社会福祉法人 よいち福祉会
様の導入事例

社会福祉法人 よいち福祉会さまは、北海道余市町にある高齢者総合福祉施設「フルーツ・シャトーよいち」と、仁木町にある児童養護施設「櫻ヶ丘学園」を中心に、高齢者福祉事業と児童福祉事業の二本柱を手がけています。
前者については道内７拠点を擁し、特別養護老人ホーム、居宅介護支援事業所、地域包括支援センター、ショートステイ、デイサービス、グループホーム、訪問介護、訪問看護、サービス付き高齢者向け住宅などの経営を行っています。
一方、後者については道内４拠点を中心に、児童養護施設、保育園を経営しています。
地域との交流を通じ、高齢者介護や児童が抱える問題といった課題に向き合いながら、質の高いサービスの提供に努めてきたよいち福祉会さま。今回は、ITへの関心も高い同会に、福祉の現場で役立つdesknet's NEOの実情について聞きました。

── よいち福祉会さまは、ITによる業務効率化に積極的に取り組まれてきたと伺っています。詳細について教えていただけますか。

desknet's NEOの前身であるdesknet's スタンダード版を導入したのが2005年です。また、2006年には、他社製のサーバーを用いてのチャット環境を構築しました。コミュニケーションツールを仕事に組み込むことで、地域に点在する拠点や部署間、変則勤務の職員間のコミュニケーションを改善し、業務の効率化を実現すること、また当時、行政からの通知等が徐々にメールで来るようになっていたため、それに対応するというのが当初の目的でした。
それ以前でいえば、当時の副施設長（現・理事長）が旗振り役となって1998年に介護版の電子カルテを導入、当法人のサービスにおける利用者さまへのケアの質向上を目的に業務のIT化を推進してきました。

── 相当に先駆的ですね。

それでも、当時の多くの福祉施設と同様、よいち福祉会も、予定や連絡事項の共有はホワイトボードや紙で行い、決裁や稟議関係の処理も紙ベースで実施していました。こうした物理的なやりとりに特に不満は感じていませんでした。

── desknet's スタンダード版の導入・社内への浸透はスムーズでしたか。

旧desknet'sの導入のきっかけは、メール環境を整える必要に迫られたことにありました。先ほど述べた「行政の通知がメールで来る頻度が増えた」こともその要因のひとつです。ですから、メール以外のグループウェアの機能は、ほとんど使わずじまいになっていました。
旧desknet'sを採用することに決めたのは、近隣の役所や企業などで、先行して旧desknet'sを活用している事例があったことや、コストパフォーマンスが良いから、という理由によりましたね。

── 現在はdesknet's NEOの機能が職場で活躍していますね。この変化には何かきっかけがあったのでしょうか。

地域の大型商業施設内に、当法人の地域包括支援センターがテナント移転してオープンすることになったのです。商業施設のなかですから、病歴や虐待の有無といったデリケートな個人情報を扱うための配慮が必要です。人目につくところでそれらについてコミュニケーションをするわけにはいきませんし、壁に紙を貼り付けたり、ホワイトボードを目立つところに置いたりして連絡する、というわけにもいかない、という話になりました。個人情報が外部の目にふれることを避けたかったんですね。
そこで「グループウェアで情報共有ができないか」という声が出て、改めてdesknet's NEOの諸機能と向き合うことになりました。それが2016年、まさに旧desknet’sからNEOに移行する時のことです。ということは、実に10年以上も、私たちはdesknet's製品をグループウェアとして使っていなかったことになります。

── グループウェアの機能を検討するにあたって、他社製品との比較もされたのでしょうか。

旧desknet'sを選ぶ時に行いました。（国内外の有名どころの他社製品を指折り挙げつつ）しかし、desknet's NEOへ移行する時は、10年以上活用できなかったdesknet’s製品を活用することを基本方針としました。お試し版などを使い、現場の責任者等に試用してもらうなかで、使い勝手の良さ、ユーザーインターフェースの良さから、desknet's NEOの支持が集まっていきました。ポータル画面をはじめ、各種画面の見た目のやさしい感じが「福祉施設にぴったりなのではないか」等、現場からの要望の声も寄せられ、最終的にdesknet's NEOを使おうという決断に至りました。

── 各機能を皆に使ってもらうために工夫されたことはありますか。

デフォルトで備えられている25の機能すべてを一挙に使い始めるのではなく、まずは［スケジュール］や［設備予約］など一部の機能を浸透させることを心掛けました。特別、社内教育の場を設けることはしていませんので、その分、使い方がシンプルなもの、書式等さえ決めてしまえば利用に困らないものを中心に実用を始めました。
そのうえで、当法人では、介護版電子カルテや内線番号表など、業務に必須な情報へアクセスするためのリンクの多くをアイコンにして共有ポータルに貼り付けています。つまり、desknet's NEOのポータルを経由しなければ仕事が始められない、進まないといった状態にしたのです。そうすることで、皆のなかでdesknet's NEOにログインすることが、習慣化され、定着し、自然なことだといった認識になっていきました。
加えて、シングルサインオンが可能であることもdesknet's NEOの浸透に有効だと感じています。一度のユーザー認証処理を経るだけで、desknet's NEOに限らず社内の諸機能が使えるようになるので、多くの職員にとってグループウェアにアクセスする敷居が低くなりました。以前はメールすら見てくれなかった職員も、シングルサインオンのおかげでdesknet's NEOを使用するようになりました。

── 導入後にどのような効果が現れましたか。

地域包括センターの職員は外勤が非常に多いので、以前はスケジュールの共有や予定の調整が難しかったのですが、desknet's NEOを使い始めてからは、徐々に皆が［スケジュール］機能に着目し、それを活用・予定を入力するようになって、改善していきましたね。情報共有が密に行えるようになりました。
また、たとえば利用者さまなどのもとへ訪問をしている職員に連絡をとりたい時に、「今、彼女は訪問中だから、〇〇時になったら電話を入れよう」といった感じで、電話をするタイミングも計れるようになりました。これが結構、私たちにとって重要でした。というのも、当法人には、他の職員への連携がうまくいかず、何度も電話をかけるようなことが頻発していたのです。ですが、［スケジュール］機能で相手の予定が把握できれば、確実な電話対応ができるようになる。これによって連携がスピーディになりました。
当初は、ホワイトボードや貼り紙なしでは、業務はやっていけないのではないか、との懸念もありましたが、本格導入から１年ちょっとで、それが杞憂であったことがわかりました。

── 特に評価が高い機能などがあれば教えてください。

トライアルの段階で意外に感じたのは、［ネオツイ］の評価が高かったことです。［つぶやき］も［ダイレクトメッセージ］も共に人気がありました。どちらも簡易的で、心理的に軽い気持ちで発信でき、通知もわかりやすいので、情報共有をする時に便利だと判断されたのでしょう。特に［ダイレクトメッセージ］が頻用されていて、それこそ「〇〇さんから電話がありました。折り返しこちらから電話をするよう先方にお伝えしました」といった伝言をやりとりするのに役立っています。
当法人では、御社のビジネスチャットツール、ChatLuckも導入しています。［ネオツイ］の［つぶやき］なら全職員に一括で情報提供ができますが、細かく手早い連携、特に全体に周知する必要のない、部署ごとの情報共有などにはChatLuckを生かして連絡をしています。

── 本日は興味深いご意見をお聞かせいただきありがとうございました。