株式会社メゾネット
様の導入事例

株式会社メゾネットさまは、温浴事業、不動産の運営管理・仲介事業、スポーツ事業、農産物直売事業、飲食事業、介護事業をはじめ、地球環境問題への啓発活動等も行う複合企業体です。1998年設立時は不動産業からの出発でしたが、2001年のスーパー銭湯経営開始（京都府内では初）を皮切りに、時代の先駆とされる分野へ事業を広げてきました。現在は複合施設「ふしみ広場」に象徴されるように、別々に手がけてきた事業を統合的に運用する取り組みに乗り出しています。そんなメゾネットさまがグループウェア導入を決めたのは2008年ごろのこと。環境保全に貢献している企業の証しとも言える「ISO14001」の取得に向けて、社内連携を強化することが目的でした。はじめは他社製のグループウェアを。後にdesknet's NEOを利用するように。そこにはどのような背景があったのでしょうか。担当者に話を伺いました。

── グループウェアを導入しようと考えた経緯について教えてください。

弊社の経営理念に「LOHAS（ロハス）」という概念があります。LOHASとは、地球環境や健康への意識を高く持つライフスタイルのことです。弊社はLOHASの価値観を事業に取り入れることで、お客さまと従業員の健康、そして地球環境の保全に役立とうと努めてきました。その一環として2008年ごろに「ISO14001」取得に向けた取り組みを開始したのです。その際に、社内文書の書式から情報管理の仕方までをISOの規定に統一できるような社内ITインフラ、仕組みが必要だという話になり、注目したのがグループウェアでした。

── 情報管理はグループウェアが得意とするところです。当初は他社製のグループウェアを使用されていたそうですね。

ISO取得に特化できそうな製品を選びました。そのグループウェアは地元産ということもあって優先的に使い始めたのです。機能的には情報管理だけでなく、desknet's NEOに類似とまではいかないものの、掲示板的な機能によるスケジュール管理ができたり、稟議・決裁書を回せる機能があったりと、便利な面がありました。

── 情報管理はスムーズに行きましたでしょうか。

例えばdesknet's NEOでいう［ワークフロー］のようなものを用いて、社内回覧される書類をISO規格に則った形に統一することができました。そういった機能を駆使し、その後、無事にISO14001を取得。この経験を通してグループウェアの力を知りました。

── 他社製品で目的を達成されたわけですね。その上で、やがてdesknet's NEOにリプレイスされました。それはなぜでしょうか。

さまざまな理由があげられますが、事業も人員も増える中で、より柔軟なコミュニケーションが求められるようになったことが要因として指摘できます。

── 社員間の柔軟な連携の必要性はどんな場面で感じられましたか。

例えば温浴事業を開始した時のことです。弊社のスーパー銭湯の中には深夜２時まで営業しているところがあります。そこの勤務体系には「夜番」と「朝番」があります。それで問題になったのが、夜番と朝番の間で行う仕事の引き継ぎでした。互いが連携をとるには、深夜か早朝に電話やメールをする必要があります。しかし、そんな時間に携帯電話を鳴らすのは良くない。では、どうするか。当時使っていた他社製のグループウェアには十分なコミュニケーションツールが備わっておらず、グループウェア上に引き継ぎ事項を残して、各人が好きな時にアクセスしてそれを見に行く、ということができませんでした。ですので、結局メモなどで対応したのです。

── 現在も、早番と遅番の間でノートでの引き継ぎを行っている企業さまは多いですね。

それでもある程度の対応は可能です。ですが、より迅速に、より広範な人への情報共有を、となるとメモやノートには限界があります。情報量も少なくなってしまう。特にトラブルや事故については、各事業所だけでなく、時に本社も交えて対策を練る必要があります。そういった報告や判断が迅速に行えるツールがほしかったですし、そのようなツールがあれば、トラブルや事故にリアルタイムで接しなかった従業員も、事故の報告から対策の判断までのコミュニケーション履歴に目を通すことで、より重厚な情報を共有できます。夜番の人が、出社した時にそれを確認すれば、それはそのまま立派な引き継ぎになる。そんなシステムがほしいと思い、リプレイスを目指しました。

── さまざまなグループウェアを比較されたと伺いました。

最終的には３社の製品に絞りましたね。比較の基準にしたのは、機能性と使いやすさ、そして安さです。desknet's NEOはどの面をとっても、いちばん優れていました。コミュニケーションツールだけで五指に余る機能を備えていたことには驚きました。これなら、バラバラな勤務体系の社員が多い弊社でもコミュニケーションが活性化しそうだ、と感じましたね。また［ワークフロー］の「書式」が詳細に設定可能で、ISO14001の規格に沿った稟議などの書類作成にも細かく対応できそうだということもわかった。もともと弊社はISO取得のためにグループウェア導入を決めた会社ですから、ISOに則った経営が促進される見込みのある機能は魅力的でした（このことについては次節で詳述）。そういった観点から見た時に、desknet's NEOしかないね、という話になるのは必然だったと思います。2013年に導入しました。

── desknet's NEOを使うことで得られた最大の効果についてお聞かせください。

弊社は多様な事業を展開していますが、異なる事業間での連携がスムーズになったことが顕著な効果だと思います。先ほど朝番・夜番の話がでましたが、desknet's NEOを導入する前は、同じ事業者同士のコミュニケーションすら時に不調だったのです。まして異なる事業者同士となると、勤務体系の違いから拠点間の物理的な隔たりまでが災いし、意思疎通がうまくいかなかった。desknet's NEOによってそれが解消されました。もちろん朝番・夜番間の引き継ぎ問題も解決しました。

── それに役立った機能には、どんなものがありますか。

［回覧・レポート］が素晴らしいですね。社内で起きたことを逐一、同機能で報告しています。［回覧・レポート］にはコメント欄もありますので、報告だけでなく、その場でコミュニケーションまで取れます。議論もできます。弊社では、異なる事業が協同してのイベントや催し物、キャンペーン等を行っていますが、その打ち合わせや物事の決定が同機能のおかげでスムーズに推進できています。仮に夏祭りを開催するとしたら、式次第やゲストの選定、機材の発注等を決断しなければなりません。もしこれを会議主体で行ったとしたら大変です。弊社の場合、異なる事業の人を集めるだけで大仕事になります。ですが、今なら［スケジュール］でぱぱっと日程調整をして会議ができる。しかも細かい議題については、集まることなく［回覧・レポート］で議論や決定ができますので、そもそも会議の頻度が減らせる。議題を事前に共有してから会議に臨むこともできるので、会議自体の効率も上がります。

── いわば「脱・会議」「会議革命」ですね。

多くの事業を手がける弊社にとって会議の負荷は重要課題でした。それが解消されたことは大きいです。
それから［スケジュール］と連携して使っているのが［ToDo］の機能です。どちらも予定確認に使うことのできるツールですが、弊社では、［スケジュール］には日常的な予定を、［ToDo］には頻度の低い業務上の予定を（事業関係者全員のタスクとして）入力するといった形で使い分けています。スーパー銭湯であればボイラーなどの設備点検、消防点検などを［ToDo］に入力しています。［ToDo］の情報は［スケジュール］のカレンダーにも表示されます。これが目立つんですね。滅多にカレンダーに出てこないので余計に目立つように感じられるのかもしれませんが、［ToDo］を見れば「そろそろボイラー点検の時期か」と意識が予定に向くようになる。備忘録になるのです。

── ［ToDo］は一日の予定の冒頭に表示されますし、確かに目立ちますね。

しかも弊社では［ポータル］の最上層にも［ToDo］一覧が表示されるよう設定をしています。これが便利なのです。
［ポータル］に［スケジュール］を貼りつけた場合、表示する期間はせいぜい２週間といったところでしょう。もし仮にボイラー点検を［スケジュール］機能の方に予定登録したとしたら、［ポータル］上でその予定がリマインドできるようになるのは早くて２週間前ということになります。ですが、それでは遅いということが弊社の場合にはあるんですね。なぜなら、点検等の作業の中には、それらをISO14001の規約にかなうものにするために事前準備を要するものがあるからです。
一方、［ポータル］に表示される［ToDo］一覧は、２週間どころか、かなり先の予定まで表示されます。そんな［ToDo］一覧の情報を見て点検の予定を思い出すようにすれば、2週間を超える日程的余裕をもって点検への準備が始められます。このように、長いスパンでリマインドの役割を果たしてくれる［ToDo］はISO14001に則った経営をしている弊社にとってありがたい機能です。

── ISO関連で、他に便利だと感じる機能はありますか。

［文書管理］と［ワークフロー］ですね。また、両者の連携にも助けられています。先にも少し述べましたが、ISO14001に則った文書は、決まった手順で稟議に上げられ、決裁される必要があります。細かな書式設定が必要なのです。desknet's NEOはその要求に応じられるだけの性能を備えています。時には、稟議にかけられているものの金額によって決裁経路を変えなければならないような、細かい分岐の設定が必要な場面もあります。そういったこともdesknet's NEOなら実現できる。しかも、そうやって［ワークフロー］で運用した文書は自動的に［文書管理］に適宜保存されます。ISO14001関連の書類は膨大ですが、［文書管理］には検索機能もついていますし、ファイルの出し入れも容易ですので、情報管理に最適です。そんな場がdesknet's NEO上につくれる。［ワークフロー］をはじめ諸機能と合わせてワンストップで［文書管理］が利用ができる。この便利さのおかげで、ISO14001の規約に合った形での文書整理や書類参照・利用がラクになりました。もちろんペーパーレス化もこれによって進みました。
こういった点でdesknet's NEOは弊社のLOHASな経営を支えてくれています。

── 貴重な話をお聞かせくださり、ありがとうございました。