埼玉トヨペット株式会社
様の導入事例

近年、変化が激しく予測が困難な情勢の中でグループ企業間の連携を強化しようという動きが出ていました。グループ企業間の連携を強化し、情報共有を活性化することが、企業の持続的な成長に欠かせないと考えたからです。以前から情報共有を目的としたグループウェアは存在していましたが、2021年にDX推進プロジェクトが発足し、グループ内のシステム全体について見直しが始まると、オンプレミスのグループウェアをクラウドに移行しようという話が出てきました。

当初、3社のグループウェアを比較検討していましたが、残念ながらそのうちの1社は営業担当者のレスポンスが遅く、選定候補から早々に外れました。最終的に、desknet'sNEOともう1社の一騎打ちとなり、DX推進プロジェクトに参加している営業部長がいるエリアで両方のグループウェアの試験導入を行い、操作性の良さなどを含めて評価を行いました。

「アイコンの表示がシンプルで、初めてでも使いやすいという評価がありました。実はコストで比較すると、desknet's NEOではないもう1社のほうがリーズナブルでした。しかし価格を超えた操作性の良さが決め手になりました」と櫻井様は振り返ります。

一部の現場に試験導入したのは、機能性の比較検討以外にも重要な意味がありました。グループウェアに限らず、どんなシステムでも導入後に現場に浸透するかどうかが重要です。システムを管轄する部門が主導するものの、事前に現場の反応を見ることで“根回し”の意味もあったというのです。システム部門が主導するけれど、勝手に進めないということもシステム選定では外せないポイントだと櫻井様は話してくれました。

これにより、ペーパーレス化が進み、紙と印刷のコスト削減だけでなく、各担当者の準備に対するストレスも軽減されました。
会議の事前準備に対するストレスが減ったことで、他の業務に充てられる時間が増え、目に見えない効果も大きかったと櫻井様は指摘しています。

また、櫻井様自身はスケジュールを色分けして管理しています。例えば、ウェブ会議にはオリジナルの色を設定し、備忘録としてグレーを使用することで、過去の業務内容を振り返りやすくしています。色分けを始めてから、業務の切り替えもしやすくなったと語っています。このようにdesknet's NEOでは、各予定に色を設定することで、内容別に視覚的な区別が可能です。これにより、後から予定を把握しやすくなる効果が期待できます。

［インフォメーション］は、特定のメンバーやグループに対して情報を掲示・共有する際に非常に有効です。同社の総務課では、年末調整や健康診断など、グループ企業全体に周知すべき情報をまとめてアップロードしています。これにより、従業員全員が必要な情報を迅速かつ確実に受け取ることができるようになりました。

FAXの確認が遅れたときには積み込み作業に支障をきたすことも。でもインフォメーションに配送予定がアップされているので、FAXのように見逃して積み込みが遅くなるということはなくなりましたね」（櫻井様）

desknet's NEOの「ネオツイ」機能を活用して、電話の伝言メモとして個別にメッセージを残すようになったといいます。また、自動車業界ならではの活用法として、天候に関する情報を迅速に共有するためにも利用されています。

「グループ会社に自動車販売店やレンタカーを行っているところがあります。屋外に自動車を置いているところもあるので、ひょうが降ってきたなどのようなひょう害の情報を流すことも。それを見た販売店のスタッフが自動車を移動させることができるようになりました」（櫻井様）

現在は本社のみで設備予約を利用していますが、今後は支店での試乗車や社用車の管理も行う予定です。「グループ内に散在するシステムで、desknet's NEOの機能を使うことで不要になるものも出てくるはず。システムを統一することで、コスト削減にもつなげていきたいです」と櫻井様は今後への期待を語ってくれました。