公益財団法人 福岡県すこやか健康事業団
様の導入事例

福岡県すこやか健康事業団様は、内閣府から公益財団法人の認定を受けた全国でも数少ない健診団体の1つ。市町村や事業所で健診を実施するだけではなく、健診データや環境測定値を地域の健康福祉や環境保全に役立て、社会に還元する使命を担っています。
「健診事業・環境測定・学術研究」3事業の連携で予防医学の振興や健康寿命延伸などに成果を挙げる一方、各事業所は福岡・久留米の2地域4拠点に分断。情報伝達のタイムラグや個別に導入されたメールソフトの運用管理などに苦労していました。
そのような中、いくつもの情報共有の課題を1製品で克服したのがdesknet's NEOです。短期間で情報連携を刷新した理事長 瓦林 達比古様にお話をうかがいました。

── 「事業団全体の情報共有を改革しよう」と提言なさった背景には何があったのですか？

地理的にも業務的にも分断されていた事業所相互の情報共有や連携を改善して、職員一人ひとりが働きやすい環境を整え、事業活動をいっそう充実させるのがねらいでした。
当事業団は、それぞれ50年以上の歩みを持つ(財)福岡県対がん協会と(財)九州産業衛生協会（前 聖マリア病院予防部）の2組織の合併で2009年に設立されました。
そのような組織的背景に加え、4つの事業所が福岡と久留米に分散しており、情報共有には多くの課題を抱えていました。
そこで、「学術研究センター」「事務局・本部付設クリニック」「福岡国際総合健診センター」「環境科学センター」4拠点の情報統合をめざしました。
2014年には内閣府認定の公益財団法人となり｢増大する医療費負担の課題｣や「予防医学の推進と健康情報の啓蒙」、「健康寿命の延伸」などの健康課題に、組織をあげて向きあっているところです。
情報共有の改革は、財団の社会貢献活動を支え、同時に組織運営の基盤となる健診事業の質を高め、営業力の強化にもつながると考えていました。

── 事業所が分かれていたことで、直面していた課題とはどのようなものでしたか？

事業所間を結ぶ共通のコミュニケーションツールや情報基盤がなかったことです。
組織で速やかに共有したい情報も、情報把握に個人･部署などでタイムラグが生じていました。
ネットワークも健康診断業務と環境測定業務で個別に構築され、事務局が配信する厚労省の発表や健診団体の最新情報なども、メールや各部署へのFAX送信・回覧となっていました。情報が職員に行き渡るのにとても時間がかかり、ユーザーからは「FAXではなく、全員にメールで知らせて欲しい」などと要望が出ることもありました。
事務局は情報セレクトや資料準備に加え、情報の伝達手段にも悩まされていたのです。
特に、クレーム対応など迅速に周知徹底、共有したい情報を全職員が知るまでに時間がかかり過ぎることに危機感を抱いていました。
申請書類も事業所が分断されているがゆえに、承認に不要な手間と時間がかかっていました。

── メールの管理にも悩まれていたそうですね？

端末との適合性やユーザーの要望に応じて導入した3種類のメールクライアントが混在していました。人事異動の多い時期にはシステム管理の担当職員がわざわざ事業所に出向いてデータの移行作業を行わねばならず相当な負荷がかかっていました。
また、健診事業部の職員は、完全に独立した医療業務専用のパソコン利用が中心です。
情報系端末は共有PCのメーラーをユーザー切り替えで利用していたのですが、そちらは誤送信のリスクがつねに伴っていました。
情報系パソコンの利用率が低いユーザーもメール利用のためだけにPCを用意する事もあり、稼働率の低い端末台数が増えていくことも問題でした。
それらの課題をすべて解決するために、グループウェアを導入することにしたのです。

── プライバシーマーク取得もグループウェア導入に拍車を掛けたそうですね。

市区町村への健診事業の入札条件に、プライバシーマークを求める自治体が増えています。ちょうど取得に向けてネットワーク環境の再整備、端末管理の厳密化を進めていたところで、同時にグループウェアも導入して情報共有の環境を一新することにしました。グループウエア導入には、ユーザーの利便性だけではなく、ネットワーク上の情報を緊張感や責任感をもって管理する意識の醸成にも役立てたいというねらいがありました。

── 製品選定の手法とdesknet's NEOご採用の決め手についてお聞かせください。

ベンダー5社より製品提案を受け、3社に絞り込んでプレゼンテーションを実施していただきました。プレゼンには事業部内の各部署からITスキルやPC習熟度が異なる課長職以上が全員出席し、アンケートで点数を評価してdesknet's NEOに決定しました。
採用したのは健診システムで協力関係にあるベンダーさん（株式会社九州日立システムズ）で、健診系とdesknet's NEOの双方を任せることで、活用の可能性がさらに拡がるという期待が持てました。

プレゼンで特に反応が良く評価が高かったのがdesknet's NEOの豊富な機能でした。なるべく1つの製品で活用の幅を拡げていきたいと願う私たちの要望に応えて、desknet's NEOに搭載された機能の使いやすさや事業団での展開・活用事例などをわかりやすくイメージさせてくれ、参加者からも高く評価されました。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・実務ですぐ使え、将来的に活用できそうな機能が過不足なく揃っていた
・ウェブメールの使いやすさと誤送信防止などの付加機能
・事業部門や部署ごとに細かくアクセス権設定ができセキュリティ面でも安心
・インターフェースがわかりやすく、教育に時間を費やさずに済む
・機能とコストの総合評価で他社より優れていた
・日本企業向けに開発され、確かな採用実績がある
などでした。

── 導入・社内教育はどのように行われましたか？

desknet's NEO普及のプロジェクトチームを起ち上げ、まずは導入から浸透教育までの段階的な流れを検討しました。全職員対象の講習会は難しいので、各事業所に推進担当者を立て、職員へのサポートや利用浸透をはかっています。

また、desknet's NEOのトップ画面に、全職員が必ず利用する勤怠管理システムのアイコンを設定して必ずログインする環境を整えました。

各種申請やクレームなどの緊急情報、日々の事務局からのニュース配信など、業務の中でdesknet's NEOを使わざるを得ない機会を増やし、自然な流れで活用度を高めています。

── 導入から1カ月がたちました。今後の利用構想についてうかがいたいと思います。

desknet's NEOにログインする習慣は短期間で全職員に定着しました。次のステップでは、従来活用していたファイルサーバーや業務関連システムのリンクを段階的にメニューに追加しようと思います。
desknet's NEOを介してあらゆる情報にアクセスできるポータル化の推進で、ユーザーの利便性を高めながら利用度を高める計画です。
さらに、今まではすべて紙だった各種申請書類や会議の議事録なども段階的にdesknet's NEOの[ワークフロー] [議事録]へ移行し、ペーパーレス化も推進していきます。

── 導入後にまずお感じになった手応えや効果はありましたか？

導入後短期間で、電子メールが[ウェブメール]に統合できたことは大きな成果です。

端末管理にかかっていた工数は削減できましたし、ユーザーとしては場所と端末を選ばずdesknet's NEOにログインすれば安全に使えるので、健診事業部職員のメール利用は、共有PCでに充分まかなえてしまいます。さっそく余剰な端末の台数も減らせました。
さらに、職員全体の[スケジュール]が共有できたことで、営業効率も上がりました。
担当者が営業先で健診チームや検診車の稼働状況を確認。その場でお見積もりから健診日まで確定できるので、健診チームの稼動率が向上しました。

── 健診事業や健康寿命の延伸などへの取り組みに役立てていただけそうでしょうか？

[スケジュール]活用で健診チームの稼働率があがるだけでも、地域の健診受診率は確実に向上しますし、より多くの有用な健診データが集まります。
健診で集積したデータは、地域の健康課題を浮き彫りにし、将来的にあらゆる年齢層の疾病予防や健康寿命の延伸に活かされます。
「健診事業の成果を地域の健康福祉に還元する」良い循環が生まれたのです。
desknet's NEOで職員の意思の疎通が円滑になれば、仕事がしやすくなり現場のチームワークはいっそう高まります。
健診サービスの向上やインシデント予防にもきっと役立ってくれるはずです。
現場でしか得られない職員一人ひとりの知識や経験をみんなで共有・蓄積することは、私たちの有用な知的資産として役立てられていくことになるでしょう。

── 本日は、たいへん参考になるお話をありがとうございました。