株式会社ポジティブドリームパーソンズ
様の導入事例

導入前

(1)全員にオンタイムで情報共有ができない

東京・恵比寿の本社と長崎、福岡に直営の会場の間で、全社員に伝えたい社内共有事項を一斉に通知する手段がなかった。本社では回覧文書を人数分コピーしてそれぞれの社員BOX（レターケース）に配布、支店にはFAXで送信していた。印刷コストと、配布の時間・手間がかかっていた。
また、配布した情報を閲覧したかどうかの確認を取ることができず、中には配布した回覧文書がいつまでもBOXに入ったままの社員も。

(2)社員の所在の把握に手間取っていた

休日は火曜を中心にシフト制。個人ごとに休日は異なっている。
また、本社からは福岡・長崎にある直営会場へ頻繁に出張している。
社員がどこにいるのかを把握するには各自休日・外出予定などを書き込んでいたホワイトボードで確認していたため、自分の所属するフロア以外のスタッフの所在確認はプランナーズオフィスや福岡・長崎に一度電話をして所在を確認してもらっていた。

(3)活用されていなかったグループウェアのリプレイスを検討

各ウエディング会場の会場スケジュールのために以前からグループウェアを利用していたが、それ以外の機能はあまり活用されていなかった。また、ユーザー数制限などの問題があり、会社が成長し社員が増えていく中で乗換えを検討することになった。

・回覧文書の確認履歴が残せる機能がついていること
・以前のグループウェアに登録された情報を引き継げること
・インターフェースが分かりやすく使いやすいこと
・機能が充実していて、コストパフォーマンスが優れていること

以上の理由でdesknet'sを導入。

導入後

(1)利用ルールを明確化し全員がイントラを利用するようプロジェクトチームを発足

デスクネッツ導入の際に担当から全員にレクチャーをしていたが、いまひとつ浸透していなかった為、「イントラプロジェクト」チームを発足。長崎・福岡を含めた全社員がdesknet'sを活用できるようにはかった。チームが希望者を募って1時間程度のレクチャーを実施。さらにアンケートをとり活用状況や仕様の検討、今後の改善などについてミーティングを重ね今では全社員が活用し情報共有及び発信をしている。

(2)情報伝達の効率化、スピードアップ

社内伝達のほか、人気のウエディングプラン・式場などの業界情報、お客様からのクレームとやお礼のメールなどを、回覧板機能を活用して共有している。確認履歴が残るため、確実に情報を伝えたことが分かるようになった。社内メール代わりとしても使用している。
伝達がスムーズになり大幅に紙コスト・印刷コストが削減できた。また、部門を越えた情報共有が容易になったので、本社と支店との距離が縮まったように感じている。

(3)スタッフの所在が一目で分かり、すぐ内線がかけられる環境に

外出や来客の予定はもちろん、休日、ランチもスケジュール登録をするよう徹底することにより電話での問い合わせ対応が効率よくスムーズに行える。各ユーザー名に内線番号も付加して表記しているので、フロアやビルが異なる部署への取次ぎもイントラを見ながらスムーズに行える。また、社員の出社日や出張予定が一覧把握できるようになり、予定調整が便利になった。

(4)設備予約機能

スケジュールと連携してミーティングルームやサロン打ち合わせの予約管理に利用している。また、約20箇所の直営・プロデュース会場のスケジュール管理にも利用している。

(5)出張時も必要な情報はすべてdesknet'sから

各式場の料金などの情報をまとめた独自サイト、業者リスト、会場別売上げ表、独自ウエディング知識サイトなどを、オプションメニューやタブメニューに登録してポータルとして活用。仕事で必要なほとんどの情報がdesknet'sから入手できるようになっている。
出張の際に、支店の端末からdesknet'sにアクセスし、ウェブメール機能でメールを確認したり、必要な情報などをすぐに手に入れることができるようになった。
また、あとでもう一度読みたい回覧板や大事なスケジュールなどを、付箋機能でトップ画面に目立つようにはっておくことができるのが便利だと社内で好評を得ている。
今後はさらに現場のリアルな意見・情報を共有したいと考えている。