株式会社スポーツニッポン新聞社
様の導入事例

スポーツの感動の名場面からエンターテインメントまで。新聞史上に残る数々のスクープを連発してきた株式会社スポーツニッポン新聞社様。全国紙として定着した『スポーツニッポン新聞』をはじめ、歴史に残る名勝負・名場面を振り返る『月間スポニチアーカイブス』、子どものためのスポーツ紙『スポニチジュニア』、往年の名作漫画を楽しめる『週刊スポニチアルチーボ』なども発行。全米女子プロゴルフ、社会人野球、将棋七冠の一つ「王将戦」など数多くのスポーツ・文化事業も主催しています。

2004年10月に別法人だった東京、大阪、および西部の3本社を合併。2015年には全国の本社・総支局を連携するグループウェアを最新バージョンであるdesknet's NEOにリプレイスしました。大規模ユーザーの情報共有の基盤となったdesknet's NEOの導入経緯と活用法についてお話をうかがいました。

── かなり早い時期に、グループウェアを導入なさっていますね。

当社が初めてグループウェアを導入したのが2000年だったため、グループウエアの導入は比較的早かったと思います。当時はまだパソコンも1人1台の体制ではなく、共有の端末でも社員が効率よくメールが活用できるようにとメーカー製のクライアント･サーバー版グループウェアを利用していました。グループウェアはおろかメールを全社員で活用している企業もまだ少なく、情報交換や連絡は、手書きで行う社員が多い時でした。そのため、合併前のクライアント・サーバー版グループウエアでは、社員の浸透がなかなか進みませんでした。

── グループウェアをリプレイスした背景には何があったのでしょうか？

2004年10月、別法人だった東京・大阪・西部の3本社が合併したことにより、拠点・ユーザー数ともに一気に増大することになりました。そのため拠点間の円滑な連携や情報共有が課題となり、大規模ユーザーと組織に対応可能なグループウェアをリプレースする必要に迫られました。

── その時点で、すでにウェブベースの製品に着目なさっていたのですか？

拠点数もユーザー数も急増したため、クライアント･サーバー版では管理運用面でとても全社対応できません。クライアント端末のデータ管理やセキュリティ対応も難しいと思いました。情報は極力サーバーで一括管理した方が望ましいですし、導入後も運用管理がしやすいウェブベースの製品には当初より着目していました。

── 導入に先駆けて、どのような活用プランを描いていらっしゃいましたか？

以前のクライアント･サーバー版製品ではメール利用が中心となっていましたが、新しいグループウェアではさらに活用範囲を拡げ、メール以外のインフォメーション、スケジュール、文書管理などの各種機能と機能間の連携を視野に活用プランを描ていました。

── グループウェアの製品検討・選定はどのようになさいましたか？

当時はまだウェブベースの製品は、それほど多くありませんでした。desknet's NEOと競合品。さらに1製品を加えて説明会に参加したり、試用版で操作性を確認したりして比較検討した結果、最終的にdesknet's NEOを採用させていただきました。

── desknet's NEO採用の決め手となったのは何ですか？

コスト・パフォーマンスが高く、使いやすかったことです。ユーザー数が多いので、導入・運用コストは最も重要な要素となりました。あとはインターフェースのわかりやすさですね。全社員に操作説明会を開催するにあたって、全ての機能の説明をするには限界がありました。このこと想定すると、全てのユーザーが直感的に操作できる使いやすさがとても重要でした。
その決め手になったのが、desknet's NEOではオンラインデモを使用してユーザーの視点で確認できたことで、導入後の展開が想定しやすかったことが評価につながりました。直感的な使用感や管理の手順などを検証できたのは良かったと思います。

── 導入当初、浸透・定着のために取り組まれたことは何ですか？

最初に導入したクライアント･サーバー版ではグループウェアとしての機能をほとんど生かせず、ほぼメールソフトとしての運用でしかありませんでした。
desknet's NEO導入後は、グループウェアとしての特長を最大限に生かすため、まず全社員が必ず使用する、旅費精算・経費精算・人事申請を利用するためには、必ずdesknet'sNEOにログインしなければ使用できないようにしました。その一連の流れが各種機能にふれる機会を増やし、活用浸透や定着につながっていったと思います。

── 社内教育などは行われましたか？

導入当初には全社員向けの社内教育を行いましたが、現在は新人教育の際に1時間程度のレクチャーを実施しているのみです。実際、若い社員たちはすぐに使いこなしているので、特に説明する必要がありません。それだけ直感的に使いやすいということですので、非常に助かっております。

── 導入後の情報共有の変化についてうかがいたいと思います。

まず、会議室や福利厚生施設の予約は必ずdesknet's NEOの[設備予約]で行うルールにしました。desknet's NEOを利用しなければならない手続きを組み込んだことで、 [インフォメーション]や[文書管理]に自然と目を通すようになっていきました。
[文書管理]は全社共有で利用するだけではなく、部門ごとにセキュリティをかけて部署ごとのルールに基づいた活用になってきています。

── 新聞社らしい活用法などはありますか？

例えば読者の声に応える専門の担当部署では、記事の反響や内容への指摘・質問、時にはクレームなどを担当記者や編集部などの関連部署にフィードバックするのに活用しています。その際、利用する機能は特に限定していませんが、報告する内容や相手によってメールなど最適な機能を選んで伝達・共有しているようです。
また、スポーツ・文化事業などの自主事業に際しては、外部のスタッフや専門家も多く参加しています。例えば、映画コンクールなどのイベントでは特別ユーザーとしてアカウントを提供して、制作･運営に関わるチーム全体の情報共有に活用しています。

── 導入によって実感できた手応えや効果についてお聞かせください。

desknet's NEOによって全社の情報共有が簡単かつ確実にできるようになりました。
外部から利用する際にもVPN経由で社内LANへ接続するなどセキュリティの条件を満たした上で運用しており、desknet's NEOは社員にとっていつでも安心して情報を上げられ、共有できる場所として定着しています。

取材や営業活動、変則的な勤務などで、日々社員の出入りや、すれ違いも多い職場ですが、わざわざシステム部が介入しなくても、現場のニーズや判断、アイデアに応じて、すぐに情報共有できる環境が提供できるようになったことは大きな成果だと思います。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。