株式会社卑弥呼
様の導入事例

業種小売・卸売業
ユーザー数350ユーザー
利用形態クラウド版

C/S型メールシステムのみの情報共有に限界を感じApplitusのdesknet'sへ乗り換え。

情報の棲み分け、管理の手間・コストの削減を実現。

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導入の主目的

メールだけの情報共有では情報が混在し、重要な伝達事項が埋もれてしまっていた

[導入のきっかけ]
株式会社卑弥呼は、婦人靴・バッグなどの企画、販売を行う小売・卸売業。全国に約100店舗もの拠点を構えている。店舗間や従業員同士の情報共有のため、Exchange 2000 Serverにてメールシステムを利用していたが、サーバの老朽化による障害を定期的に引き起こしていた。専門的知識を要するExchange 2000 Serverの障害時には専門業者に高額な費用を支払い、都度対処していた。立て続けに起きていた障害によるダメージは大きく、最終的には今後の復旧が不可能という状況まで追い詰められ、サーバ、メールシステムの入れ替えを早急に検討したのがきっかけであった。

[導入前の状況]
本部と拠点間の情報共有はほとんどがメールで行われ、膨大な量を抱えていた。これにより、店舗が本部からのメールを見ていない状況が多発し、重要な伝達も見逃していることが多かった。サーバ障害をきっかけに、上手く活用されていなかったメールシステム自体の見直しを検討。また共有ファイルの権限もつけられないシステムであり、社内情報のセキュリティ強化も待ったなしの状況であった。
この解決策として、各種連絡毎で情報を分けられるよう、メールの他、多機能に及ぶグループウェアの導入を視野に入れていた。今回のケースからC/S型システムの運用には管理に手間、コストが大きく掛かることを見込み、Web型の使いやすいグループウェアの検討を行った。

導入決定

所持しているVPNがdesknet'sのセキュリティにそのまま使え、コストも下げられた

[ホスティング採用条件]
様々なグループウェアを比較検討。その中で一番価格が安かったのがdesknet'sであった。当初、価格の安さから内容には過度の期待をしていなかったが、desknet's体験セミナーに参加し、実際に製品を操作することで簡単な使い勝手を実感でき、豊富な機能数からもほぼ悩むことなく決定した。

当初は自社サーバにてパッケージの導入を考えていた。しかしサーバメンテナンスの手間、やがて来るサーバの老朽化を考え、desknet'sはパッケージで購入し、管理の安心なデータセンター内のレンタルサーバで運用できるホスティングの導入を選定。サーバにはこれまで使用していたイントラネットVPN網をそのまま引き継ぐことができ、セキュリティを保ちながらコストを抑えてインフラの整備を整えることができた。

導入効果

大幅なコスト削減と、情報の棲み分けによる業務効率化へ繋がった

[導入浸透と効果]
インフラを変えたことにより、苦悩していたサーバメンテナンスの手間、それに伴うコストの大幅な削減を実現できた。

また、機能の活用により業務効率もUPした。利用機能は「スケジュール」、「設備予約」、「インフォメーション」、「ウェブメール」、「回覧レポート」、「文書管理」。これまでほとんどがメールでの情報共有であったが、必ず目を通してほしい重要なお知らせは「インフォメーション」、報告関連を「回覧レポート」というように情報を分けることができ、重要な情報を見逃さなくなった。これまで膨大の量となっていたメールデータ量の削減にも繋がっている。この他、スケジュールの共有から従業員同士のコンタクトが取りやすくなり、打ち合わせ調整の時間短縮にも繋がっている。導入時には「逆に手間が増える」とユーザに不安視されていたグループウェアであったが、社内コミュニケーションの効率化による労働時間の有効利用が進み、今では、社内で同意を得られるようになり小売業には欠かせないツールであると実感している。

[今後の活用]
本部と店舗のコミュニケーションの更なる強化は今後も必須である。
今後は「アンケート」機能を利用し、店舗からの意見や状況報告などを集めたいと考えている。

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