京都ノートルダム女子大学
様の導入事例

京都ノートルダム女子大学

業種学校法人　大学校
ユーザー数153ユーザー
利用形態パッケージ版

大学内の迅速かつ確実な情報伝達・共有のためにグループウェアを導入

他社製品と比較し、「適正コストで活用しやすい」desknet'sを採用

一般企業とは異なる大学特有の情報共有の課題をdesknet'sで改善

ウェブベースのメリットを活かし、情報共有効率化やペーパレス化を実現

desknet'sで情報伝達・共有が迅速になり、パソコン利用度も上がった

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京都ノートルダム女子大学は、人間文化学部英語英文学科・人間文化学科、生活福祉文化学部生活福祉文化学科、心理学部心理学科の3学部4学科で構成されるカトリック系の大学です。閑静な京都北山の地で「徳と知」の調和を育む教育を実践。2011年に開学50周年を迎え、その記念事業として北山キャンパス総合整備計画を推進中の同校では、学内情報共有のためにdesknet'sをご導入いただき10年にわたってご利用いただいています。大学ならではの活用術について「学術情報センター　システム管理課　緒方挙様」にお話を伺いました。

大学内の迅速かつ確実な情報伝達・共有のためにグループウェアを導入

── グループウェアの導入背景を教えてください。

大学内の行事や告知事項など、業務に必要なあらゆる情報を教職員が効率よく共有できるようなシステムが必要となり、2001年にiOfficeV3(desknet'sの前身)を導入しました。ほどなく学内での利用が定着し、そのまま自然な流れでdesknet'sに移行し、現在に至っています。

── それまで学内の情報共有はどのように行われていましたか？

desknet's以前にグループウェアの利用はありませんでした。すでにメールは使われていましたがIT化の過渡期であったため、旧来どおり紙媒体を流通させていました。

他社製品と比較し、「適正コストで活用しやすい」desknet'sを採用

── 製品決定の決め手となったのは、どのような点ですか？

コストパフォーマンスを優先課題に製品選定が行われました。desknet'sは他社製品との比較で、希望する各種機能の要件を満たしている上に、コストパフォーマンスが高い点が評価されました。いきなり導入しても活用されなくては意味がないので、“適正コストで活用しやすい”点を重視したのです。利用が想定される各種機能の使いやすさは、特に重要な選定ポイントでした。

一般企業とは異なる大学特有の情報共有の課題をdesknet'sで改善

── desknet'sの導入によって学内の情報環境は変わりましたか？

大学の運営にかかわる職員に関しては、一般企業同様一律のルールでグループウェアの活用を指示し、浸透を図れますが、教員は、学内のカリキュラムに沿って出勤し、時には海外への長期出張もあるなど、勤務形態もたいへんフレキシブルです。教員には、教育にエネルギーを注いでもらうことを第一義に、それ以外の負担をかけずに効率よく学内の情報を伝達・共有してもらうことが理想でした。desknet'sは、個々の要望やスキルに応じて活用できる点が、多様なユーザーを抱える大学向きです。
導入時こそマニュアルの配布や説明会などを実施しましたが、現在では教員の手をわずらわせることなく、学内の情報伝達・共有ができていると思います。

ウェブベースのメリットを活かし、情報共有効率化やペーパレス化を実現

── 各種機能の活用では、どのような効果が生まれましたか？

desknet's導入後、全ユーザーが確実に情報共有するための機能としてウェブメールとインフォメーションが定着しました。1日1回は必ず「desknet'sのメールをチェック」する事を奨励し習慣化してきました。ウェブベースのメリットを活かして、自宅や出張先、時には海外など、大学から離れていても閲覧できるので移動の多い教員からは好評です。以前は夏休みなど長期休暇中の連絡には、わざわざ文書を郵送していたのですが、desknet'sの活用で郵送コストの削減、ペーパレス化が実現し、重要情報が迅速かつ確実に伝達・共有できるようになりました。

desknet'sで情報伝達・共有が迅速になり、パソコン利用度も上がった

── 最後に、今後の展望とdesknet's導入後の変化についてお聞かせください。

desknet'sの導入が学内の情報伝達のしくみを改善してくれ、全ユーザーへの確実な情報伝達・共有ができるようになりました。現在、会議の現場などでタブレットPCによるdesknet's活用も試験的に行っており、議事進行の効率化に役立てられそうだと、スタッフの関心も高まっているところです。かつてはパソコンを使いたがらない教員もいましたが、desknet'sの便利さを体感することで、現在はほぼ全スタッフがパソコンを活用するようになりました。
将来的には、ワークフローを学内のルールに適合化して、稟議書や関連書類の電子化によるコストカット、勤務形態が複雑な教員の勤怠管理をタイムカードで効率化するなど、活かせる機能はまだまだありそうです。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました

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ご活用中の機能と使い方

ウェブメール

・最も利用度が高く、日常の情報交換・連絡には欠かせない機能。教員は長期休暇中の情報交換や収集、海外への出張時にも活用している。
・1日1回は必ずメールを確認するルールを共有して、学内の連絡事項の伝達漏れや取りこぼしを防いでいる。いずれは文書利用を可能な限り抑えてdesknet's中心の情報伝達・共有を実現したい。
・個人のプロバイダメールをdesknet’sへ。desknet’sのメールをプロバイダメールへ転送したいという両方の要望があり、一部の教職員は転送設定で活用している。
アドレス帳

・学内教職員のメールアドレスを管理。緊急連絡用リストとしても活用できる。
・特定のアドレスグループを設定し、メーリングリスト的な活用を実践。グループごとの用途に応じてメールを使いこなせるようにしている。
文書管理

・細かいアクセス権の設定も可能なので、部署ごとの申請書や議事録などを管理し、いつでも活用できるようにしている。管理しているデータ数・量は、本機能が最も多い。
・会議資料をデータ化して事前配布し閲覧。会議中にはノートPCで確認しながら打ち合わせるなど、議事進行の効率化とペーパレス化に役立てている。
設備予約

・教室や会議室の予約が中心。急に部屋を確保したい場合も対応しやすく、空き状況を確認・予約するのにも活用されている。
・入力権限は特定の人間に与え、運用上の混乱を防止している。
インフォメーション

・大学内の告知や教職員間の情報共有に活用。緊急性が高い案件は上位に提示し、ウェブメールとの二本立てで学内情報共有の中枢を担っている。

お話をうかがったご担当者様

学術情報センター　システム管理課　課長代理緒方挙様

desknet'sの浸透とともにユーザーのコンピュータ・スキルもごく自然に高まってゆき、ユーザーから「こんな使い方をしたい」と相談を受ける事も多くなりました。万一のトラブルや不明点の確認にも、ネオジャパンのサポートにメールをすれば迅速にレスポンスがあるので、運用上も助かっています。
今後はBCP対策も視野に入れ、クラウドやSaaSなどへのサーバ移行も検討してゆきたいですね。