扶桑化学工業株式会社
様の導入事例

導入前

iofficeからdesknet'sへ切替え

システム担当者が少ない為、本格的なシステムではなく操作性が簡単なスケジューラーとして全社でiofficeを利用していた。しかし業績の拡大で拠点が海外を含め9つ存在し、社員の異動が激しくなり、より効果の高い情報共有の必要性に迫られた。そのためiofficeで他機能の利用を検討したが、スケジュール機能のみを利用をしていた為、社員はグループウェアとしての認識が全くなく、他機能を取入れる事での解決/浸透は難しいと考えた。そこで、他社製品を含めたグループウェア再導入の検討に至った。製品比較をした結果、以下の理由からdesknet'sへの切替えを決定した。

・教育に手間がかからず誰もが簡単に利用できる
・システム担当者が少ない状況でも管理がしやすい
・コストパフォーマンスが高い
・desknet's姉妹製品の導入の検討

この導入にあたってのポイントは以後導入したdesknet's姉妹製品である「desknet's CAMS」「desknet's SSS」についても同様の理由で導入に至っている。

導入後

(1)全員へのお知らせは「インフォメーション」を利用

「会議のお知らせ」や「ISOのお知らせ」など全社への通知のほか、「販売予定」や「日々の単価報告」の催促をする為に部署単位で活用。これによりメールの利用頻度は大幅に少なくなった。結果として緊急の連絡や報告、請求などが全員に見られていると言う意識が働き、自ずと回答が早くなった。

(2)拠点を越えた情報交換/共有が可能に

「電子会議室」を利用して営業部署内用に「営業関連」の会議室を設け、商品情報、他社の事例、市場開拓提案、メディア掲載情報などを記述し営業部内での情報交換を行っている。その他に「営業⇔資材物流部」「営業⇔品質保証部」といった会議室を設け、営業が他部署に問合せをした商品情報の履歴を共有。さらには中国の青島にある工場への商品調査依頼もこの電子会議室を利用してやり取りをしている。また、「グルコサミン」「ビタミンＣ」など商材別の会議室も設けている。

(3)拠点間での購入物のやり取りがスムーズになった

他拠点での合同会議がある場合、お弁当の予約は「購買予約」を利用する事で誰がどのメニューを頼んだかが明確となり、印刷してFAXするだけで注文でき、お弁当を配布する際もチェックをするだけなので手間がかからずに済むようになった。参加者は季節ごとのメニューを事前に選べるようになり好評。

(4)必要な情報を1つにまとめる事で情報共有の向上に

トップ画面のタブ機能にdesknet'sシリーズのdesknet's CAMS(キャムス)、desknet's SSS(サザン)ほか、1日1度は社員が確認をする「当日売上」や「入金状況」など業務関連の共有ファイルサーバへのアクセスを可能にする為にリンクを貼る事で、desknet's自体の利用頻度が高まった。

姉妹製品の利用

(1)desknet's CAMS(キャムス)

扶桑化学工業株式会社ではdesknet's CAMSも活躍をしている。売上の6割を占めるとされるライフサイエンス事業としてリンゴ酸やクエン酸、グルコン酸などの研究/開発/販売を行っている。今までExcelで毎月約30人から「予算関連」や「納入見込み度」「お客様リスト」「品目ごとの販売予定」などのデータを1人で集計をして管理をしていた為、非常に手間がかかり大変だった。そこでデータシートを利用することで、各自Web上に書き込ませるだけで集計ができ、また過去のデータと一覧上で比較させる事で誰もが簡単に管理ができ、一目で比較する事が可能になった。

添付ファイルが付けられるので、カタログのPDFデータを一覧している。お客様からのカタログ請求があった時にプリンタで読み込んでPDFにすることなく最新版のカタログのデータを直ぐにメールで送付する事が可能になった。

展示会などに来場された顧客情報をCAMS上で管理するようになり、DM発送やその後のフォローをデータシートで共有し展示会の成果が一目瞭然となった。

(2)desknet's SSS(サザン)

2006年10月よりdesknet's SSSの導入もしている。売上管理の為ではなく、商談ノウハウの共有に利用。顧客別に過去の商談データが確認でき、今後の商談までの流れや顧客情報の確認ができる。また、次のアクションに向けたアドバイスを上司から得られる。

「書かされている」という感覚をなくす為に「日報」ではなく「訪問記録」と呼んで浸透をさせている。日報内容欄も「特記事項」と「今後の課題・要望」の2つだけで日報作成の負担が少ない。社員間で本当に役に立つ情報を記録させ、蓄積/共有して行きたいという担当者の狙いから営業活動の全てを記述するのではなく、特記事項がある時に記述するようにした。