株式会社イットアップ
様の導入事例

「真にお客さまに必要とされるサービスを提供する」という開発思想のもと、的確な状況分析と明確なターゲット設定、適正なコストで最大限のバリューを引き出し、企業の課題解決に最適かつ持続的なWeb＆ITソリューションを提供する株式会社イットアップ様。
同社では早期より内部統制に有効なツールとしてワークフローに着目。管理業務を中心にルーティンワークを分析〜フロー化し、経営改革に役立ててきました。自社で実践的に培ったそのノウハウは、広く中小企業向けのソリューションや経営コンサルタントにも活かされ、提案先の事業改革や、日々の承認業務に追われる経営者の負荷軽減にも貢献しています。
desknet's NEO[ワークフロー]の活用で企業にどんなメリットがもたらされるのか？そのアグレッシブな取り組みについてうかがいました。

── かなり早い時期から、ネオジャパンの製品をご採用いただいていますね。

まだdesknet's NEO以前の旧製品のころからです。でも、採用当初は社内利用が目的ではありませんでした。当時受注した案件の業務プロセスの管理に役立てようと、旧desknet'sを採用したのがそもそもの始まりで、そのころはまだ、別のグループウェアを社内で利用していました。

── どのような活用目的で旧製品をご採用いただいたのでしょうか？

当時、某大手メーカーからクレジットカード端末機の全国への設置・保守・運用サポートなどを一括受注したのです。その運用サポートにおけるプロセス管理や運用教育を全国展開する際に、スケジュール管理やマニュアルの共有、承認や報告などのワークフローで役立つツールはないか？ということで旧desknet'sを採用しました。現在150ライセンスも持っているのはその理由からなんですよ。

ちょうどそのころ、世の中では内部統制の重要性がしきりに叫ばれていました。当社でもグループ会社設立や上場へ向けた動きなどもあり、内部統制への取り組みを重視していたのです。特にワークフローシステムについては関心も高く、業務を標準化するために業務プロセスの一つひとつを分析し、承認フローや報告フローの仕組みを精査して内部統制をはかることにしました。
そこで旧デスクネッツをはじめ既導入のグループウェアやワークフローに特化したシステムなどの検討を始めたのです。

── 内部統制の整備や運用の効率化が主目的だったのですね。

そうです。既導入のグループウェアや旧desknet's以外にも、ワークフローに特化した製品、さらにゼロベースで自社開発まで検討しました。
結果、一度は大手メーカー系の多機能なワークフローシステムを採用してみたのです。しかし、かなり作り込みが必要な製品で、運用にもたいへん手間取るものでした。結局システム開発のメンバーがかかわらないと、実務レベルでは運用しきれないということになり、当社の規模感ではそこまでは必要ないという判断になりました。
ちょうどそのころ、新たにdesknet's NEOがリリースされました。さっそく[ワークフロー]を見ると、旧製品と比べてだいぶ進化したな。というのが最初の印象でした。

── 新たなdesknet's NEOをご覧になった当初の感触はいかがでしたか？

まず、インターフェースが大きく変わり、タブの活用でグループ企業も並行して閲覧できるなど、ポータル機能の充実ぶりが印象的でした。レイアウトの自由度も以前より向上していましたね。気になる[ワークフロー]は旧製品より着実に進化していましたし、すでに利用経験もあるので、運用面が容易であることは当初からわかっていました。
そこで2015年、[ワークフロー]の活用も見込んで、既存のグループウェアからdesknet's NEOへ移行しました。リプレイスを決断したのは、やはり[ワークフロー]の進化によるところが大きいですね。

── desknet's NEOの[ワークフロー]はどのような点を評価していただけましたか？

まず、承認過程がひと目でわかり、申請状況が把握しやすくなったことです。また決裁者が複数の案件を承認する際、次の申請書を連続して閲覧できるのも便利でした。申請書式の作成も、ドラッグ＆ドロップでパーツを組み合わせ設定でき、アクセス権や経路設定もしやすくなりました。システム担当者の手を借りずに、実務レベルでの運用がしやすく、当社の事業規模、グループ会社への展開もしやすいと感じました。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・[ワークフロー]の進化、機能・使用感が改善されていた
・既存150ユーザーのライセンスをそのまま活かせる
・メンテナンス、各種設定、運用管理のしやすさ
・GUIの向上。ポータル機能、レイアウトの自由度が高まった。

── [ワークフロー]の活用で事前に共有した運用思想やポリシーなどはありましたか？

当社の代表取締役 林田光平はよく「経営者は判子を押す係じゃないんだぞ」と冗談まじりに言うのですが、中小企業の社長が承認業務に時間を奪われるのは事業的な損失につながるという考え方がその根底にはあります。
大企業の社長なら総務や経理の最高責任者に決裁権を与えて、社長は承認を出すだけだと。実際、林田も大阪〜東京間をつねに行き来しているので、「社長がいなくては事が進まないとか、その結果、事業に物理的な弊害が起きてはいけない」という考え方を全社で共有しました。

── それが、[ワークフロー]運用上の指針になっていくのですね。

そうですね。まず、経費や日常的な報告などルーティーンの申請書の詳細確認や承認は実務上の決裁権を各部の責任者に委ね「承認が速やかに流れる」ことを心がけました。
決裁権を委ねられた各部の上職者は「自らの責任の重みを自覚し決裁する」。さらに、社長は「速やかに承認する」ということを重視しました。
それが決裁スピードを速め、内部統制の整備・運用の基本となります。
結果として、事業や経営活動の課題や不効率に早く気づいたり、不適正な事案の予防にもつながり、働く社員各々の立場や安心も守れるのだと思います。

── [ワークフロー]の実用化はどのような手順で進められましたか？

[ワークフロー]化したのは、おもに経理、管理、業務系などの書式が中心でした。
報告、承認、業務連携などの各プロセスのスタートからゴールまでの過程をプログラムを作るように一つひとつ業務分析して項目を抽出し、ワークフロー化してコントロールしていくようにしたんです。分析の過程でフローの検証も行いますから、その段階で不効率な要素を改善したりアクセス権や経路の見なおしも可能でした。
そのような作業を重ねた結果、現在[ワークフロー]の書式は200以上あります。

── 200以上！ 運用面でも独自の工夫が必要となってくるのではありませんか？

それは[ワークフロー]のページをご覧いただけば明白です。業務分析を経てフロー化した書式は、カテゴリーごとに分類され一覧できますし、目的の書式へ行けば、書式と同時に申請条件などの必要な説明一式が確認できるようにしてあります。
申請者は、目的の書式にアクセスして、規定に則り記述すれば、適正な書類を作成できます。不要なマニュアルは省いて、業務上申請が必要な事象が発生したらまず書式にアクセスすれば、完遂できる仕組みにしてあるのです。
だから、新しい社員が入ってきたときでも、申請はもちろん、報告・連絡・相談などが、意識せず自然にできる仕組みになっているのです。

── 運用上のカテゴリーはどのように整理されているのですか？

｢稟議｣｢経費｣｢出張・旅費交通費｣｢売上｣｢仕入｣｢勤怠｣｢スタッフ届出｣｢証明書発行｣｢業務社内システム｣｢印章｣｢書類交付｣｢福利厚生｣｢オフィス管理｣｢社内便｣｢月次報告｣｢銀行｣その他の全19カテゴリーです。

── 用途別のカテゴライズで、目的の書式をすばやく活用できるということですね。

どこにも属さないものや精査が必要な案件はおもに「稟議」に入るのですが、その他のルーティーン化された案件は、習慣としてスムーズに定着しています。
例えば「販売管理経費仕様申請」の場合、書式にアクセスしたら、部署を選んで申請条件の説明書きを確認。その後は、項目にそって必要事項を全部入れていくだけです。
金額によって最終承認者は異なりますが、部長で完了するものもあれば、社長までいくものもある。そして、決裁後は経理に提出という業務が流れるように組んであるので、承認ミスや業務上の「言った言わない」「記憶にない」などの齟齬は、未然に防げるようになっています。

── [ワークフロー]で、特に利便性を実感できたところはありますか？

オーソドックスですが、特に利便性を実感しているのは「印章押印申請」ですね。
国内外のどこに居ようとも、申請があれば、承認者はすぐに申請内容を確認して承認できます。たとえ出張中の海外からの申請でも承認を即断即決できるので、承認までの待機時間を減らし、顧客対応も迅速化できました。

── 申請承認から決裁までのスピード感に手応えや変化はみられましたか？

申請から承認までの迅速化は確実に進みました。[ワークフロー]利用設定の工夫ももちろんありますが、林田代表取締役独自の運用上の努力や工夫によるところも大きいと思っています。

── 林田社長独自の運用上の努力や工夫とはどのようなものですか？

「前日までの申請は社員が出社した時にはすべて整っているという体制にしたい」と、毎朝起床したらすぐに [ワークフロー]をチェックするのが習慣化しています。グループ会社全体で平均40〜50通。特に月初に精算業務があると量はもっと増えますが、じっくり見るものや、さっと確認できるものなどすべてを朝の40分〜1時間で承認できるそうです。大阪〜東京の支社間の移動時にもタブレットでチェックしてくれています。
そのおかげで、書式の滞留などは全くなく、社員は出社したらすぐに関連実務に取り組めるので時短の効果も着実に出ています。

── 今、働き方改革は時短の議論ばかりですが、働き方の質そのものも変革できそうですね。

もちろんです。トップダウンや生産性の上がらない残業はしないなど、時間的な効率も大切にしていますが、当社が働き方改革で重視しているのは「やらされている」のではなく、「やりたいこと、やろうとしていること」など社員の思いや望みを会社が支援していく組織づくりです。
[ワークフロー]をフル活用するのもまさにその一環で、申請から決裁にいたるルーティーンの過程を迅速化すれば、働き方の質も向上するし、労働生産性も上がります。
社員も専門性の高い本来の業務に集中しやすく、キャリアアップや自己実現、品質向上にシフトした「働き方改革」を進めやすくなります。

── ルーティーン業務で効果が上がった、ユニークな活用法などはありますか？

社内に現金を置かない「現金ゼロ運動」を進めていて、仮払申請や出張経費の申請などは[ワークフロー]ですべて厳密にルール化しました。申請が通るとネットバンキングで処理して社員の口座に直接入金しています。申請〜承認〜支払いまで一気通貫に処理できてしまうので、遠隔地への出張時などには社員も助かっています。
余談ですが、以前「オフィス荒らし」の被害に遭った時も、盗るものが何もなく、被害は社員が引き出しに入れていた小銭だけでした。

── [ワークフロー]の集中活用が経営や業務・働き方にもたらした変化をどのように評価なさっていますか？

導入のきっかけとなった内部統制の整備や健全な運用という部分では、想定通りの手応えや効果を得られたと思います。業務分析を通して不効率な部分を見なおせましたし、経営のあり方や働き方をつねに問い直し、より良き方向に改善していくための基盤が整ったとも言えますね。

── desknet's NEOの活用体験が新たなビジネスの提案にも結びついているそうですね。

実は、株式会社イットアップとは別のグループ会社が代理店になって、自社のdesknet's NEO活用経験を活かして、[ワークフロー]のシステムを構築・提案しているんです。中小企業の管理業務のアウトソーシングも同時に可能で、顧問先企業に対して業務分析から活用環境の整備までトータルに提案することで、独自のソリューションを提供しています。そのコンセプトがまさに「日本の中小企業の社長を自由にする」なのです。

── なるほど。「社長が承認業務に時間を奪われてはいけない」という導入時のコンセプトやポリシーがソリューションとして提供されることになったのですね。

社長はつねに「トップ・セールス」であるべき。というのが当社の考え方で、ビジネス・チャンスを見きわめ、経営や事業の成長に「経営手腕を発揮」し、あらゆる企業の経営者が本来の業務に集中できるような環境を作り提供するのが理想です。
株式会社イットアップにとってもdesknet's NEOの[ワークフロー]は欠かせない機能ですが、その活用経験をベースに、より多くの企業の経営改革や、働く人が仕事を通して充足感を得られるような企業の環境づくりにも貢献していきたいですね。