沖縄県那覇市役所
様の導入事例

沖縄県那覇市様は日本で唯一の亜熱帯性気候を有する中核都市。冬暖かく夏は海洋性気候のため過ごしやすく、経済誌のシティブランドランキング*では全国総合5位、九州・沖縄ブロックで1位を獲得するほどの人気の街です。同一圏内には東京、ソウル、香港、台北など東アジアの主要都市が納まり、近年は周辺諸国から大型クルーズ船が続々来港。国際色豊かな観光都市として経済発展を遂げています。
そんな活力ある市政を支える那覇市役所様では、永年利用してきたグループウェアをdesknet's NEOにリプレイス。全職員の情報共有で、32万人の市民に向けた行政サービスや医療・福祉・育児・教育の充実をめざしています。
*日経BP総合研究所「新・公民連携最前線」2016年シティブランド・ランキング－住んでみたい自治体編－より

── 新たなグループウェアの導入を決定した背景についてお聞かせください。

以前のグループウェアシステムはバージョンアップしながら約10年ほど利用していました。すでに多くの職員が慣れ親しんでおり、機能も揃っていたのですが、2016年11月の契約満了時に、製品そのものを再検討することにしました。
ちょうどハードウェアも導入後5年が経過しており、庁内の情報共有の環境を見直す良い契機でした。

── 前システムに関して、運用・利用上の問題や課題はあったのでしょうか？

旧製品で特に課題となっていたのは、一部の利用機能が特定のブラウザの機能に依存しており、他のブラウザが利用できないことでした。
万一指定のブラウザに脆弱性などが見つかった場合、他のブラウザに変更するなど柔軟な対応もできません。有事の際に、庁内の業務に支障が出る可能性もあり、リプレイスを決定しました。

── 新たな導入製品はどのような手法でご検討なさいましたか？

グループウェア再構築事業として諸要件を策定し、プロポーザル方式で提案を募ることにしました。

── 再構築に向けた要件策定で特に留意した点はなんですか？

前製品と同等以上の機能を有するシステムであることは必須条件でした。
さらにユーザー数が多いので管理運用上負荷の少ないwebベースであること。複数のOS、ブラウザとの組み合わせにおいても正常に動作してくれること。といった諸条件を加えていきました。何よりも重視したのが「グループウェアの運用を絶対に止めてはならない」ということです。
すでに職員の間にグループウェアの活用は定着していましたが、さらに進化させてひとつ上を行く活用手法を実現することも目標でした。

── プロポーザルの評価ポイントで、特に留意した点はなんですか？

機能評価・提案評価・価格評価の３点に留意しました。
以前の製品も含め、desknet's NEOや別の競合製品など複数の製品が数社から提示されました。リプレイス時のデータ移行や導入後のユーザー対応も含めていかに安定的な運用環境を提供してくれるか、障害発生時や情報管理上の責任の所在、コストなどを総合的に評価して、製品と事業者を検討しました。

── desknet's NEOご採用の決め手についてお聞かせください。

まず複数のブラウザで正常に動作してくれる点がひとつ。さらに、前製品と同等の機能をすべて備えていて、活用手法もわかりやすかったことですね。
沖縄県内自治体への導入実績や那覇市と同規模の職員数を有する自治体での成功実績などを提供事業者であるNECソリューションイノベーターさんが提示してくださったことも信頼・評価の対象になりました。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・複数のOS、ブラウザで活用できるマルチブラウザ対応
・ITスキルを問わないインターフェースや機能のわかりやすさ
・前製品の活用手法をそのまま各機能に置き換えて活用できる
・ユーザーのニーズ、アイデアに応える豊富な機能
・県内および同規模自治体における成功実績
・イニシャル＆ランニングコスト

── 安定的な運用環境には特に気を配られたそうですね。

今回はdesknet's NEO導入のためにプロジェクトチームが編成され、ネオジャパンの協力も得て総がかりで導入が進められました。本来は1台で運用できるwebサーバーを3台に分散した冗長構成で「止まらないグループウェア」としての運用環境を整え、desknet's NEOへのデータ移行も担っていただき心強く感じました。

── 移行の対象となったのはどのような機能のデータですか？

特に重視したのは[文書管理]です。各種帳票や申請書類のひな形、部課単位の保存資料など総数は10数万件にのぼりました。
あとは過去の受信メールやスケジュールなどから必要な情報だけ、ユーザーが手引書に基づき個人で移行しています。

── 導入後、ユーザーへの社内教育は行われましたか？

各部署の代表者を対象に移行説明会を開催しました。前システムとは2週間程度の並行運用期間を設け個々のユーザーが必要なデータを移行し、約2カ月間、ヘルプデスクを設置しました。
前製品と大きくインターフェースは変わったものの、desknet's NEOの機能は直感的で非常に利用しやすく、疑問や質問で多かったのは、個人データの移行手順に関するものでした。標準のヘルプ機能もわかりやすく、そこで解決できることも多かったと思います。

── 移行後にまずリプレイスの手応えを実感なさった瞬間はありましたか？

desknet's NEOへの移行がスムーズに完了。障害もなく3千ユーザーの利用が開始できたことです。庁内の全職員に加え、市長事務局、消防局、教育委員会（小・中学校除く）、選挙管理委員会事務局、監査委員会事務局、議会事務局への利用も定着しました。

── 実務面で実感なさった効果はいかがですか？

私たちの部署でいえば年度末の人事異動処理の労力を削減できたことが大きいですね。
前製品では、異動のたびに人事給与のデータを元にグループウェアに取り込む作業を時間をかけて行っていました。それが非常に困難な作業で、3月中旬の人事異動の内示から4月1日まで、毎年残業の連続だったのです。
リプレイスに際しては仕様書にも「定期の人事異動および組織改正に伴うデータセットアップ、提供データの取り込みのための加工を含む」という要件を挙げたのですが、その際、desknet's NEOの管理機能は人事異動の設定がしやすいともうかがっていました。実際に、人事異動処理は問題なく実施され、その分のパワーをグループウェアの活用促進や利用浸透などに振り向けるゆとりが生まれました。

── 機能活用面での変化や進化などをお感じになることはありますか？

各課の活用手法やローカル・ルールの実情はなかなか把握しにくいのですが、desknet’s NEOのポータルに「操作手順書」というタブを設定して、基本のマニュアル、ユーザーの声をもとに作成した「よくある問い合わせ」と「便利な使い方」などを共有・公開しています。
特に「便利な使い方」は[アンケート]で募集した、便利な連携機能や設定を集めて、実務ですぐに役立ちそうな[スケジュール][メール][文書管理]などの活用手法を庁内で共有するのに役立てています。
「せっかくいいシステムを入れたのだから、便利さに気づいてもらわないと困る」という発想で始めたのですが、実際に使って得られたユーザー視点による解説がわかりやすくて活用浸透にも役立っており、私たちも感心させられることが多いですね。

── 庁内のコミュニケーションへの効果などはいかがですか？

共有ポータルに人事課が庁内向けサイトを起ち上げました。
フックとなる部分は「ワンだふるニャ家族」という職員のペットを紹介しあう気軽なコンテンツなのですが、同一ページに「休暇手続き一覧」「産休・育休」「メンタルヘルス相談室の案内」など、職員が共有しておきたい福利厚生の大切な情報を掲載しています。
当初は別立てでwebのコンテンツを起ち上げる予定だったのですが、毎日ログインするdesknet's NEOのほうが閲覧率も高まるし、リッチテキストエディターで手早く庁内向けコンテンツを作成できるので、今後人事以外の庁内サイトにも活用できそうです。

── desknet's NEOが庁内の業務に与えた変化や効果についてお聞かせください。

desknet's NEOは、即時性の高い情報をポータルの目立つ場所にレイアウトしたり、通知機能で情報を見逃さない、機能間連携で複数機能に同時に情報をアップするということが手早くできます。 [スケジュール]と[設備予約]や[伝言・所在][議事録]などの連携はすでに定着しており、庁内の情報共有や職員の作業効率も確実に上がりました。
今まで以上に市民サービスの充実にパワーを振り向けていきたいですね。

── 活用アイデアの共有手法など、たいへん参考になりました。本日はありがとうございました。