芳雄製氷冷蔵株式会社
様の導入事例

冷蔵倉庫業務を中心に食品加工や低温物流を手がける、芳雄製氷冷蔵株式会社様。
食材の食味や食感を維持しながら鮮度を保持する独自の冷凍冷蔵技術や食品加工のノウハウで食品専門商社、食品メーカー、外食チェーン、地元小売業、農業協同組合など全国の食品関連企業の信頼に応え、私たちの日々の暮らしと関わりの深い食材や商品の供給に貢献しています。
本社と冷蔵倉庫、食品加工を担う複数センターや人工光型野菜工場などを展開する同社では、複数の拠点をむすび、取引先の商談内容をまとめた「商談報告書」や食品加工現場の品質管理、工程管理をチェックする「製造日報」をdesknet's NEOで共有。現場でしか得られない貴重なデータを蓄積し、製造現場の安全衛生や品質管理、生産性の向上に役立て、食の安心と豊かさに貢献しています。

── 冷蔵倉庫業から食品加工まで。事業内容もお取引先企業も実に多彩ですね。

冷蔵倉庫業が基幹業務ですが、製品の保存管理にとどまらず、取引先のご要望に応じた食品加工や商品の仕分け、物流、納品までを幅広く手がけています。
取引先は食品専門商社、食品メーカー、外食チェーン、地元小売業、農業協同組合など食品関連の企業を中心に、多様な分野のお客さまのご依頼にお応えしています。

── desknet's NEOご採用の背景や導入以前の業務課題についてお聞かせください。

お客さまから商品や荷物をお預かりする際には、同時にさまざまな注文や依頼を承っています。
例えば、旬の美味しさそのままに果物を長期保存して「商品価値を高めたい」とか、ジュース用果汁原料を「半解凍で出庫して欲しい」。一括でお預かりした外食産業の各種商材を店舗の発注内容に従い再仕分けして各店舗に納品するなど、取引先によってオーダー内容はさまざまで、そこに当社ならではのノウハウやサービスを活かし、付加価値を提供しているのです。

以前は取引先の依頼内容を営業担当者が「商談報告書」としてまとめ、メールで担当部署や現場担当者に伝えていましたが、情報共有がうまくいかず、報告の漏れや重複、伝え方や解釈の違いによる行き違いも生まれていました。さらに、一日倉庫の現場で作業をしている社員と管理や総務など、デスクワーク中心の社員との情報共有にもタイムラグが生じ、情報を全社員が把握するまで時間もかかっていました。
本社には二つの事務所があり、飯塚工業団地内に二つのセンター、さらに新立岩センター、人工光栽培の植物工場など、本社機能、事務所機能と倉庫、製造拠点が数カ所に分かれていることも情報共有を難しくしていました。
「必要な情報がうまく行き渡らない」という懸念や問題意識は経営陣も社員も抱えていたのです。

── そこで、グループウェアに着目なさったのですね。

ちょうど2000年代の初頭ごろで、当時注目されていたクライアントサーバー製品を導入してみましたが、ユーザー数が少ない当社の企業規模ではいささかコスト高となっていました。運用面でも苦労は多く、セットアップは業者に依頼したものの、サーバー更新のたびに製品を入れ替えたり、トラブル時には業者の電話指示に従ってコマンド入力で対処したりと、専任のシステム担当者がいない当社には管理負担も大きかった。そこで、製品そのものを新たに再検討することにしたのです。

── 新たなグループウェア製品はどのようにお探しになったのですか？

いくつか製品を検討しているうちに、当社の代表取締役社長の知人経営者から「業務利用に適した多機能な製品で、導入もしやすい」と勧められたのがdesknet's NEOでした。
2000年代初頭の導入当時は、まだ製品名がiOfficeの時代でした。そのままdesknet'sへと利用を継続し、2014年3月にdesknet's NEOのクラウドへと移行しました。

── 導入当時の製品への評価、採用の決め手となったのはどのような点でしたか？

悩みの多かった以前の製品と違い、インターネット環境とブラウザがあれば、どこでも情報共有ができるという自由さは嬉しかったですね。導入当初は、社内のメーラーが外で使えなかったため、特に[ウェブメール]が使いやすいと感じました。
将来的に利用度が広がれば活用できそうな複数の機能がそろっていたし、導入当初、活用を予定していた、[スケジュール][ウェブメール][インフォメーション][回覧・レポート]などの各種機能の設定もわかりやすく、実務から発生するユーザー・ニーズに応え、目的に応じた機能活用も展開しやすいと感じました。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・インターネットの環境さえあれば利用開始でき、事業規模にも適していた
・実務や社内のニーズに応じていつでも利用開始できる搭載機能の豊富さ
・直感的な使用感。管理設定もしやすく、運用負荷がかからない
・コストパフォーマンス。ユーザー単価を抑えながら豊富な機能を活用できる

── desknet's NEOの導入研修などは実施なさいましたか？

とてもわかりやすい製品ですし、利用機能もある程度絞り込んでいたため、社内教育は特に行いませんでした。ユーザーが使いながら慣れ、わからないことは互いにレクチャーし合うといった感じで、自然に利用は浸透していきました。

担当業務によって利用度にも多少差があり、経理や事務のデスクワーク担当者はつねに情報をチェックできますが、一日倉庫の現場で作業をしているフォークリフトのオペレーターなどは、朝・昼・夕の節目で内容を確認することが多いですね。それでもその日発信された情報は、その日のうちに共有・確認できるようになりました。

── 導入前の課題に対して、改善効果や手応えは得られましたか？

課題だった取引先からの依頼については、訪問先との商談成立後、担当者が「商談報告書」を作成、PDF化して、[インフォメーション]にアップしています。依頼内容の全社共有で、複数拠点間の情報共有や確認のタイムラグはなくなり、関連部署、担当者が同じ依頼内容をチェックすることで、解釈の違いや誤解が生じることなく、迅速に作業にかかれる体制が整いました。
「商談報告書」の活用を開始して、得意先案件ごとの取り組み状況が明確になるという、手応えも実感しています。

── 取り組み状況の把握から得られた、具体的な手応えとは何ですか？

中長期的な現場作業の予測が明確に立つようになったことです。
冷蔵倉庫業は空間を売る仕事なので、キャパシティーの中でいかに効率よく運用するかが重要です。「商談報告書」を見れば、現在どのくらいの商品や荷物を受け付けていて、現状の空間・キャパシティーに対して受注案件がどのように対応できるのかも明確になりました。
営業担当者も経験値から商談先で倉庫の運用状況を見きわめ「受入の可否が即断」できます。
さらに、受注案件の作業量に対する工数も推測できます。大きな案件では受注時に工数を予測し、派遣社員やアルバイトの人員確保に役立てています。
作業の追加報告や人員確保、受注案件に対する工数管理など、マネジメントの全容を把握し記録もできるところが「商談報告書」の大きな意義ですね。

── 製造現場に欠かせない日報にも[インフォメーション]を活用されているそうですね。

食品加工や「アクアエメラルド」を栽培する人工光の野菜製造現場では、「製造日報」に製造工程のさまざまなチェック項目をつぶさに記録してきました。こちらも紙の報告書をPDF化して案件名＋日付で全社共有しています。従来は記録を各部署で保存してきたのですが、複数の目を通すことで担当者が気づきにくい、不安要因や課題を第三者の視点でチェック、指摘し、対応協議をスピーディーに実行できるようになりました。

── 「製造日報」も紙の報告書を活用なさっているのですね。

タブレットを持ち込んで電子化することも検討しましたが、製造現場でラインに目を光らせながら多様な項目をチェックする場合、紙のほうが担当者の負荷も少なく、気になる箇所を素早くメモするのにも適しているんです。
製造現場の通例として紙の報告書を記録として残すことは必須ですし、手書きの不明瞭なチェックや記入項目の漏れなど、みんなの目で記述の曖昧さや不明箇所を直感的に指摘しやすいメリットも多いんです。取引先によってセキュリティの規程が異なるので難しい面もあるのですが、将来的にはdesknet's NEOを介して依頼先との「製造日報」共有も検討しているところです。

「製造日報」ではどのような項目がチェックされているのですか？

野菜の冷凍食品は一日あたり数トン単位で製造していますが、その現場を例にとると、出来高、品目、出荷先、サイズ、賞味期限等が必須項目です。さらに、製造工程や原料在庫確認、冷凍前のボイル過程での温度管理など工程ごとの細かなチェック項目も入ります。製造設備のカッターの刃に欠損がないかなど、安全衛生管理に関する定時のチェックも複数項目にわたります。

完全人工光型野菜工場の日報も[インフォメーション]で共有しているのですか？

「アクアエメラルド」の野菜工場では、野菜の生育状況や異物持ち込み予防などの基本的な安全衛生管理に加え、栽培中の養分、pH値などの生育環境の数値やデータを細かく記録しています。生育過程の重要データはすべてデジタル化して蓄積し、研究対象として分析され、安全な育成、安定供給のための品質管理や、食味、栄養などの品質向上につながる基礎データとしてデータベース化しています。

desknet's NEOの活用を通して今後取り組む予定の施策などはありますか？

すでに着手しているのですが、desknet's NEOの日報にあがった、案件ごとの人時生産性の記録を専用の別システムに入力してデータベース化していて、月次の会議で取り上げ、1日～月単位で検証しています。これらのデータは勤務態勢や工数管理に課題や改善点がないか検証もできるので、製造工程だけではなく、現場で働く人に無理や危険がないか労務や安全管理の検証材料となっています。

また、フォークリフトによる倉庫内設備の軽微な接触事故なども含めた、製造現場や倉庫内でのインシデントの記録はしっかり残して[電子会議室]か[回覧･レポート]などで共有し、事故予防と品質管理につながる検証・啓発情報として活かそうと思います。

desknet's NEOを使うことで会社全体、製造現場などに変化は現れましたか？

desknet's NEOの利用を通して、社員の情報共有に対する意識が高まっているのは確かですね。基本となる報告・連絡・相談はより活発になり、desknet's NEO上の情報に複数の目が入ることで、製造現場ならではの経験者の直感からくる指摘が、日々の改善につながっています。
「現場の直感や生きた声を活かそう」という企業文化はそのままに、より情報を密に交換し合う情報共有の環境が新たに定着したと思います。