株式会社プリプレス・センター
様の導入事例

導入前

(1)8年前に C/S 型グループウェアを導入したが活用しきれず

コンテンツの設計・変更や社員の増減に伴う管理がかなり高度でかつ複雑なため、年々利用率が低下し、メール機能のみの使用となっていた。情報伝達手段がメールのみの為、パソコンがないと連絡がとりづらい環境であった。特に、外出の多い営業マンとの連絡に手間取ることが多かった。社員が増加するにつれ、コミュニケーション不足を感じるようになった。

(2)勤怠管理の手間をなくしたい

タイムカードは打刻機の内容を担当者がデータに手打ち入力で管理する、という方法をとっていた。一部紙に手書きの社員もおり、担当者の負担が多かった。また、社員のスケジュールの把握ができていなかった。

(3)Windows・Macintosh 混在の環境で、使いやすいコミュニケーションツールを検討

デザイン、製造担当や工場など、社内では Macintosh のマシンの方が多かった。 Windows ・ Macintosh 両方の OS に対応し、社員との情報共有・ナレッジマネジメントが効率的に行える Web グループウェアへのリプレイスを検討した。

・他社製品も検討したが、使いやすさ、機能の豊富さ、携帯電話からの利便性、コストパフォーマンスで比較しdesknet'sに決定。
・導入の際には以前からお世話になっていた北海道リコー株式会社にサポート頂いた。

以上の理由でdesknet'sを導入。

導入後

(1)ISO14001の目標を設定し、ペーパーレスを推進

操作が分かりやすく簡単に使える為、移行に当たっては説明会の開催を一度行っただけですんなりと進んだ。 印刷業として他社との差別化を図る為、2004年9月にISO14001を取得。今期のISO目標設定として、社内文書をdesknet'sに移行し、紙媒体禁止を行った。日報はレポート提出機能、議事録はワークフロー機能を活用。これにより、年間12,000枚のペーパーレス化を目指す。他にもタイムカード（年間800枚）、各申請書（同1,000枚）、電話などの伝言メモ用紙（同1,200枚）などもdesknet'sの活用に移行させ、紙の削減を行っている。 これにより、社員のISOに対する意識を明確にする効果も得ることができた。

(2)部門間の情報共有も実現

紙媒体から desknet's に移行したことで大きな変化をもたらしたのは、レポート提出機能を活用した営業日報である。以前は営業部の管理職にのみ提出されていたが、現在では営業部全員、そして他部署の上長にも提出するようになった。他営業マンの商談内容を閲覧でき、自分の日報に多くのコメントが寄せられることは営業マンの刺激になっている。また製造担当者や工場に現場のお客様の声を届けることができるようになった。日報の内容はオリジナルのフォームを作成し、見積り・商談内容・予算と実績、クレームなどの項目を設けている。

(3)社内コミュニケーションの活性化に

印刷業ならではの活用方法として挙げられるのが、電子会議室に「テクニカル FAQ 」という会議室を設けていることだろう。この業界で必須である各種画像処理ソフトについて、使い方・バージョンによる設定の違いなどの情報を掲示している。他にも仕事上の質問・相談用、社長日記など７つの会議室を設け、削除権以外のアクセス権は特に設けず社員全員が自由に書き込みができるようにしている。
他にも、回覧板やインフォメーションで社内のお知らせを掲示する等、他部署との連携や情報交換が進み、グループウェアをきっかけにアナログのコミュニケーションも盛んになった。

(4)運用費用のみならず、業務効率の向上で時間のコストも削減

負担削減を大きく実感しているのはタイムカードの管理者である。現在では出社してマシンを立ち上げるとdesknet'sにログインしタイムカードを打刻する習慣となっており、担当者はユーザーのデータをCSVにエクスポートするだけで集計・管理ができるようになった。 回覧板も、紙で回覧していた頃は20人が閲覧するのに1週間程かかっていたが、今では全員がすぐに情報を確認できる。また、社内アンケートも紙で行っていたのに対し、アンケート機能の活用で素早く簡単に集計できるようになった。 メール活用による通信費・紙資源減少による経費の削減、以前のグループウェアに比較した運用費用の削減に加え、業務負担削減によるスタッフの時間のコストも大幅に削減できた。今後はSkype連携も活用し、定期的にやり取りをするお得意様との連絡に活用する予定である。