、ポータル上にメールや勤怠アプリのリンクを配置したことも、導入初期の利用浸透に効果を発揮しました。

── 導入後、情報共有の手応えや変化、効果を得られた機能などはありましたか？

情報の種別やプライオリティ、緊急性などを意識した情報共有が実現したと思います。
「返信のいらない本部からの一斉通達ならインフォメーション」「閲覧状況を確認したい情報発信は回覧･レポート」「店舗の意見収集には一括アンケート」など、情報の質や目的に応じた各機能への振り分けは順調に進みました。
とりわけ期待通りの効果を得られたのが[ワークフロー]。導入後、実際に運用してみてその効果を実感できたのが、指定したメールのファイルを保存する[文書管理]の自動取込機能ですね。

── [文書管理]の自動取込機能は、どのようにご活用なさっているのですか？

全店舗の売上速報を自動アップロードできるようにしています。まず、各店舗のPOSレジからPOSサーバーに売上データが随時アップロードされ、POSサーバー上の売上データから売上げ速報の帳票を自動作成します。その帳票が添付ファイルとして専用アカウントに送信されるとdesknet's NEOが取り込み、文書管理に登録保管する仕組みです。
以前はすべて手入力で、まとめるのに3〜4時間かかりFAXで送信していました。店舗ごとに営業時間も異なり、集計時間もまちまちで、繁忙期には送信がお昼過ぎや夕方になってしまうこともありました。
現在は翌朝7時には一斉に全700店舗の売上げ速報が確認でき、正確な前日までの月間累計売上げの速報が本部と全店で同時共有できるようになりました。

── 一斉共有されることで、売上げ速報の活用法も変わりそうですね。

数字が同時に見られるので、売上げ急伸の要因を探れば販促のアプローチにつながると思います。また、伸び悩む店舗の原因究明・支援の方策も、精神論ではなく、統計的に分析できるかもしれません。
店舗・SV・本部が全店の売上げを一斉に見られるので、今までと違った数字の読み取りや分析で、「この日この店で何があったのか」を解明すれば、売上げ増に直結する戦略的なインパクトがあると思います。

── 経営陣からも強力にプッシュされた[ワークフロー]の効果はいかがでしょうか？

経営判断を加速する目的で[ワークフロー]を要請した経営陣や上長は、意識的に決裁が滞ることがないよう外出先でも承認してくれます。店舗へのフォローがあるので当社は、変形労働時間制を採用しているのですが、重要かつ緊急案件の場合は、タイムリーに対応してくれるようになりました。
決裁案件はポータル画面に表示され、申請の進捗状況も確認でき、決裁文書は[文書管理]に自動保存されるよう設定しています。

── [ワークフロー]で最も恩恵を得られたのは、どのような立場の方たちでしょうか？

申請者・承認者・決裁者それぞれにメリットはありますが、やはり店舗の改善効果が大きいですね。店舗用伝票や消耗品などの「備品・資材類の注文書」を移行したことで、注文書作成やFAXで送信する手間がなくなり、省力化や確実な発注を実現しました。

── [回覧･レポート]も利用度の高い機能として受け入れられているそうですね。

確認ボタンで閲覧状況がわかるので、本部や財務経理部からの重要な連絡・通達に使われています。
[回覧･レポート]で特に効果があり重要なのは、SVが店舗巡回時のお店からの相談や気づき、懸案事項などを記録する「巡回報告書」での活用です。報告内容に対する本部の見解や改善策などのアドバイス、指導内容はお店にフィードバックされます。

── 店舗とSVの間で中味の濃い情報交換・共有が浸透したのですね。

お店としては、普段から気になっていることをSVが「きちんとフィードバックして本部で取り上げてくれる」「対策を共に考えてくれている」という信頼感や安心感につながっているのだと思います。
SVのフォローや巡回頻度も明らかになり、店舗との向き合い方も全てわかるので、普段の取り組みが評価される。今まで見えなかった努力も評価されるきっかけになると思います。

── 導入後短期間ですが、desknet's NEOが業務全体に与えた効果などはありますか？

[ワークフロー][回覧･レポート]をはじめとする複数機能の活用体験を通して、業務で「実現したいこと」をdesknet's NEOの機能活用で実現できないか考える機会が増えました。たとえば一つのテーマで[アンケート]を実施するだけでも、今まで知り得なかった有益な情報が掘り起こされ、集計・分析までできるようになりました。
目下構想中ですが、全店舗で[電子会議室]を活用して、他店の「好事例」や「実務に関するFAQ」など店舗同士を密接につなぐ場を整えていくことも検討しています。
当初の目的通り、情報共有や確認の手順にわずらわされることなく、主業務に集中できる環境が整いました。店舗では、リフォームや修理修繕など集中力を要する業務が多く、同時に細やかな接客も要求されます。desknet's NEOをさらに活用して、店舗をフォローする体制づくり、技能の継承や職場の改善などスタッフが働きやすい環境づくりにも役立てたいですね。