社会福祉法人 札幌市社会福祉協議会
様の導入事例

社会福祉法人　札幌市社会福祉協議会様は、『誰もが孤立せず　互いに支え合う　やさしい街づくり』を基本理念に、地域で様々な困難に直面する人と向きあいながら福祉支援事業を行ってきました。

2013～14年には札幌市の福祉３団体の再編統合が行われ、職員1,500人の大組織となり、それまでの地域福祉推進事業に加えて在宅福祉サービスや施設を拠点とした高齢者福祉事業など、展開する福祉事業の幅も大きく拡大しました。

desknet's NEOは再編統合後の組織・職員間の情報共有のために導入され、各事業部間が密接な連携をとりながら、従来の社会福祉協議会の範疇にとどまらない幅広い福祉ニーズに応える事業を展開。札幌市の総合的な福祉の向上に取り組んでいます。

── グループウェア導入の背景についてお聞かせください。

札幌市社会福祉協議会は「福祉のまち推進事業」「ふれあい・いきいきサロン事業」「福祉除雪事業」「ボランティア活動センターや高齢者・障がい者生活あんしん支援センターの運営」などの地域福祉活動を通して地域が抱える福祉の課題に向きあってきました。
2013～14年にかけては、札幌市内の福祉関係３団体の再編統合が実施され、『札幌市社会福祉協議会』、『札幌市在宅福祉サービス協会（介護保険サービス事業ほか）』、『札幌市福祉事業団（老人福祉施設の管理・運営）』の3組織が１つとなりました。

── 組織の変化によって、事業にも大きな変化が訪れたのですね。

そうです。再編統合によって、それまで社会福祉協議会が行ってきた地域福祉活動の推進や福祉サービス利用支援などに加えて、在宅福祉サービスや施設を拠点とした高齢者福祉事業など、より総合的な福祉事業を提供できるようになりました。
職員数も約1,500名、17施設44事業所を運営する大きな組織となり、各組織の専門事業を継続・充実させながら、福祉サービスの向上に取り組んでいくために、組織間の相互理解や情報共有、密接な事業連携が必要となりました。
そこでグループウェアの導入を検討することになったのです。

── 統合以前のグループウェアのご利用状況についてお聞かせください。

札幌市社会福祉協議会では、地元のソフトウェア会社が事業者向けに開発した製品、札幌市福祉事業団ではdesknet's NEOの競合製品、札幌市在宅福祉サービス協会では未導入と、利用製品も導入背景もまったく異なっていたため、新組織にふさわしい製品を新たに選定し統合することにしました。

── グループウェアの製品検討・選定はどのように行われましたか？

予算上限や運用条件などを提示したうえで、ソフトウェアやベンダー各社への指名入札を行い、5社からご提案頂きました。選定には評価基準書を独自に作成して各社のプレゼンテーションを評価・採点し、総合評価で得票数の高い製品を採用しました。

── 評価基準で重要視されたのはどのような項目ですか？

コストと使いやすさです。利用継続の過程でユーザー数が増大しても大丈夫かどうか、専任のシステム部門がないので、運用管理の負荷がかからないようにトータルサポートが行き届いているかどうかにも留意しました。
イニシャル＆ランニングコストを抑制でき、サーバーの運用もお任せできるということで総合評価が最も高かったのが富士ゼロックス北海道株式会社さんから提案されたdesknet's NEOでした。

── 利用経験の無いdesknet's NEOを導入することに不安はありませんでしたか？

採点の結果、desknet's NEOはインターフェースの親しみやすさや直感的な操作感が評価されました。はじめてグループウェアにふれる人も戸惑うことなく利用でき、福祉の現場を最優先したいと願う職員たちに、わずらわしさやストレスを感じさせる事なく、日常的に使いこなしてもらうには重要なポイントでした。さらに、バージョンアップ対応やブラウザへの適応状況、動作確認などの最新情報が、ネオジャパンからつねに提供されていることも運用を継続していく上で高く評価できました。

── 導入時にユーザー教育、活用推進への取り組みなどは行われましたか？

本番リリース前に１か月程度テスト運用期間を設置してdesknet's NEOを自由に試せる環境を提供しました。また、各部署１名以上の参加を条件に研修会も実施しています。以前のグループウェア利用状況は各組織ごとに異なっていたため、それぞれ異なる対応もしています。
例えばグループウェアの活用経験がある『札幌市福祉事業団』の職員には、一定期間旧製品との並行運用を実施し、ユーザーがスムーズに移行できるようにしました。
一方、はじめての利用となる『札幌市在宅福祉サービス協会』の職員には、グループウェアの利用目的やdesknet's NEOの利用が、職員間のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化に役立つなど、具体的なメリットを伝え、導入教育を実施しました。

── 組織ごとに利用度の差があることで、導入浸透にもご苦労なさったのでは？

ユーザーの約半数がグループウェアがはじめてのうえに、年齢層の高い職員も多く、当初は業務でパソコンを利用する事に懐疑的な職員も少なからずいました。しかし、実際に利用し始めるとそれほどわずらわしい操作もなく、お互いの所在確認のしやすさや、迅速な連絡など、業務上のメリットがすぐに実証されました。
同じ職場のパソコンに詳しい職員をキーマンに「出所時にはログインしましょう」と呼びかけたり、机を並べる社員がサポートするなどのこまめな現場対応が功を奏して、じわじわと浸透していきました。
また、常務理事が社員の集まる場所などで積極的にdesknet's NEOの名前をあげて、ことあるごとに活用を奨励したことも利用浸透につながったと思います。
当初は、スケジュール管理、設備予約、一斉周知などの徹底を目標としていましたが、すでに職員の自発的アイデアで独自の活用法も拡がっています。

── どのような部門で独自の活用方法が拡がっているのでしょうか？

今までグループウェア未導入だったケアマネージャーが所属する居宅介護支援事業所等で拡がりました。ケアマネージャーの業務は日々各戸を訪問する外勤の職場です。市民の方からお問合せがあった際にも、誰が今どのお宅へ訪問しているのか、以前はホワイトボードや紙の予定表に頼るしかありませんでした。desknet's NEOなら瞬時に訪問先が分かりますし、回覧･レポートで組織内の連絡や資料共有も行っています。さらに、職員の自発的アイデアで、外出時の移動手段が瞬時に分かるよう「公用車・自転車・徒歩」をアイコン表示しています。緊急訪問や認定調査などの面談時に、現場に誰がいちばん効率良く訪問できるかすぐに分かるようになりました。今後も実務の中から新たな活用アイデアが出てくることに期待しています。

── 導入から2年。組織の再編統合に役立てていただくことはできましたか？

同じ福祉の仕事とはいえ、それまでまったく別々に事業を行っていた3つの組織がdesknet's NEOを介して情報共有や業務連携を実現できたことは、合併後の組織の統合にもプラスの変化を与えてくれました。
現在では、出社してログインすれば、desknet's NEOポータルから組織の機構図や各事業所の座席表、施設ごとの予定や動向などを居ながらにして確認することができます。

福祉の仕事は個人情報や秘匿情報などを扱っているため、セキュリティの観点から外部とは遮断し、組織内の横断的な情報共有の手段をdesknet's NEOに絞り込みました。日常の業務調整から部門を超えたプロジェクトの運営まで、多忙な職員がいつでも安心して活用できる共通の情報基盤として活用を展開しています。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。