パーカー熱処理工業株式会社
様の導入事例

導入前

(1)拠点が多い為、社内のお知らせの伝達に手間が掛かっていた

東京本社から、営業所、工場、研究所、海外工場など10箇所以上の拠点に対し、日々発生する社内伝達はFAXで各事業所に通達していた。しかし、同じ文書を複数拠点にFAXするのは手間な上に、内容に不具合があった場合の修正・差替作業が非常に面倒であった。
FAXで届いた文書は拠点ごとの掲示担当者がコピーして掲示していた。大きな拠点の場合にはフロアごとにコピーして掲示、さらに必要に応じて社員が掲示物を剥がしてコピーしていた。剥がされてしまったもの、掲示期間終了後のものについては担当者宛に問合せの電話が寄せられていた。

(2)申請書類の承認に時間がかかっていた

複数の部署・拠点をまたいでの承認が必要な申請書は郵送しなければならなかった。否認された書類が最終承認されるまで2～3週間かかることもあった。
社内回覧版も同様で、途中で回覧が滞るなど回覧に非常に日数がかかることが多かった。回覧順序が飛ばされ、全員の印鑑が押されていない状態で回覧作成者に戻ってくることもあった。

(3)規程・手順書の改廃は各営業所任せ

各工場ではISOを取得しており、品質等に関する文書の保存方法には規定が設けられていた。しかし、会社として労働条件を明示している就業規則等、ISOの対象外の書類は、重要な書類であるにもかかわらず改廃管理が営業所などの拠点任せであった。本社から改定の通知を出しても、すべての拠点できちんと管理されているのか確認する術が無く、無効となった規程がそのまま掲示されていることもあった。

・文書の管理･保管方法の統制の必要性を感じていた
・拠点間がＩＰ-ＶＰＮで高速接続されるのを機に、安価なＷＥＢグループウェアの導入を検討。
・安価の為、当初は本社内のみで気軽に試すことができた。
・将来的にエンタープライズ版で他システムから蓄積されたＤＢを共有することを考えていた。

以上の理由でdesknet'sを導入。

導入後

(1)「文書管理委員会」を発足、運用ルールを明確に

各部門の代表者による文書管理委員会がdesknet'sの社内利用規定を作成した。文書管理委員会からの伝達事項はインフォメーション機能により、全社員に通達された。
インフォメーション機能は追加権限のアクセス権を設けず、誰もが社内全体へのお知らせに利用できるようになっており、ほぼ毎日新着が届いている。掲示担当者の手間が省けた上、過去の通達や連絡をキーワード検索で入手できることも役立っている。
また、日本のメーカー各社のアジア進出に伴い、設備を海外の工場まで運搬し、現地で組み立てて運用開始までを見届ける長期出張が増えている。そこで、半年間一定の為替とする社内レートを作成し出張費精算の手間を軽減した。レートはインフォメーションにて掲示している。

(2)重要規程文書等の一元管理が可能に

文書管理機能は、文書管理委員会の定めたルールにより、フォルダに入れる文書の種類を明確に取り決めた。ISOに対応した使い方を盛り込む為にISO担当者も委員会に参加した。
規則書の変更等も、総務による一元管理によりどの拠点でも常にアップデートされた有効な文書を閲覧できるようになった。いつ・誰に改定されたかが明確になったほか、発行部署は修正の際も差替が迅速・容易になった。
アクセス権を設け、拠点ごとの文書管理、役員会議の議事録管理にも利用している。

(3)物理的な距離に関係なく素早い決済を実現

ワークフロー機能の活用により、申請書類は直ちに決済されるようになった。Html書式の利用ですぐに申請書が作成できるだけでなく、承認者側からは以前より時間に余裕があるので否認を躊躇しなくなったとの声もあがっている。

(4)社内連絡による無駄な時間・コストを削減、業務効率向上

社内の連絡事項には回覧板機能も利用。関係者への議事録の回覧を徹底している。海外から届いたメールは回覧板にて関係者で共有するようにしている。
レポート提出機能は週報や海外出張報告書に利用している。
desknet'sの導入により、FAX・コピー用紙の消費量が減ったのはもちろんのこと、社内電話が減り、コスト削減にも繋がった。また、無駄な電話により作業が中断される心配もなくなり仕事に集中できるようになった。